Auditoria en forma remota

Auditoria en forma remota

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El propósito de esta investigación es conocer de mejor manera esta modalidad de auditoría remota también conocida como auditoría virtual que fue creada hace ya un par de años, aunque con el repentino cambio de vida que trajo consigo la pandemia mundial COVID-19 teniendo que dejar de lado el trabajo en la oficina y la tecnología se ha vuelto parte de esencial de la vida diaria donde es fundamental estar al tanto de esta para trabajar como para estudiar por lo que conocer este tema es significativo ya que nos da mayor conociendo sobre esta auditoría y aclara las dudas que se puedan tener sobre ella.

Las normas ISO que se establecen para implementar un mejor sistema de gestión de la calidad estable en su más reciente versión esta auditoría de la siguiente manera:

Las auditorías virtuales es un nuevo concepto adoptado por la ISO 19011:2018, la cual da orientación sobre cómo realizar las auditorias y hace mención especial a las actividades de auditorías virtuales en los sistemas de gestión, las cuales representan un paso más en este proceso de innovación digital. (ISOTools. (2019, 31 julio). Auditorías Virtuales de sistemas de gestión basados en normas ISO. ISOTools Excellence. https://www.isotools.org/2019/07/31/auditorias-virtuales-de-sistemas-de-gestion/  )

Como también se menciona es el articulo anterior la transformación digital cada vez llega a mas empresas sin importar si son públicos o privados ya que mediante esta se puede agilizar de manera más rápida los sistemas de gestión sin importar los imprevistos que se puedan generar como la distancia, horarios o bien esta situación de la pandemia que ya abordamos.

¿PERO QUE ES EN SI LA AUDITORIA REMOTA?

 según bsi. Una auditoría remota es lo mismo que una auditoría en sitio, pero el auditor colabora con usted por medio de la tecnología. Todavía puede cubrir la revisión de documentos y registros, recorridos por sus instalaciones, entrevistas con trabajadores y presentación de hallazgos mediante el uso de una gama de plataformas tecnológicas. (Auditorias remotas. (s. f.). BSI. Recuperado 9 de noviembre de 2019, de https://www.bsigroup.com/es-MX/nuestros-servicios/certificacion/Auditorias-remotas/ )

Estas se pueden llevar a cabo mediante las aplicaciones como Zoom, Meet, WhatsApp, Skype o Facetime. Estas reuniones se pueden ver mediante un teléfono, tableta o de una manera más profesional mediante una computadora, así como también páginas web como la nube, drive o plataformas de la misma empresa. Dicho esto, sin duda la mejor manera de presenciar y trabajar en una de estas auditorias es en un lugar donde entre luz natural, una silla cómoda y  un escritorio limpio con solo lo necesario para el trabajo.

TIPOS DE AUDITORIA

• Auditoria Virtual con interacción humana: Son auditorías a distancia (no se realizan en las instalaciones del auditado), donde las actividades de auditoría implican la interacción entre el personal del auditado y el equipo auditor mediante canales de comunicación en tiempo real.
• Auditoria Virtual sin interacción humana: Son auditorías a distancia sin interacción con las personas que representan al auditado, es decir el auditor no interactúa con el auditado, sino con equipos, infraestructura tecnológica y documentos del auditado, respetando los protocolos de seguridad establecidos. Según: (editor. (2020, 10 marzo). ¿En qué consiste una auditoria virtual de sistemas de gestión? ISO 9001:2015. https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2020/03/en-que-consisten-una-auditoria-virtual-de-sistemas-de-gestion/ )

¿CÓMO FUNCIONA?

Estas auditorias son parecidas a las auditorias físicas, ya que cuentan con los mismos procedimientos claro esta que lo que cambia en esta es la manera de llevarla acabo ya que esta según la Escuela Europea de Excelencia los auditados apoyan la idea porque esto representa no perder una sala de conferencia para destinarla a los auditores durante una semana, o no tener que disponer de una logística de alimentación y alojamiento que se puede obviar con la auditoría remota.( E.E.E. (2020, 10 marzo). Auditoría remota en ISO 9001: beneficios y limitaciones. Escuela Europea de Excelencia. https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2020/03/auditoria-remota-en-iso-9001-beneficios-y-limitaciones/ )

LOS PASOS A SEGUIR EN UNA AUDITORIA REMOTA SON:

1.- PLANIFICACIÓN:

• Herramientas digitales: decidir por que medio se llevaran a cabo las reuniones, así como las plataformas donde se subirán los documentos que se generen durante el proceso.
• Prepararse para la auditoria: analizar cuáles son los objetivos a los que se quiere llegar en la auditoria y de qué manera se abordará la programación de esta para establecer la propuesta que se presentará ante del cliente.
• Tiempo: establecer el tiempo de la auditoría la fecha de inicio y fin.
• Primera reunión: establecer la hora y fecha en la que el líder comenzará el proceso mas detallado de la misma donde se le informará al cliente sobre los alcances y limitaciones de la auditoria.
• Confidencialidad: tener contrato, establecer cuando se grabara o se utilizara cámara en las reuniones, las reglas de la reunión, los papeles de trabajo y formatos que se utilicen.
• Equipo: establecer quienes serán los miembros del equipo informándoles del canal de comunicación, los beneficios y riesgos de la misma y el plan que se tiene.

2.- DESARROLLO:

• Documentos: solicitar a la empresa que envíe ya sea de manera electrónica o física los documentos que serán necesarios.
• Entrevistas: informar a la empresa las personas seleccionadas y enviar un mensaje o correo de aviso sobre los horarios y medios donde estas se llevarán a cabo.
• Registras las evidencias: subir a la plataforma, página web, correo o medio seleccionado de control todas las evidencias y avances sobre el proceso.

3.- CIERRE:

• Programa de reunión: se requiere claro de una junta con los miembros del equipo para establecer cuáles serán los puntos a tratar en la reunión de cierre.
• Temas: abordar todos los temas previstos en el programa de la reunión, confirmar el cumplimiento de las cláusulas, comentar las fortalezas y debilidades que se encontraron en la auditoria
• Redacción del informe: verificar si los objetivos se cumplieron, cuales fueron los que no se lograron, las necesidades y los puntos que se tienen que actualizar en la auditoria y los resultados que se encontraron en ella.
• Informe de auditoría: este se subirá en el mismo lugar que las evidencias además que se leerá y aclaran dudas en la reunión del cierre. En este informe se incluirán los detalles sobre los métodos de la auditoria que se realizó para dejar en claro la manera en la que se abordó, colocando también si los objetivos que se establecieron fueron cumplidos a lo largo del trabajo.
• Agradecimiento: hacer de los conocimientos de todos los involucrados el agradecimiento por su disponibilidad y empeño en el proceso.
• Conclusión: dar por terminada la auditoria y escuchar los comentarios que se tengan de la misa.

¿CUÁNDO PUEDE USARSE?

Esta se puede usar cuando la empresa la solicite y considere pertinente a su vez esta se puede establecer totalmente a distancia, durante las auditorías físicas o en una combinación. Según: (Auditorias remotas. (s. f.). BSI. Recuperado 9 de noviembre de 2019, de https://www.bsigroup.com/es-MX/nuestros-servicios/certificacion/Auditorias-remotas/ )

BENEFICIOS:

• Reducir costes: empresas con sucursales diferentes, ubicaciones difíciles.
• Comodidad: los clientes y el equipo de trabajo se sientes mas confinados en un ambiente que pueden contralar a diferencia de sentirse invadidos o invasores en la compañía.
• Mas auditores: al ser auditorias que se pueden llevar acabo en una computadora sin trasladarse al lugar físico de la empresa hay mas disponibilidad de que se añadan auditores al equipo.
• Uso de las tecnologías: contribuye a un mejor desempeño ya que se puede tener toda la información en una sola carpeta sin necesidad de tener tantas hojas en físico.
• La carga de auditoria: se reduce ya que se pude repartir de mejor manera entre el equipo de trabajadores.
• Pandemia: por el motivo conocido de mantener la sana distancia esta es la mejor alternativa para las empresas ya que no se exponen ante este riesgo a ninguna de las partes.

LIMITACIONES:

• Observaciones: es claro que al estar analizando una empresa desde fuera no se puede establecer una clara observación de primera mano sobre los procesos o bien sobre como se trabaja en la dicha empresa.
• Relación: se vuelve un poco más complicada la cuestión de la comunicación y esto se refleja en que los auditados podrían tener mas dudas sobre el proceso.
• Fraude: esta posibilidad aumenta ya que los auditados pueden presentar los documentos alterados o decidir omitir información importante.
• Conexiones de red: estas pueden generar problemas ya que la empresa puede contar solo con lo más básico de estas y no tener nube o alguna pagina segura para guardar su información confidencial, así como también puede llegar a fallar esta conexión y retrasar un poco más la auditoria.
• Falta de capacitación: el auditor líder debe contar con alguna certificación sobre la realización de auditorías remotas y a su vez su equipo de trabajo también.

CONCLUSIÓN:

La auditoria remota en esta nueva actualidad es una de las mejores alternativas para el proceso de revisión en una empresa ya que cuenta con múltiples beneficios que permiten al auditado y al auditor sentirse mas seguros con las medidas de cuidado que tenemos que tener en estos momentos, por otro lado, la nueva tecnología esta logrando tener nuevos alcanzas como además de optimizar las tareas que en una auditoria se puedan llevar.

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