Actividad Grupal: “Benchmarking”

Integrantes Grupo

NELCY ESPERANZA HERNÁNDEZ  HERRERA

EMILSE LAGOS AGREDO

JAN CRISTOPHER BELTRÁN

OPINIONES FORO

Uso de información histórica. La información histórica, estadísticas son un insumo fundamental que en principio ofrecen identificar comportamientos o tendencias en temas objeto de discusión. 

Un ejemplo puntual en la entidad con la que trabajo es la formulación de indicadores estratégicos. Uno de ellos es el de Becas de maestría y doctorado apoyados por la entidad. El uso de información estadística y de históricos sugiere proyecciones que apoyan discusiones y análisis para tomar decisiones de metas a futuro para estas iniciativas.

Las reuniones de discusión son muy importantes, ya que sin duda la variedad de pensamientos, ideas, puntos de vista permiten tomar decisiones disminuyendo en alto grado los porcentajes de incertidumbre, disminuyendo los márgenes de error. De otra parte, este mecanismo cuenta con un beneficio adicional que es el de apropiar las decisiones por parte del equipo y de las personas que intervienen en él.

El uso de información de contexto, ya que la información histórica y estadística son una parte de la información que se debe tener como base para la toma de decisiones. La información de contexto permite ajustar dichas proyecciones considerando hitos que pueden afectar una proyección y por tanto una decisión.  Para el caso de COLCIENCIAS podemos mencionar como ejemplo, que para el cumplimiento de las metas estratégicas planteadas en la entidad para el 2018 es supremamente importante tener identificado cómo la Ley de Garantías afecta el cumplimiento de las metas. Esto es análisis del entorno y de variables externas que puede influir las metas y por tanto la calidad de las decisiones que se tomen.

 Consultas a expertos.

Muchas veces el trabajo en equipo y la discusión interna no nos permite tener información propia de un tema sobre el cual se estén tomando decisiones. En este sentido y en la medida de lo posible (tiempos y presupuestos) se debe contar con apoyo de personas expertas en los temas que se discutan ya que esto permite identificar factores que de otra manera no se logran mapear y que fortalecen las decisiones que se puedan tomar.

De otra parte, el éxito de estas herramientas radica en gran parte en lo concreto y objetivo de los espacios que se destinen para la toma de decisiones. Es imperante tener claro los objetivos, los recursos disponibles y los tiempos disponibles; respetarlos y hacerlos cumplir.

A nivel empresarial es muy importante monitorear los INDICADORES para poder tomar decisiones y acciones de mejora a tiempo con el fin de garantizar los resultados, siendo muy importante para la toma de decisiones no solo el DATO sino el ANÁLISIS que uno realice en ese indicador.  Se analiza: Cómo hizo para cumplir la meta en caso de cumplirla o en caso de no que le faltó y cómo va a abordar esos aspectos que le faltaron y es allí donde se toma la decisión para poder cumplir la META.

Utilización de COMITES TÉCNICOS, COMITÉS DIRECTIVOS O MESAS DE TRABAJO , donde se pone  a consideración los temas sobre los cuales debe tomar la decisión, aborda obviamente el contexto normativo, el contexto de la entidad, las decisiones anteriores que se hayan tomado y se someten a consideración de los que participan a fin de facilitar la retroalimentación y la exposición de los puntos de vista porque a veces se maneja norma y enfoque, pero ahí es donde se logra enriquecer y lograr que otros aporten puntos de vista que pueden incluso pueden llegar a cambiar la decisión que se va a tomar, o ampliar el alcance de la misma. Es un lugar espectacular para la toma de decisiones.

Tomar siempre en cuenta el CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: las debilidades, oportunidades, amenazas, fortalezas – DOFA, donde se analizan esos aspectos y se priorizan, se puede decidir que meta se va a formular, a qué se le va a apuntar o sobre qué se va a enfocar. 

Para tomar una decisión empresarial, inicialmente lo que hay es que estar bien informado acerca de la decisión que se desea tomar y se pueden utilizar diferentes técnicas para administrar esa información.

Una importante para llegar a un consenso es la técnica Delphi, que consiste en el juicio de expertos, preguntándole a diferentes personas que conocen de los criterios o conceptos que quiere evaluar, enviándole las preguntas de manera oculta, nadie sabe quiénes son los demás evaluadores o quienes responden y cuando se devuelven las preguntas, se consolidan y se revisa si hay un criterio en común.

Otra técnica en el caso de las decisiones empresariales y una de las más usadas es el DOFA donde uno verifica cuáles son sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas y basado en eso verifica como puede interactuar para aprovechar esas oportunidades con las fortalezas que se tienen y mitigar los riesgos de las amenazas y de las debilidades.

ANÁLISIS A NIVEL PERSONAL

Al momento de tomar una decisión en los diferentes entornos y roles en los que nos encontramos es importante estas estrategias, ya que siempre debemos tener en cuenta el contexto en el cual se enmarca la decisión, la información histórica que nos da las pautas al momento de analizar determinada situación y donde se hace de vital importancia el tener en cuenta la opinión del otro y así poder contar con diferentes puntos de vista y se genere discusiones fundamentadas, captando información diversa que permita realizar un análisis de la causa y efecto al momento de tomar la decisión final.

En lo personal, para las tomas de decisiones es mejor utilizar los diagramas causa efecto o espinas de pescado, a través de los cuales se puede evaluar un problema revisando a profundidad las causas que lo generaron. Con esto, es posible dar solución al problema atacando la causa raíz.

Considero que a partir de las opiniones dadas por mis compañeras, también una herramienta que nos sirve en la toma de decisiones es la LLUVIA DE IDEAS, conozco que esta herramienta  que facilita ell surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado, adicional a ello teniendo en cuenta que para cualquier toma de decisión tenemos formar en nosotros la asertividad. No obstante tener en cuenta que las mencionadas por mis compañeras también tienen una influencia muy alta y son de vital uso.

TEXTO ARGUMENTATIVO

A nivel de proceso y de evaluación de resultados, un mecanismo son los INDICADORES: Son mecanismos a través de los cuales se monitorea y realiza seguimiento al avance en el cumplimento de una meta que ha sido acordada.

Al momento de la TOMA DE DECISIONES es importante contar con los aspectos que tienen que ver con el DOFA, ya que desde allí se puede priorizar qué vulnerabilidad es la que mayor riesgo existe y frente a eso abordar una estrategia para impedir que una vulnerabilidad o una amenaza afecte el cumplimiento de la meta.

El análisis de contexto regularmente se hace de forma participativa, ya que a nivel individual se puede tener un enfoque o creencia o una orientación, pero al debatirlo con otras personas de pronto se dan otras debilidades, fortalezas, amenazas o fortalezas que no hemos visto.   Entre mayor y más participación se dé, más información se tiene para la toma de decisiones.

Frente a la decisión entre dos alternativas, se puede hacer  a través de una matriz donde se registran los ventajas y desventajas de tomar una u otra. Generalmente, se elige aquella que más ventajas genera para lo que se quiere realizar. No obstante, las desventajas listadas y el número, representa un factor importante para decidir.

PLAN DE

MEJORA

Unir todos los aspectos mencionados para potenciar la TOMA DE DECISIONES, obviamente es importante realizarlos teniendo en cuenta cuales son los objetivos, los tiempos con los que se cuenta, si son suficientes o no, pero sobre todo es importante hacerlos cumplir.  Hay que involucrar a las personas indicadas, para poder tener diferentes opiniones y puntos de vista, lo que permitirá evaluar qué es lo mejor al momento de tomar una decisión.