Administracion En Una Pagina

INTRODUCCION

Esta corta, pero poderosa herramienta contada en forma de parábola empresarial nos presenta una estructura para la realización de informes que permite a los gerentes de todo tipo de organizaciones y cualquier nivel de gerencia tener acceso y entender la información que necesitan en tan solo tres páginas de informes.

Este libro nos enseña de una forma muy breve y singular cómo es posible obtener un mar de información, que al no estar ordenada y/o simplificada de acuerdo a las necesidades del consultante resulta poco eficaz y en muchos casos genera una pérdida de tiempo el estar revisándola para obtener específicamente lo que se busca.

A través de una historia muy elocuente nos vemos inmersos en la situación del nuevo presidente de una compañía y su gran necesidad de obtener información oportuna, relevante y condensada, para la toma de decisiones y estrategias que faciliten la función del presidente.

Es por ello que llega al rescate del nuevo presidente un personaje llamado el “INFOMAN”, que a través de 3 informes de una página se puede obtener la información que realmente se busca de manera muy eficiente y con el enfoque adecuado a las necesidades de los consultantes ya que ellos forman parte de la elaboración de dichos informes.

DESARROLLO

Al tratar de redactar un informe ejecutivo del libro Administración en una Página salta a la vista que lo que sucede en XCorp es un problema de información que se profundiza por los resultados mediocres que ha estado proyectando en los últimos seis periodos donde se perfila la bancarrota.

Cuando el nuevo presidente de XCorp, tomo el cargo se vio inmerso en una situación abrumadora debido a que necesita información eficaz, simplificada y ordenada, para así realizar un análisis de la situación real en la que se encontraba tanto él como la compañía. XCorp venía arrastrando una serie de problemas que empeoraban su rentabilidad, crecimiento y posicionamiento en el mercado.

El nuevo presidente al verse en esta situación, se entrevistó con los gerentes más importantes para el desarrollo de XCorp, y para tener una mejor certeza de las estrategias que necesitaba adoptar y cuáles eran las cualidades, necesidades y nivel de colaboración de sus subalternos, pero al parecer en la compañía nadie se quería responsabilizar de ello ante el nuevo presidente, que para él esto era algo alarmante, dado que podía ver en sus subordinados mucho temor, ansiedad e incertidumbre.

En las primeras estrategias que trato de implementar logro descubrir, que contaba con demasiada información, pero esta le resultada poco útil debido que al ser tanta y no concentrarse en las necesidades específicas que el presidente requería, esto lo llevaba a pensar que las acciones que él pretendía llevar a cabo serian poco efectivas sin conocer la realidad de la empresa o demasiadas tardías si dejaba pasar tanto tiempo en saber el contexto de la misma.

Es ahí cuando se revela el personaje incidental de la historia (el infoman), una mezcla de James Bond y maestro Yoda, pero del manejo asertivo de la información, el infoman sabe la necesidad del nuevo presidente, es por eso que le ofrece una solución a su problema “de manejo de información”, el presidente algo escéptico y un tanto burlón cuestiona la veracidad de las afirmaciones del infoman, pero del mismo modo deja que le presente las soluciones y acepta seguir su asesoría para su problema de manejo de la información.

La solución del Infoman es un sistema de tres informes de una página, que al principio suena ridículo pero al ir explicándolos toman sentido y son sumamente útiles y objetivos. Es difícil creer como los tomos o volúmenes de reportes de información ya presentes en XCorp, se podían resumir o rehacer en una simple página, pero esto gracias a una metodología muy sofisticada y a un software que permite identificar necesidades de información para luego filtrarlas y así generar los reportes que posteriormente llegaran a los gerentes automáticamente.

Luego de varios borradores y correcciones hechas por el Infoman y después del primer informe de enfoque, Scott le dijo que quería empezar a mostrarles a sus demás colegas las bondades de este sistema y decidió empezar con el Gerente de Producción Tom Brown, el cual al principio se mostró renuente hasta que su esposa lo convenció.

El sistema consiste en tres informes, el Primero es un Informe de Enfoque, el cual consiste en definir el éxito para uno mismo, lo cual se plasmara como el Área de Éxito, la cual se enfoca en reconocer la capacidad de uno mismo para llegar a las metas planeadas o para realizar un trabajo sobresaliente. En el Área de Éxito, se colocaran los Factores de Éxito, que es la columna vertebral de este informe, donde van las metas que pretendemos alcanzar, de los cuales se seleccionaran los más importantes llamados Factores Críticos de Éxito, debido a que solo nos enfocaremos en las metas más significativas y que se consideran como críticas. Las cuales se tienen que reflejar en el reporte como una información precisa, oportuna e importante y esta buena información se conoce como Estado Actual, que no es otra cosa, más que la situación real y presente de la empresa.

El primer paso consiste en conocer sus relaciones importantes, de empleador, jefe proveedores y clientes, para así conocer sus obligaciones y beneficios con unos y otros. El segundo paso se refiere a definir las aéreas de éxito para usted desde diferentes puntos de vista, para así tomar una conciencia de todo lo que pueden definir como éxito y en el tercer paso se procura identificar cuales factores son críticos y cuáles no, para así hacer una selección en conjunto de los más importantes. En el cuarto paso se determinara como encontrar el estado actual de cada factor crítico

...