Auditoria Etapa Preliminar

AUDITORIA PRELIMINAR.

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; A 04 de junio del 2014.

Lic. Sebastian Sotelo Ortiz.

Gerente General

Sefeso S.A. de C.V.

P R E S E N T E

Atendiendo a la Auditoria Operacional que nos fue encomendada, nos permitimos informarle que el proceso de diagnóstico preliminar a la empresa SEFESO, S. A. de C.V. fue concluido y derivado de esta presentamos los siguientes comentarios.

El objetivo preliminar de esté trabajo fue evaluar el funcionamiento actual de la organización a efecto de presentar la realidad de las condiciones en las que se encuentra la organización se detectaron, entre otros, los siguientes aspectos de carácter general y particular:

La empresa SEFESO S.A. DE C.V. se encuentra afectada por una falta de normatividad y estructura administrativa que oriente y encause la realización de eficiente de las operaciones básicas de la misma y en concreto se encontró los siguiente:

1.- La Misión y Visión de la empresa carece de elementos específicos con los cuales la organización desea transmitir.

Se sugiere redefinir, de tal forma que exprese y transmita al cliente los verdaderos objetivos.

2.- La estructura organizacional es muy limitado en cuanto a los departamentos se refiere, derivado del crecimiento de operaciones existe una muy amplia línea de departamentos.

Se recomienda reorganizar la estructura de los departamentos.

3.- Se encontró incongruencia en los procedimientos Control Interno, ya que estas medidas podrían ser contraproducentes para la empresa.

En el área de ventas, se identifico que no se están registrando el total de las ventas, ya que si el cliente no desea facturar tampoco se emite un comprobante como una nota de venta que registre la operación de ingreso.

No hay un formato de entrega de mercancía o de solicitud del departamento de ventas al de almacén, ni una orden de pedido donde se pueda controlar la salida de mercancía para mejor administración del inventario.

Se observa que en almacén hay mercancía descontinuada, mercancía comprada de meses atrás y le están dado salida a lo nuevo, por lo que se sugiere implementar un método de control de inventarios, por el tipo de mercancía que se maneja recomendamos el método UEPS, (últimas entradas primeras salidas), para evitar que en el inventario exista exceso de material descontinuado que se traduce en pérdidas para la empresa.

4.- La Información Financiera se ha realizado ineficientemente en los aspectos de: cobranza y la escasa información que nos servirá para la toma de decisiones.

La información de la cartera de clientes es muy general no se lleva un cartera de clientes debidamente clasificada donde se pueda observar y controlar de manera precisa, los movimientos, pagos y deudas de cada cliente, por lo que se recomienda instalar un programa de control o en su caso el manejo de una cedula en Excel para registros de cada cliente, esto es necesario por el incremento considerable en ventas a crédito.

5.- Los empleados no tienen la suficiente información sobre la empresa, sus objetivos, misión y visión, lo cual resulta insuficiente para los trabajadores.

Por lo que recomendamos se programen cursos de inducción para el personal por área para informar al empleado, motivarlo y que se sienta parte importante del equipo de trabajo.

6.- En los procedimientos de Inventarios, Contabilidad, demostración de Vehículos, se encontraron inconsistencias lo cual no permite llegar al objetivo de cada procedimiento.

No se encontraron bitácoras de recorrido de los vehículos con los que cuentan los asesores, ni bitácoras de mantenimiento o reparaciones de cada vehículo, se recomienda crear un expediente de cada auto, que contenga carta responsiva firmada por el empleado que se hará cargo de la unidad, bitácoras de recorrido, control de kilometraje, bitácoras de servicios de mantenimiento o reparaciones.

En el último ejercicio se han realizado ineficientemente los aspectos de: cobranza, estructura financiera, productividad y rentabilidad.

Al respecto, me permito comunicarle que requerimos su pronunciamiento sobre los comentarios antes mencionados

Basándonos en lo ya expuesto, en el anexo anexo Nº1 se presenta la calendarización de la siguiente etapa de la auditoria.

Anexo 1.

Plan de trabajo para la aplicación del plan de auditoría.

PLAN DE AUDITORÍA

OBJETIVO: COMPROBAR LA CORRECTA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA CADA ÁREA.

ALCANCE: REVISION DE REGISTROS, ARCHIVOS Y CUMPLIMIENTOS DE NORMATIVAS- DOCUMENTACIÓN GENERAL.

NORMA DE REFERENCIA: ISO 900001-2000

DOCUEMNTACIÓN DE REFERENCIA: MANUAL DE LA CALIDAD, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS.

FECHA INICIO TÉRMINO ÁREA NOMBRE/ CARGO AUDITADO PROCESO AUDITADO AUDITOR

14/02/2014 09:00 04:00 GERENCIA TECNICA DOCUMENTOS-PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

15/02/2014 09:00 04:00 OPERACIONES PROCEDIMIENTOS CP. IRIS HERRERA

16/02/2014 09:00 04:00 CONTABILIDAD DOCUMENTOS-PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

17/02/2014 09:00 12:00 FINANZAS DOCUMENTOS-PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

17/02/2014 12:00 04:00 ADMINISTRACION DOCUMENTOS-PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

18/02/2014 09:00 12:00 CONTROL ESCOLAR PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

18/02/2014 12:00 04:00 COORDINACION ACADEMICA PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

19/02/2014 09:00 12:00 VINCULACION Y PROMOCION PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

19/02/2014 12:00 04:00 BODEGA DOCUMENTOS-PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

20/02/2014 09:00 12:00 SEGURIDAD E HIGIENE PROCEDIMIENTOS CP. IRIS HERRERA

20/02/2014 12:00 04:00 COMEDOR/CAFETERIA DOCUMENTOS-PROCESOS-CONTROL CP. IRIS HERRERA

V.B. SUBGERENCIA. AUTORIZA: GERENCIA GENERAL.

Esperando la repuesta de confirmación para proceder con la siguiente etapa de la a AUDITORIA PRELIMINAR.

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; A 04 de junio del 2014.

Lic. Sebastian Sotelo Ortiz.

Gerente General

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