Administración 2. Entender la diferencia entre los conceptos urgente e importante

[pic 1][pic 2][pic 3]

[pic 4]

[pic 5][pic 6][pic 7][pic 8][pic 9]

1 INTRODUCCION

Entender la diferencia entre los conceptos urgente e importante es la clave en la gestión del tiempo. Por eso separando estos dos conceptos podemos dar más valor a la elección de nuestras tareas u objetivos. 

Cierto es que el tiempo está pasando y muchas veces nos da la sensación de correr a contrarreloj. Pero pienso que no es del todo así. Reflexionándolo bien, hoy no me encuentro en el mismo punto que el mismo día del año pasado. Si hay algo que todos tenemos es tiempo, el mismo todos. En cambio, seguro que conoces gente que parece que es capaz de sacarle mucho más partido al tiempo que otras personas. Por ejemplo, conozco gente que es capaz de estar dando charlas durante toda la mañana, y aun así tener tiempo para ir al gimnasio, socializar, organizar futuros eventos… mientras que otra gente cercana se ve abrumada con ir a su trabajo y volver a casa sin hacer nada más allá de eso. Todos tenemos opciones de elegir de como pasamos nuestro tiempo.

2 URGENTE

Lo urgente es aquello que requiere una atención inmediata. Cuando una tarea o un proyecto es urgente pasa a requerir toda nuestra atención y nos focalizamos en ello. Así, comprender que un proyecto es urgente es tomar una decisión para darle prioridad absoluta, y eso es lo que deberá ser transmitido a un equipo de trabajo.

 Algo urgente pero no importante

Un ejemplo práctico sobre esto, si estás trabajando en un proyecto de carrera que debes entregar dentro de 10 días y vas siguiendo un horario que tú mismo o misma te has definido, entonces estás haciendo algo que es importante para tu futuro. Si en ese momento, suena tu teléfono móvil o tu celular, ha aparecido una urgencia. Si no contestas el teléfono en los próximos 10 segundos o 15 muy posiblemente pierdas la llamada.

¿Eso significa que acabas de perder algo importante para tus planes de futuro? Seguramente no. Si, claro, puede ser una llamada de emergencia, pero seamos honestos ¿cuántas veces ocurre eso? Con toda seguridad era una llamada que puede esperar hasta que estés en un momento en el que puedas hablar tranquilamente después de acabar aquello que es realmente importante.

Saber distinguir entre aquello que es importante, y aquello que sólo lo parece ser porque tiene un límite en el tiempo mucho más próximo, es un engaño que debemos de empezar para tener en cuenta para decidir qué acciones hacer y cuales no a la hora de gestionar nuestro tiempo.

MEDIR LA URGENCIA

La urgencia, puede medirse con una fórmula y se expresaría del siguiente modo.

Urgencia = tiempo que consume la tarea / tiempo restante hasta la fecha límite

Teniendo en cuenta esta fórmula puedes determinar las prioridades en tu trabajo, sabiendo qué es urgente y qué no. Interpretando los resultados de esta fórmula, si la cifra resultante es cero, implicará que la tarea no es urgente. Si por el contrario es igual o superior a 1, implicará que esa tarea necesita de toda tu atención porque es urgente, de lo contrario, no se cumplirán con los plazos

 3 IMPORTANTE

Lo importante está relacionado con las tareas a largo plazo, aunque repercute y mucho en los objetivos. Saber diferenciar qué cosas son importantes y qué cosas no son importantes es lo que nos acerca al cumplimiento de los objetivos. Se trata de dejar tareas a un primer plano y tareas a un segundo plano.

Teniendo en cuenta estas definiciones de urgencia e importante, una tarea puede ser importante pero no urgente. Una tarea que ahora es importante, en un momento determinado puede pasar a ser urgente y tener que llevarse a cabo en un corto plazo prácticamente inmediato.

Definiendo cada tarea según su nivel de prioridad

Ahora pasemos al siguiente punto: ¿qué necesitamos tener en cuenta ante dos tareas que son importantes? ¿Qué haríamos? Sencillamente, determinar qué puede esperar y qué no puede esperar. Esto demuestra la necesidad de emplear herramientas de gestión de horarios y registros de jornada como es el caso de Sesame. Cuando dudamos sobre lo urgente y lo prioritario podemos observar a qué le hemos dedicado más tiempo y a qué le hemos dedicado menos tiempo. Con esta premisa en mente y valorando las fechas límites y las entregas, podemos salir de dudas.

• Lo importante, pero urgente: un titular para un evento que se celebrará de forma inmediata, una disculpa en redes sociales, unos archivos necesarios para una presentación.
• Lo importante pero no urgente: llevar a cabo un nuevo hábito, definir una estrategia.
• Lo que no es importante pero sí urgente: reuniones con un equipo de trabajo. Tareas que repercutan en la gestión del tiempo.
• Lo que no es importante y tampoco urgente: todo aquello que puede esperar.

3 DIFERENCIAS ENTRE URGENTE E IMPORTANTE

Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea.

Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa. Puede ser a corto o largo plazo y poner a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstáculos que se van presentado.

Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes.

La táctica más difundida en los cursos de gestión del tiempo para analizar qué ocupaciones pertenecer a cada tipo es la Matriz de Covey.

Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una table en la que clasifica flas actividades según sean Urgentes, No Urgentes, importantes o No Importantes. De modo que:

1. Si una tarea es Urgente e Importante habrá que solucionarla cuanto antes.
2. Si es Urgente y No importante habrá que delegarla en otros.
3. Si es No Urgente e Importante habrá que retrasarla.
4. Si es No Urgente y No Importante se deja para lo último o se olvida.

Matriz de Covey:

...