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Actividad de Aprendizaje 1 Análisis y propuesta de mejora de procesos


Enviado por   •  4 de Junio de 2021  •  Documentos de Investigación  •  1.108 Palabras (5 Páginas)  •  580 Visitas

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Nombre:

Matricula:

Grupo: IA31

Materia: IA31 (21) CREACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS.

Nombre del docente:

Actividad de Aprendizaje 1: Análisis y propuesta de mejora de procesos.

Monterrey, Nuevo León a  de febrero del 2020.

Objetivo:

Analizar procesos dentro de la organización y proponer su mejora.

Instrucciones:

Seleccionar una empresa caso de estudio y con base en ello:

a)    Incluir un apartado de introducción donde se describa de qué se tratará la actividad, se mencione a qué se dedica la empresa caso de estudio

b)    Identificar tres procesos. Describir quiénes son los dueños, el equipo usado, función general del proceso, entradas y salidas, y los indicadores de éxito del proceso

c)    Proponer una mejora para cada proceso

Una vez redactado tu reporte, adjúntalo en formato Word a este espacio para ser evaluado.

Para el desarrollo de esta actividad se selecciona como ejemplo a la empresa RT Conducción Integral, para análisis de algunos de sus procesos y realizar algunas propuestas de mejora.

El giro de la empresa es de construcción en los sectores hidráulico, mecánico y eléctrico.

Reporte de Análisis de procesos

Empresa

RT Conducción Integral

Giro de la empresa

Construcción en sector hidráulico, mecánico y eléctrico.

Identificación de 3 procesos

  • Compras
  • Almacén
  • Residencia de Obra

Proceso Compras

Proceso Compras

Dueño del proceso: Jefe de departamento de compras.

Equipo Utilizado: Computadora, Smartphone, internet, softwares para gestión de órdenes de compra, etc.

Función general del proceso: Definir y establecer las actividades del proceso de compras para optimizar la adquisición de materiales, equipos, insumos que requiera la empresa para sus proyectos.

Entradas y salidas: Requisición de compra, cotizaciones, fichas técnicas de productos, certificados de calidad de productos, orden de compra de compra.

Indicadores de éxito: Ciclo total del proceso, Desviación del presupuesto, Reducción de costos, Evaluación de proveedores.

Proceso Almacén

Dueño del proceso: Jefe de Almacén.

Equipo Utilizado: Computadora, Smartphone, internet, softwares para gestión y control de inventarios, registros de entradas, salidas y devolución de materiales, equipos y herramientas, etc.

Función general del proceso: Definir y establecer las actividades del proceso de recepción, almacenaje y movimiento de materiales, equipos, herramientas y cualquier insumo que requiera la empresa para su operación.

Entradas y salidas: Solicitud de materiales, equipos o herramientas, Copia de orden de compra-factura para recepción de mercancía, vales de entrega de materiales, equipos y herramientas, vales de resguardo, etc.  

Indicadores de éxito: Tiempo de entrega a proyecto, Costo de Inventario, Devoluciones de proyecto, Tiempos de entrega entre proveedor.

Proceso Residencia de Obra

Proceso Residencia de Obra

Dueño del proceso: Residentes de Obra.

Equipo Utilizado: Laptop, Smartphone, internet, softwares de programación y planeación de proyectos.

Función general del proceso: Definir y establecer las actividades de planeación de proyectos, administración de los recursos y ejecución de actividades que se requieran en los proyectos de construcción de la empresa.

Entradas y salidas: Orden de servicio, asignación de proyecto, planos de ingeniería, catálogo de conceptos, remisión de materiales, requisición de compras, solicitud de personal, solicitud de recursos, solicitud de materiales, equipos y herramientas, etc.

Indicadores de éxito:  Cumplimiento por actividad, Ejecución vs Planeación, Presupuesto vs Gasto en obra.

Propuesta de cambios en procesos

 

Propuesta de cambio para proceso de Compras

En el proceso de compras no se cuenta con programa de compras programadas y materiales críticos, el dedicar demasiado tiempo en la búsqueda de mejores precios se sobre pasa el tiempo para los suministros, se termina comprando más caro, solicitando entrega urgente y a destiempo. En muchas ocasiones en la búsqueda de mejores precios se realizan compras de equipos o accesorios que apenas cumplen con las especificaciones del cliente, se tiene la oportunidad de suministrar productos de calidad superior y por economizar se suministran de menor calidad y eso trae como consecuencia, desconfianza del cliente, menor durabilidad de operación y mayores costos de mantenimientos.

Como propuesta de cambio:

  • Solicitar la información de cada proyecto que está en ejecución para conocer los tiempos de inicio y terminación programada.
  • Solicitar que en los requerimientos de compras se especifique fecha o tiempos en los que se van a requerir los equipos, herramientas o materiales para poder elaborar un programa de compras por prioridades.
  • Búsqueda, selección y evaluación de proveedores para garantizar el servicio y los tiempos de entrega de los suministros.

Propuestas de cambio para proceso de Almacén

En el proceso de almacén muchas veces se solicita equipo o herramienta menor básico que se debe contar con inventario o stock y al iniciar un proyecto no se cuenta con lo que se necesita y se pierde tiempo en el proceso de compras, tiempos de entrega y por consecuencia no se inician los trabajos en los tiempos programados.

Existe deficiencia en la coordinación entre almacén y compras con la recepción y entrega de materiales para proyecto trae como consecuencia que no se revisen, inspeccionen y validen todos los equipos, herramientas, materiales, accesorios, etc. para verificar que realmente lo que se recibe cumpla con las especificaciones que en el proyecto  y el cliente requieren. Así como la entrega de los suministros a destiempo genera retrasos y no cumplir con la fecha de entrega del proyecto y por consecuencia molestia en el cliente final.

Como propuesta de cambio:

  • Realizar un programa de revisión de inventarios periódico para verificar que se cuente con inventario o stock de equipos, herramientas y materiales comunes para evitar el desabasto.
  • Realizar y establecer programa calendarizado  por dia y horario definido para recepción de proveedores para la correcta inspección y aceptar o rechazar lo que se recibe de equipos, herramientas o materiales.
  • Establecer con el departamento de construcción tiempos anticipados para la recepción de solicitud de equipos, herramientas o materiales y preparar con tiempo los suministros.
  • Solicitar la información de cada proyecto que está en ejecución para conocer los tiempos de inicio y terminación programada.

Propuestas de cambio para proceso de Residencia de Obra

En el proceso de residencia de obra para iniciar cualquier proyecto se necesita tener toda la información necesaria para una correcta planeación y elaboración del programa de ejecución, el no contar con la información completa implica retrasos y no iniciar en tiempos programados.

También se tienen 2 tipos de limitaciones con el uso de la tecnología.

1.-  Existe limitación con el uso de licencias o actualización de softwares de programación (Project) o para visualización de planos de ingeniería (AutoCAD).

2.- Existe limitación en el conocimiento y utilización de estas herramientas tecnológicas por lo que se tiene un impacto negativo en la eficiencia.

Cada vez la exigencia en los proyectos es mayor y se requiere un mayor grado de eficiencia como propuesta de cambio:

  • Establecer revisión de los elementos para inicio de un proyecto (planos, catálogo de conceptos, etc.)
  • Contar con un programa de capacitación del personal para la utilización de nuevas tecnologías.
  • Actualización de softwares y que sean adecuados para realizar la programación o revisión en los proyectos.

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