Administracion Por Excepcion

Administración por excepción:

Análisis.

Principio de excepción

Para evitar que los gerentes se vean abrumados con demasiada información, las comunicaciones de control se basan en el principio de la administración y excepción: al gerente se le debe informar sobre el avance de una operación sólo si existe una desviación importante respecto al plan.

Debe evaluar la información y tomar medidas correctivas se requiere comparar los predictores con los patrones o criterios, decidir que se hará y luego hacerlo.

Tipo de mediciones:

Se basan en ``patrones establecidos´` que pueden ser estándares históricos como las ventas, estándares externos que provienen de otras empresas con el mismo propósito (aquí se deben utilizar normas predeterminadas) y de ingeniería: la capacidad de las máquinas.

Número de mediciones:

Debemos tomar un determinado lapso y el tipo de mediciones es que tan controlado queremos que sea el proceso.

Autoridad para establecer medidas y estándares:

Para que los estándares se cumplan, pero se debe tomar en cuenta la capacidad de los empleados.

Flexibilidad de los estándares:

Deben ser uniformes y similares en los departamentos que son parecidos. A menudo deben tomarse en cuenta las diversas circunstancias especiales que deben encarar en cada unidad organizacional o cada miembro de ellas. Por ejemplo, ``cuando los territorios de ventas no son comparables, podría juzgarse el desempeño de un vendedor por la historia pasada de ventas de su territorio particular.´´

Frecuencia de la medición:

Va a depender de la tarea que estemos controlando. Depende de la naturaleza que se esté controlando, por ejemplo, el control de calidad de los objetos requiere verificación de intervalos de una hora, en cambio el desarrollo de productos puede medirse mensualmente.

Dirección de retroalimentación:

Un control bien diseñado va a tener una buena retroalimentación. Los individuos cuyas acciones están bajo vigilancia están, por lo general, en la mejor posición para tomar cualquier medida correctiva que sea necesaria, ya que son los más próximos a la actividad que se pretende controlar.

Características del sistema eficaz del control

``La importancia relativa de dichas características varía según las circunstancias, pero su presencia fortalece a la mayoría de los sistemas de control.

-Exactitud: la información sobre el desempeño debe ser exacta. Los datos inexactos de un sistema de control podrían causar que la organización tomara una medida inapropiada para corregir el problema, o bien, creará un problema donde no existía antes. La evaluación de la exactitud de la información que reciben

es una de las tareas de control más importantes de los gerentes.

-Oportunidad: la información debe ser corregida, transmitida y evaluada rápidamente si ha de actuarse oportunamente para producir las mejoras deseadas.

-Objetividad y claridad: la información de un sistema de control debe ser comprensible y ha de considerarse objetiva por las personas que se valen de ella. Mientras menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayor probabilidad habrá de que las personas obren de manera inteligente y eficaz sobre la información recibida. Un sistema de control difícil de entender causará innecesarios errores y confusiones y desconciertos entre los empleados.

-Concentración en puntos estratégicos de control: según

...