Administracion. La creación de una estructura

ORGANIZACIÓN

4.1.- Introducción

La organización, nace esencialmente de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura organizacional.

Se dice, que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:

• División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
• Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

4.2.- Concepto

Para que la función organizacional pueda existir y tener significado para los individuos, debe constar de: Objetivos verificables, principales deberes o actividades claras para los individuos implicados y autoridad precisa para que los individuos puedan ejercer la función determinada y cumplir los objetivos.

A este punto Harold Koontz, menciona que la organización consiste en:

• Identificación y clasificación de las actividades requeridas.
• La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
• La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de autoridad.
• Coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizará las tareas y quien será el responsable de que resultados.

Organización es un término de usos muy variados, para algunas personas incluye todas las acciones de todos los participantes, otros identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales, otros lo usan para referirse a una empresa, sin embargo para la mayoría de los administradores el término organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada, el término estructura intencional de funciones significa en primer lugar que las personas que trabajan en común deben cumplir ciertas funciones, en segundo lugar las funciones que se pide cumplir a las personas deben diseñarse intencionalmente para garantizar la realización de las actividades requeridas y la adecuada correspondencia entre estas a fin de que los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos. (Harold Koontz; Administración una perspectiva global; Pág. 242).

4.3.- Organización Formal e Informal.

Numerosos autores de libros y artículos referidos a la función administrativa de Organización, distinguen ambos tipos de organización presentes en las organizaciones.

4.3.1.- Organización Formal.

Es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada, es decir que ofrezca las condiciones necesarias para  la contribución del personal de manera eficiente y eficaz, tanto en el presente como futuro y poder alcanzar los objetivos previstos.

4.3.2.- Organización Informal.

Es el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente aunque favorable a resultados comunes, también se entiende como la red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización formal, que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas.

4.4.- Proceso de organización.

Para poder concebir a la función de organización como un proceso es preciso considerar varios elementos fundamentales;

1ro. La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos.

2do. También debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa.

3ro. La estructura de una organización debe responder a las condiciones en las que se encuentra.

4to. Como toda organización está integrada por personas, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

4.4.1.- Lógica de la Organización.

Existe una lógica fundamental para la organización y consta de los siguientes pasos:

1.- Establecimiento de los objetivos de la empresa.

2.- Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.

3.- Identificación, análisis y clasificación de las actividades para cumplir esos objetivos.

4.- Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.

5.- Delegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.

4.6.- Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de las relaciones de autoridad y los flujos de información.

...