AGENCIAS DE RELACIONES PUBLICAS SU ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

3.1 AGENCIAS DE RELACIONES PUBLICAS

3.1.1 SU ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

ORGANIZACIÓN

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FUNCIONES

1. Elaboración y puesta en marcha de un programa de relaciones públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, medio y largo plazo.
2. Supervisión de las publicaciones empresariales.
3. Revisión de todos los documentos destinados al exterior, para verificar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas de la empresa.
4. Preparación o aprobación de todas las noticias, artículos, fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación.
5. Preparación o consejo de declaraciones y discursos de los dirigentes de la empresa. sus trabajadores sobre la política empresarial y los problemas que la misma empresa pueda tener.
6. Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las sedes de la empresa, colaborando con los periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc.
7. Trabajar en estrecho contacto con la dirección y los consultores legales de la empresa en cuestiones de relación con los órganos de gobierno, incluyendo personalmente al presidente de la empresa.
8. Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas.
9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
10. Investigar de la opinión pública sus actitudes y expectativas.
11. Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido.
12. Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los públicos internos y externos de la empresa.
13. Proyectar la imagen e identidad corporativa.
14. Participar en reuniones directivas.
15. Conocer y clasificar los diversos públicos de la entidad.
16. Asesoría y consejos a los departamentos de personal en cuestiones de relaciones con los empleados, de forma que se ayude a la empresa a ilustrar.

3.2 EL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS EN LAS EMPRESAS

Los departamentos de relaciones públicas desempeñan diversas funciones y papeles en las empresas y organizaciones. Cuando el departamento de relaciones públicas ayuda a la organización a crear buenas relaciones, están ahorrando dinero al reducir los costes de litigios, regulación, legislación, campañas de precisión o pérdida de ingresos debidas a una mala relación con los públicos. También ayuda a la organización a ganar dinero, el cultivar las relaciones con donantes, consumidores, accionistas y legisladores.

Las relaciones públicas ayudan a la alta dirección a desarrollar su política y su comunicación con diversos grupos. Estas también son conocidas como coalición dominante  y tienen una gran autonomía. Son fundamentalmente una función técnica o periodística: relaciones con los medios y publicity; también existe cierta tendencia en pensar en las Relaciones Públicas como una función de apoyo del Departamento de Marketing.

Estas opiniones de la alta dirección limitan seriamente el papel del departamento de Relaciones Públicas, así como su poder para participar en el proceso de toma de decisiones directivas y de resolución de problemas. Los miembros del departamento quedan relegados a ser técnicos que simplemente redactan mensajes sin participación en la decisión de lo que hay que comunicar.

Un Departamento de Relaciones Públicas en una organización puede tener muchos nombres y, con frecuencia, no suele ser el de relaciones públicas. Los términos comunicación empresarial o comunicación superan a los de relaciones públicas. Otros nombres pueden ser relaciones corporativas, asuntos públicos, comunicación de marketing, asuntos externos, etc. Los departamentos que pasaron a ser uno de comunicación corporativa fue porque el departamento había crecido más allá e incluía actividades como la comunicación con los trabajadores, los accionistas, la redacción de informes anuales, las relaciones con los consumidores y las actividades filantrópicas de la empresa.

3.2.1. Organización y funciones del departamento de Relaciones Públicas

Existen diversos organigramas de un departamento de Relaciones Públicas, el siguiente organigrama que se muestra podría ser adecuado para una organización mediana o grande en una empresa; ya que cuenta con diferentes secciones en el mismo.

Cualidades en el personal de una agencia de publicidad

Inteligente, capacidad analítica y  conocimiento de administración, ambición,  motivación para el logro y el poder, ecuanimidad y optimismo, conocimiento y habilidades detallados del negocio en que se encuentre.

Capacidad de utilizar las herramientas, procedimientos y técnicas de una disciplina especializada, destreza humana, capacidad para trabajar con otras personas como individuos o grupos y de entender y motivarlas, destreza conceptual es la capacidad mental de coordinar e ingresar todos los intereses de la organización.

Funciones

Director de cuenta

Estas son, básicamente, las principales funciones de una persona responsable de los requerimientos del cliente hacia su agencia de publicidad.

• Coordinar y supervisar.
• Es la persona que informa al detalle de toda esas demandas para que el       trabajo en equipo sea el más preciso y certero.
• Conocimiento adecuado para sugerir en ambos extremos de su comunicación, tanto al cliente como a sus compañeros de trabajo, las pautas adecuadas para que en conjunto el trabajo solicitado se ejecute de manera óptima.

Alguien que puede funcionar como un estratega es necesario para el funcionamiento de la comunicación publicitaria.

Director creativo

Se encarga de administrar el departamento, y si lo hay, solamente le corresponde conceptualizar las ideas, las elabora, producen, venden campañas publicitarias y anuncios.

Deberes

-         Preparar la presentación de la campaña y asegurarse de la calidad de la misma.

-         Tiene que estar presente cuando se filma o desarrolla la campaña.

-         Servir de asesor a clientes en las áreas de comunicación y producción.

-         En resumen sus principales responsabilidades son: contactar a los clientes, supervisar a los empleados, contactar proveedores controlar la calidad final de los trabajos y tiempo de entrega de los mismos.

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