Actividad Evaluativa 2 Análisis Estructura Organizacional

Actividad Evaluativa 2

Análisis Estructura Organizacional

Grupo: NRC 46-189

Danna Mitchell Hernández Navarrete Id.000323767

Erika Natalia Ortiz Cubillos Id. 000844675

Katherine Yined Avila Avila Id. 000850157

Omar Hernando Parrado Zapata Id. 000626028

Yonnis José Bermúdez Castro Id.000851213

Uniminuto

Corporación Universitaria Minuto de Dios  

Principios Gerenciales

Gladys Vázquez Calderón

31 de mayo de 2022

Introducción

La estructura organizacional es la forma cómo se asignan las funciones y responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos. Toda empresa tiene una estructura organizacional definida de manera formal o informal. En ella se encuentran delimitadas las responsabilidades y puestos acordes a una posición específica dentro del organigrama.

Las empresas con una clara estructura organizacional se benefician al tener establecida la cantidad de recurso humano que requieren para poder llevar a cabo sus funciones, tener delimitadas las responsabilidades y los responsables de cada área o proceso, así como sus superiores y lograr que la empresa sea más eficiente y más productiva cumpliendo con los objetivos de la misma.

Para la realización de esta actividad hemos seleccionado la empresa Servientrega la cual es una empresa de logística y comunicación que ofrece servicios de envíos, ha tenido un crecimiento acelerado y ya cuenta con una estructura bien definida cada una con sus funciones específicas los cuales iremos describiendo en el desarrollo del trabajo, al igual se identificaran las falencias en sus procesos y se buscaran alternativas de mejora.

Análisis Estructura Organizacional

Servientrega

Es una Sociedad Anónima, establecida mediante la escritura pública 2589 de la Notaría 10 de Bogotá, el día 1 de octubre de 1998. Es una organización formal lineal, con fines de lucro.  Desarrolla soluciones de logística flexible e integral respondiendo a las necesidades de sus clientes en los 32 departamentos del país. Sus servicios están orientados a la recolección, transporte, almacenamiento, empaque y embalaje, logística promocional, y distribución de documentos y mercancías. Su visión de negocio ha evolucionado de ser un servicio de mensajería a una solución integral logística de alto valor agregado para las empresas y las personas. Cuenta con un talento humano ético, comprometido e idóneo, con excelente actitud de servicio, que trabaja en equipo, siempre orientado a que sus esfuerzos y resultados beneficien a su familia y nuestro país.

Se estructura en dos frentes: integración interna y externa. El primero es un sistema cuyo objetivo es optimizar los recursos físicos, tecnológicos y de talento humano, para esto crean los centros de gestión corporativa (CGC); y el segundo frente está integrado por el centro de soluciones, que ofrece alternativas en transporte aéreo y terrestre, almacenamiento y medios de pago.  

Su plantilla está compuesta por 11.750 empleados en su mayoría hombres por el tipo de funciones a desarrollar las cuales demandan cualidades de fuerza y coordinación. Las mujeres trabajan en áreas administrativas y atención en los centros de soluciones.

Servientrega ha tenido varios cambios organizacionales debido a su crecimiento ya que en el sector de la mensajería es una de las empresas más importantes. Uno de los grandes cambios en la organización de Servientrega ha sido la información y tecnología ya que debido a la demanda del mercado y a las solicitudes de sus clientes vieron la necesidad de utilizar la más avanzada tecnología S.I.S Sistema de Información Servientrega, asegurando así la entrega oportuna de sus paquetes y envíos. Otro cambio organizacional es la creación del modelo S (Sistema de Gestión) le ha permitido a cada uno de los líderes de cada área administrar con eficiencia su proceso

Organigrama

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Funciones, Falencias y Propuesta de Mejoras Para cada uno de los Cargos Seleccionados

Para el buen desempeño y excelente clima organizacional en Servientrega es muy importante identificar y entender cada uno de los cargos que esta empresa tiene, teniendo en cuenta que como en cualquier empresa se pueden presentar diferentes falencias que pueden entorpecer algunos procesos y conllevando en reprocesos que en algunos casos pueden ser desgastantes, a continuación, se relacionan los diferentes cargos, sus falencias y propuestas de mejoras:

• Secretaria

Las funciones que tiene este cargo son las siguientes:

• Recibir llamadas telefónicas.
• Recibir documentación para cada una de las áreas.
• Estar pendiente de la agenda de sus jefes

Falencias:

• Falta de empatía al hablar con clientes tanto personal como telefónicamente.
• Desorganización para archivar los documentos.
• Falta de compromiso para priorizar ciertas actividades diarias.

Propuestas para la mejora continua:

• Priorizar las actividades diarias para un mejor desempeño.
• Realizar pausas activas.
• Organización en su área de trabajo y escritorio.
• Comunicación oportuna y apropiada con los responsables de cada área.

• Departamento Recursos Humanos

Las funciones que tiene este cargo son las siguientes:

• Reclutamiento y selección de personal.
• Prevención de riesgos laborales.
• Evaluación del desempeño.
• Planificación de actividades recreativas para los empleados.

Falencias:

• Falta de capacitación,
• Problemas de comunicación.
• Métodos de selección que no funcionan.

Propuestas para la mejora continua:

• Generar más canales de diálogos, tanto para jefes como para empleados.
• Coordinación y cooperación para crear nuevos métodos de selección de personal que sean más confiables y eficientes.
• Evitar conflictos de interés con empleados y contratistas.

• Departamento de Calidad y Servicio

Las funciones que tiene este cargo son las siguientes:

• Realizar evaluaciones de riesgos.
• Realizar auditorías internas al sistema.
• Diseñar e implementar acciones correctivas de acuerdo con los hallazgos de auditoría.

Falencias:

• Perder ventas y clientes externos.
• Aumento de los costos.
• No alcanzar o lograr los resultados en las áreas correspondientes.
• Aumento en la rotación del personal.

Propuestas para la mejora continua:

• Generar respuestas asertivas tanto para empleados como para clientes.
• Permanecer abierto a nuevas ideas tanto operativas como administrativas.
• Ayudar a que los empleados se sientan seguros en sus funciones diarias.

• Departamento de logística y operación

Las funciones que tiene este cargo son las siguientes:

• Control de inventarios.
• Procesamiento para la orden de compras.
• Transporte, seguimiento y entrega de mercancía.

Falencias:

• Espacios desaprovechados.
• Falta de organización de la mercancía.
• Inventarios desactualizados.

Propuestas para la mejora continua:

• Tener un software adecuado para inventarios y para el rastreo de la mercancía.
• Optimización de la eficiencia del transporte,
• Equipo de trabajo idóneo para el transporte de la mercancía.

• Auditor interno

Las funciones que tiene este cargo son las siguientes:

• Establecer políticas y procedimientos.
• Identificar deficiencias en el control interno y áreas de mejora.
• Implementar y evaluar procesos.
• Priorizar acciones de optimización.

Falencias:

• Personal de acción no tan calificado.
• Incumplimiento en plazos de tiempos establecidos.
• Establecer documentos innecesarios.

Propuestas para la mejora continua:

• Contratación de personal idóneo y altamente capacitado en auditorías.
• Comunicación oportuna y apropiada con los responsables de cada área.
• Identificación de los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.
• Profundizar con las investigaciones de inconsistencias encontradas en los procesos.
• Diseñar planes de acción que identifiquen y evalúen los riesgos de errores importantes en los procesos.

• Jefe de contabilidad

Las funciones que tiene este cargo son las siguientes:

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