Administración

Los 10 errores más comunes en las sociedades mercántiles

Ranero Abogados

Hoy en día aventurarse a invertir en un nuevo negocio o bien mantener funcionando uno ya existente, es un reto que cada día se hace más complicado, tanto para los socios o accionistas como para los administradores de una sociedad; toda vez que existen mayores regulaciones de índole operativo como legal que complican la forma en cómo se debe gestionar el negocio, y quienes dirigen las empresas no pueden estar siempre actualizados de esos cambios, aunado a tener que estar ocupados en atender las propias complicaciones de la sociedad como puede ser; afrontar una mayor competencia o que el entorno económico sea tan cambiante que pueda impactar en el plan de negocios que se tenía proyectado. Por lo anterior, es que nos hemos propuesto analizar 10 diferentes temas que puede estar afrontando hoy en día su empresa, y que en nuestra opinión si no se atienden debidamente, pueden impactar negativamente en sus resultados económicos u operativos.

01Propiedad Industrial

En la actualidad, el reconocimiento que hace el consumidor a una determinada marca o frase comercial, es posiblemente el activo más valioso que puede tener una empresa, ya que es lo que le permitirá posicionarse en un mercado competido e incrementar sus ventas.

Frecuentemente es común ver que empresas pequeñas, medianas e incluso las grandes, invierten importantes sumas de dinero para posicionar su marca en un determinado mercado, pero en diversas ocasiones se olvidan de proteger sus activos intangibles o de hacerlo de manera correcta; situación que en ocasiones llega a ser aprovechada por la competencia, o bien por personas oportunistas.

Sabemos que es práctica común que empresas subsidiarias usen las marcas propiedad de la matriz extranjera en México, lo cual en muchas ocasiones lo hacen sin que dichas marcas se encuentren registradas en México, quedando expuestas a que la competencia registre primero como propias en México la marca propiedad de la empresa matriz; y de ésta manera se apoderen de su identidad corporativa, y le puedan generar a la empresa mexicana problemas legales al no poder producir o exportar bienes en México bajo la marca propiedad de la empresa matriz.

Este hecho ya ocurrió hace un par de años con una empresa maquiladora en Tijuana, que después de un largo y costo litigio, tuvo que cerrar su planta y ser liquidada; derivado de un tema vinculado con violaciones de derechos de Propiedad Industrial; ya que una empresa Mexicana competidora tenía registrados con antelación ciertos derechos de propiedad Industrial en Mexico, mismos que la maquiladora los estaba usando y considerando como propios por provenir de su casa matriz, pero ésta no los tenía registrados a su nombre en México.

02Contratos

Hoy en día todas nuestras relaciones con otras personas se rigen a través de la celebración de contratos o convenios, ya sean verbales o escritos.

Señala el Código Civil tanto Federal como Estatal que Convenio es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir modificar o extinguir derechos y obligaciones; y se consideran contratos a los convenios que producen o transfieren derechos u obligaciones.

Ahora bien, desde un punto de vista legal, para poder exigir el cumplimiento de una obligación o saber que tenemos derecho o no a exigir alguna prestación ya sea de dar, hacer o no hacer; es necesario que nuestras obligaciones o derechos estén debidamente documentados ya sea en un contrato o en un convenio, según la naturaleza del acuerdo celebrado.

Sucede en la práctica que algunos acuerdos de voluntades no están documentados o lo están de manera deficiente, y los problemas surgen cuando una de las partes incumple o bien cuando sus derechos u obligaciones los tienen que hacer valer frente a un tercero llámese juzgador o bien autoridad fiscal o administrativa.

La medida de nuestros derechos depende de la medida de nuestras pruebas, y si las sociedades no cuentan con contratos válidos y firmados, no tendrán pruebas válidas que ofrecer a su favor en caso de una controversia, y consecuente no podrán defender adecuadamente sus derechos.

Por lo anterior, es de suma importancia que las sociedades tengan debidamente documentados todos sus acuerdos de voluntades y verificar que dichos acuerdos sigan estando vigentes, ya que existen ocasiones en que sí hay contratos o convenios, pero ya son obsoletos, toda vez que las obligaciones de las partes han cambiado substancialmente con el tiempo y los documentos que tienen firmados no reflejan los nuevos acuerdos, lo cual puede dar lugar a desacuerdos o incluso litigios.

03Precios de Transferencia

Desde un punto de vista legal, existe un principio que señala que “la forma es fondo”, y esto lo podemos corroborar en la práctica con el tema de los Precios de Transferencia, ya que no basta con tener un Estudio de Precios de Transferencia, si no que el mismo debe cumplir con toda una serie de requisitos de forma para su validez que si no se cumplen, el documento pierde eficacia fiscal/jurídica frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT).

El objetivo de los Estudios de Precios de Transferencia es desalentar la celebración de contratos o convenios que manipulen el precio de los bienes o servicios entre partes relacionadas ya sean nacionales o extranjeras que tiene como efecto inmediato reducir el pago de impuestos en México.

Luego entonces, siguiendo está lógica, una parte muy importante de un Estudio de Precios de Transferencia es que exista el soporte documental que demuestre la relación causal por la cual son partes relacionadas las empresas y los acuerdos contractuales que sirvan para evidenciar dicha relación.

Ahora bien, no obstante que los Contadores Públicos encargados de elaborar los reportes fiscales de las empresas a ser presentados al SAT, deben revistar que exista un Estudio de Precios de Transferencia y que el mismo esté soportado con los contratos respectivos; es y será siempre responsabilidad de las empresas y de sus representantes legales, tener el respaldo documental de sus operaciones, en caso de una auditoria en materia de Precios de Transferencia, las cuales cada día empiezan a ser más comunes.

Desafortunadamente, el tema de los Precios de Transferencia es una materia compleja y relativamente nueva para muchas sociedades, lo cual hace que éstas sean más proclives a cometer errores al i) registrar ii) reportar y iii) documentar sus operaciones; lo que les pueden generar contingencias fiscales importantes, entre las cuales las más recurrentes son:

a. Imponer multas por montos que pueden empezar desde los $1,000.00 Pesos M.N. por cada operación no registrada;

b. En caso de no presentar la Declaración Informativa de Operaciones

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