Abastecimiento

Abastecimiento

a. Concepto

Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados la gestión eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.

b. Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

• Programación.- Este proceso comprende las siguientes actividades: - determinación de necesidades.- consolidación de necesidades.- formulación del plan anual de contrataciones.- ejecución de la programación.- evaluación de la programación.

• Catalogación de bienes.- Este proceso comprende las siguientes actividades:

- identificación de bienes no codificados.

- actualización de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes

• Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades:

- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.

- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

• Contrataciones del estado

Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado D.Leg.1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 184-2008-MEF.

• Recuperación de bienes

Este proceso comprende las siguientes actividades:- recolección o selección.- reparación o reconstrucción.- utilización.

• Mantenimiento

Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la organización.

• Seguridad

Es el proceso mediante el cual se provee de seguridad, previenen, detectan y/o eliminan las situaciones de riesgo que pueden causar daño o pérdida a la entidad, a la información o a los medios materiales, bienes muebles e inmuebles, a fin de evitar la paralización de los procesos desarrollados por la entidad.

• Almacenamiento

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado almacén, con fines de custodia. El control de los bienes, tanto muebles como de consumo, que entren y salgan del almacén, deberán ser administrados mediante sistema informático que permita registrar su movimiento a través de: Las entradas, Se controla a través del Cardex físico, indicando el código asignado correspondiente conforme al catálogo de bienes, nombre del proveedor, número de factura, fecha de ingreso, fecha, unidad de medida, cantidad, descripción puntual del bien, referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso. Las salidas, mediante el registro de las solicitudes o pedidos comprobantes de salida de bienes denominado “P/C/S” y los formatos de salidas provisional de almacén, a través de guías de remisión, incluyendo los datos de la unidad orgánica solicitante, fecha de solicitud, unidad de medida, cantidad, descripción puntual de los bienes solicitados, identificándolo inicialmente mediante el código del catálogo de bienes.

 Adicionalmente, para los bienes muebles clasificados como activos de uso, se deberá incluir el número de serie del activo y el responsable de su uso Asimismo, deberá registrar los movimientos, descargando del sistema de control los bienes entregados y permitiendo la consulta de existencias en forma oportuna e inmediata

• Distribución

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo de almacenes, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

• Disposición final

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la entidad.

c. Políticas para el sistema de abastecimientos:

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacena-miento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final.

 El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que. Van a emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.

 En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o desconcentrado, el órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o más Almacenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere y suministra.

 Loyaut de Almacén.-, a efecto de planear el croquis o distribución de los espacios físicos del almacén. de acuerdo a las posibilidades de cada entidad,o de acuerdo a las características técnicas y magnitud de las compras, se establecerá áreas físicas de uso específico para:

a. Oficina

b. Recepción y despacho.

c. Corredores y pasadizos.

d. Zona de almacenaje.

e. Vestuarios de personal.

f. Servicios higiénicos.

g. Zonas para ampliaciones.

h. Áreas de estacionamiento exterior.

 Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros

a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad.

b. . Proteger y controlar las existencias en custodia.

c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén.

d. Efectuar la distribución de bienes

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