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Introducción al proceso administrativo

El proceso administrativo se suele seguir con el fin de lograr metas y objetivos dentro de una empresa para ir contribuyendo al crecimiento de la misma a través de la mejora continua. Consta de 4 funciones básicas: planeación, organización, dirección (ejecución) y control.

El proceso administrativo se puede dividir en dos fases: mecánica o estructural y dinámica u operativa. En la primera se encuentra planeación y organización, que es toda la parte “teórica” del proceso y en la segunda están dirección y control, que son la parte “práctica”.

La planeación incluye los cimientos de la empresa, todo lo que forma la esencia de esta: misión, visión, propósitos, objetivos, políticas, programas y presupuestos; la organización incluye aquello que estructura el esqueleto de la empresa, sus empleados y las técnicas que se siguen: descripción de funciones, división del trabajo y jerarquías; en dirección está aquello que guía a la empresa en su producción: toma de decisiones y supervisión, realizar trabajo y observar resultados y motivación y comunicación; finalmente, en la etapa de control se observan los resultados y se toman las decisiones finales: medición y comparación (que se miden a través de estándares e indicadores) y corrección de errores.

Planeación

Tipos de planeación

Planeación estratégica (“¿qué se hace?”): especifican las actividades organizacionales y la asignación de recursos a requerir para el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Son a largo plazo porque responden al cumplimiento de los mismos objetivos. Son diseñados por la alta gerencia en conjunto con las gerencias medias.

Planeación táctica (“¿cómo se hace?”): Son llevados a cabo por los administradores medios. Su propósito es cumplir con los objetivos tácticos, que son de mediano plazo y responden a los objetivos estratégicos. Generalmente, estos planes indican cómo lograr las distintas acciones ideadas a nivel estratégico.

Planeación operativa (“el momento en el que se hace”): Son llevados a cabo por los administradores de primera línea y se vinculan con el quehacer cotidiano, por lo que tienden al cumplimiento de los objetivos de corto plazo. Los mismos se coordinan con los planes tácticos, ya que las acciones que se delinean deben apoyarlos.

Misión

Es la primera responsabilidad de la administración, en ella se dice lo que se hace en la empresa. Es una herramienta de orientación que utiliza la organización para evaluar decisiones importantes, en ella se dan respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes somos?
• ¿Qué hacemos?
• ¿Qué buscamos?
• ¿Cómo lo hacemos?
• ¿Para quienes trabajamos?

Visión

Es el objetivo al que una empresa desea llegar en un futuro, se trata de la expectativa ideal de lo que se quiere lograr, indicando a donde se dirige y como desea ser en el largo plazo. Debe ayudar a dar respuesta a una serie de cuestiones como:

• ¿Qué deseo lograr?
• ¿Dónde deseo estar en el futuro?
• ¿Quiénes serán mis posibles clientes?
• ¿Cuál será el volumen de negocio?

Valores

Establece los criterios éticos y morales, así como los límites que van a dirigir día a día el trabajo en la empresa. Regulan el código de conducta de una empresa y determinan que se está dispuesto (o no) a hacer para lograr los objetivos.

Políticas

Criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Se contemplan normas y responsabilidades de cada área.

Objetivos

Resultados, situaciones o estados que una empresa pretende alcanzar en un periodo de tiempo. Son líneas de trabajo para alcanzar la misión y visión.

Reglamentos

Serie de normas que nos ayudan a estar en armonía y mantener el orden dentro de una sociedad.

Herramientas de planeación

Gráfica de Gantt

Permite definir de manera gráfica, práctica y sistemática, la duración de las actividades a ejecutar para completar de forma exitosa un determinado proyecto.

Diagramas de flujo

Es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo. Su uso es documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender.

Ruta crítica

Nos informará de las actividades necesarias e indispensables para que el proyecto concluya c onforme a lo planeado. Con ella sabemos la duración total del mismo y el estado de urgencia de las actividades marcadas en un cronograma.

Resumen gráfico del tema (según Danny)

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