Administracion

La ORGANIZACIÓN de una empresa es lo que permite que la empresa funcione; es la estructura básica de la empresa.

• Investigación de la estructura básica de la empresa.

Finalidades de la organización: Logro de las metas que la empresa establece: Estabilidad y supervivencia.

ORGANIZACIÓN: Organizar consiste en establecer una estructura de funciones, mediante la definición de las diferentes actividades o roles que los individuos deben desempeñar para que la empresa y cada una de sus partes alcancen las metas previamente establecidas.

La organización consiste en diseñar una estructura en la que queden definidas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Mediante la organización las empresas disponen de sus medios materiales y humanos y establecen reglas de conducta para alcanzar las metas propuestas bajo los criterios de eficiencia.

• Toda organización ha de cumplir dos requisitos:

a) Coordinación entre los miembros de la empresa ya que cada departamento realiza tareas diferentes.

b) Contar con estabilidad a lo largo del tiempo que le permita funcionar con seguridad y regularidad. No se debe cambiar la organización con frecuencia ya que ocasionaría problemas y disfunciones.

• Los elementos de que consta una organización son:

1. Unidades directivas: engloban la alta dirección y la dirección intermedia.

- Alta dirección: directivos que toman decisiones estratégicas, deciden objetivos globales de la empresa

- Dirección intermedia: son mandos que tienen a su cargo a un grupo concreto de trabajadores

2. Unidades de gestión funcional: conjunto de técnicos que estudian las diferentes funciones de la empresa para encontrar sus puntos fuertes y débiles.

3. Unidades de apoyo: personal de asesoramiento (fiscal, financiero, legal)

4. Unidades operativas: es la base operativa (técnicos y trabajadores) que realizan directamente las actividades de la empresa.

5. Los canales de comunicación a través de los que se relacionan las personas.

6. Mecanismos de control para verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE UNA ORGANIZACIÓN

Son orientaciones que cada organización de forma individual tendrá que decidir si seguirlas o no. Estos principios no tienen porque cumplirse de igual manera en todas las organizaciones.

PRINCIPIO RELACIONADOS CON EL DESARROLLO VERTICAL DE LA EMPRESA:

1. Autoridad y responsabilidad: la autoridad es el derecho a dar órdenes y poder esperar obediencia. En una organización se puede disponer de autoridad por el puesto que ocupa el trabajador (autoridad formal o jerárquica) o bien por otros factores como saber hacer, experiencia, inteligencia (autoridad personal). Toda autoridad ha de ir unida a la responsabilidad.

2. Jerarquía: representa el reparto de la autoridad formal a lo largo de la organización. A medida que se asciende por la jerarquía llegando a niveles superiores, la autoridad se amplía y al descender de jerarquía la autoridad es inferior ya que las tareas directivas disminuyen.

3. Unidad de Mando: conveniencia de que cada subordinado sólo reciba órdenes de un solo jefe.

4. Descentralización: un puesto de trabajo está descentralizado cuando la persona que lo ocupa puede resolver los imprevistos sin necesidad de recurrir a superiores jerárquicos. Hoy en día está cobrando gran importancia la descentralización debido a la gran competencia entre organizaciones ya que los clientes desean soluciones rápidas a sus problemas.

*Ej.: Cuando un cliente quiere que le devuelvan el dinero por un artículo que compró. El puesto de trabajo está descentralizado si la decisión la toma el propio vendedor sin acudir a un jefe.

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL DESARROLLO HORIZONTAL DE LA EMPRESA

1. División del trabajo: si en una organización trabaja más de una persona, debe hacerse un óptimo reparto del trabajo entre todos los miembros para reducir esfuerzos y mejorar la cantidad y calidad de los resultados.

2. Especialización: surge la de división del trabajo y consiste en asignar a un puesto la misma o mismas tareas, de manera que la persona que lo ocupa se haga experta en ellas. Esto facilita el aprendizaje y también un ahorro de tiempo ya que el trabajador no tiene porque estar cambiando de una tarea a otra.

3. Coordinación: después de dividir el trabajo y especializarse, se necesita coordinar la labor de todos los integrantes de la organización para conseguir los objetivos fijados. Los mecanismos de coordinación son: adaptación mutua, supervisión directa y normalización.

4. Agrupación de unidades: cuando el número de puestos de trabajo es amplio hay que agruparlos en unidades organizativas. Esto facilita la coordinación y poder establecer medidas de seguimiento comunes a todos los miembros de la unidad. Los criterios de agrupación pueden ser funcionales o por mercados.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización formal: aquella que ha sido deliberadamente definida por la alta dirección al establecer cómo han de ser los puestos de trabajo, las unidades organizativas, relaciones de autoridad y mecanismos de coordinación. La estructura formal es la que aparece reflejada en el organigrama y su explicación se desarrolla en el manual de organización de la empresa.

Organización informal: no está definida por la alta dirección, si no que surge de forma espontánea como resultado de las interrelaciones entre los miembros de la organización. Son pues las relaciones personales y sociales no establecidas por la organización formal si no que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Diferencias entre organización formal e informal:

1. La organización formal es establecida por directivos y la informal surge de manera espontánea.

2. La organización formal está marcada por la posición jerárquica en que se encuentra cada uno mientras que en la informal predominan relaciones de amistad, enemistad, indiferencia.

En la formal los directivos tienen autoridad y en la informal pueden ejercerla los líderes de sus compañeros.

Conclusión: la organización real de una empresa tiene una parte de formal y otra de informal. Esta última hay que tenerla en cuenta ya que influye notablemente en la organización formal.

ESTRUCTURAS BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN

Una estructura de organización es el conjunto de elementos que la integran y las atribuciones que tienen asignadas, además de las relaciones jerárquicas y funciones asignadas.

Tipos de estructuras organizativas:

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