Auditoria, Fase de Preparación Empresa Cafe Negro S.A.

Taller 2

Con base al taller realizado y el caso de estudio en la unidad 01, realice un informe donde se denote cada etapa durante la fase de Preparación de la consultoría, puede apoyarse de contenido adicional a su elección si es necesario.

1. Necesidades iniciales:

• Deficiente prestación de servicio al cliente
• No cuentan con un proceso organizado ni sistematizado de pronóstico de ventas
• Cuentan con una diversidad de productos sin contar con un estudio de mercado previo.
• Retrasos en el área de producción
• Inversión elevada en inventario de componentes
• Errores en la programación de producción, lo cual deriva en retrasos de producción.
• Pérdida reputacional por deficiencias en servicio al cliente y retrasos en la producción.
• Personal poco capacitado en áreas críticas de la empresa (Producción, servicio al cliente, ventas)

Dentro de estos problemas descritos, el más crítico es el correspondiente a que no cuentan con un proceso organizado ni sistematizado de pronóstico de ventas y programas de producción.

Se requiere una consultoría para Analizar y organizar el proceso de ventas y la programación de la producción, lo que va a permitir mejorar el servicio al cliente.

La empresa de Café Negro cuenta con profesionales quienes ejecutan sus labores de la mejor manera, pero su conocimiento se queda corto frente a las problemáticas anteriormente descritas, se requiere un profesional especializado en Ventas y Producción con el fin de mejorar estos procesos, ya que articulando estas dos áreas se verá una mejora significativa en el servicio al cliente.

1. Fase de preparación de la consultoría

1. Primeras Reuniones, preparación. Se contacta al cliente ofreciendo los servicios, convenciéndolo de que los servicios de consultoría de su empresa son los que el cliente requiere.
2. Del anterior contacto se programa una reunión de “Entendimiento”.

1. Objeto y Preparación

En la reunión de entendimiento del ambiente corporativo, se detalla la actividad de la empresa y sus objetivos estratégicos.

También se informan los contactos claves y el manejo de las comunicaciones.

Se deja como evidencia la siguiente documentación: Alcance y objetivo preliminar, plan de comunicaciones (Conducto regular, contactos clave), compromisos y presupuesto, es decir los valores máximos que está dispuesta a pagar la entidad por los servicios de consultoría.

1. Diagnóstico Preliminar
2. Participación del cliente, Fuentes de información y otros Métodos

Con la reunión previa y conversación con el cliente y encargados del proceso, el consultor ya cuenta con una definición de problemática y alcance.

De igual manera en sitio, realiza una revisión previa de los procesos involucrados, indicadores, procedimientos, etc, que le permiten analizar más a fondo el por qué y para qué del servicio de consultoría y sus posibles soluciones, para no caer en reprocesos.

1. Mandato

En base a las evidencias previamente revisadas, el consultor diseña el mandato, el cual traza la hoja de ruta y columna vertebral de la consultoría:

1. Descripción del problema o de los problemas que se han de resolver:

TIPO DE CLIENTE: 3 - Este tipo de cliente no realiza ningún mandato, es decir, este tipo de cliente dejan que el profesionalismo, experiencia y trabajo del consultor estipulen el contrato final.

Necesidades iniciales:

• Deficiente prestación de servicio al cliente
• No cuentan con un proceso organizado ni sistematizado de pronóstico de ventas
• Cuentan con una diversidad de productos sin contar con un estudio de mercado previo.
• Retrasos en el área de producción
• Inversión elevada en inventario de componentes
• Errores en la programación de producción, lo cual deriva en retrasos de producción.
• Pérdida reputacional por deficiencias en servicio al cliente y retrasos en la producción.
• Personal poco capacitado en áreas críticas de la empresa (Producción, servicio al cliente, ventas)

Dentro de estos problemas descritos, el más crítico es el correspondiente a que no cuentan con un proceso organizado ni sistematizado de pronóstico de ventas y programas de producción.

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