Auditoria y control administrativo

Introducción

En el presente trabajo se abordaran los aspectos principales de la Empresa y el área donde se realizara la auditoria de ventas, ya que se han observado problemas relativos a la eficiencia en dicho funcionamiento con el objetivo de sugerir un plan de acción para mejorar la eficiencia de ventas en la compañía.

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades. Debido a que durante la instrumentación de los planes de ventas ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la necesidad.

La auditoría de ventas se centra en el control de los objetivos de la organización en paralelo con los resultados de la rentabilidad de ventas. La auditoría identifica zonas problemáticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo.

El departamento de ventas y marketing es uno de los más importantes de cualquier empresa, sus tareas inician aun antes de que cualquier proyecto se ponga en marcha y de su buen funcionamiento depende que la empresa pueda posicionarse en el mercado y consolide su futuro.

Análisis preliminar

El área funcional a estudiar es el área de ventas y marketing en la Empresa Casa Cross, Sucursal Esquina de los repuestos, SA. Que está ubicada del Colegio Loyola 2 cuadras al sur 1 cuadra al Este.

Donde se observaron ciertas irregularidades por cual se evaluara la efectividad del área en  cuestión tomando en cuenta que el área de ventas no es productiva en su totalidad puesto que no alcanzan las metas de ventas propuestas mensualmente, en si no hay efectividad en los subordinados y esto se debe a varios factores.

El área de ventas y Marketing es donde actualmente hay problemas de administración en la Empresa ya que no se aplican uno o varios métodos para la captación de nuevos clientes, de igual manera no se sabe cuál es el nivel de satisfacción de los clientes leales porque no se les da un seguimiento continuo sobre el producto que están recibiendo, el no saber explicar el producto o servicio a los clientes de la mejor manera es también uno de los problemas que se presentan en el área, otras de las afectaciones del área en estudio es que no se hace el debido monitoreo de las actividades asignadas en tiempo y forma y la falta de capacitación a los empleados.

Los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar son conocer bien a los clientes, dar seguimiento a  un proceso de ventas efectivo,  los niveles de incentivos que se les brinda a los vendedores, programas de capacitación  para los vendedores, no existe cultura de marketing.

Es importante estudiar estos elementos porque afectan directamente el rendimiento de la empresa y garantizan la proximidad al cliente adaptándose a las necesidades y la satisfacción que buscan al adquirir el producto, de la misma manera que nos permite conocer más  cerca del cambio en los gustos y preferencias de los consumidores.

El área de ventas y marketing afecta directamente la productividad debido a que los empleados no siguen la visión de la Empresa, causando una baja de ingresos.

Por lo cual se proponen medidas correctivas para el mejor funcionamiento de estas áreas y son las siguientes:

1. Contacto personalizado con distribuidores y clientes.
2. Realizar campañas concretas (publicidad, marketing online).
3. Incentivación y motivación de personal interno.
4. Mejoras en los plazos de entregas.
5. Entrenamientos profesionales en ventas.
6. Desarrollar habilidades de comunicación y negociación.
7. Intensidad en estrategias de ventas.
8. Premiar a clientes más fieles.

Tipo de enfoque y auditoria

El tipo de auditoria a ejecutar es la auditoria analítica ya que se llevarán a cabo análisis de los procedimientos del área en estudio de la misma manera desarrollar pronósticos y proyecciones de ventas así mismo se estudiará el comportamiento del personal del área.

El tipo de auditoria a aplicar es la auditoria de ventas es un análisis de todo el proceso de ventas, desde los sistemas que utilizan hasta las personas que los utilizan.

 Las empresas realizan auditorías de ventas para evaluar la estructura y la estrategia de sus esfuerzos de ventas y dar respuestas a las preguntas más importantes.

Misión

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes y superar sus expectativas, a través de un amplio surtido de productos, un servicio de calidad y una mejora continua.

Visión

Ser la empresa líder mayorista en el mercado nacional de refacciones automotrices y seguir siendo una empresa rentable, productiva y socialmente responsable para el crecimiento y desarrollo del país.

Objetivos

Objetivo general

Evaluar la auditoria del área de ventas de la empresa “Esquina de los Repuestos., S.A.

Objetivos específicos:

1.  Detectar las deficiencias en  el área de ventas.
2. Valorar las tareas y procedimientos del personal de ventas.
3. Brindar medidas correctivas para dar solución a los problemas percibidos.

Organigrama “Esquina de los repuestos, SA”

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Diagnostico

El principal problema diagnosticado en la Esquina de los repuestos, SA es que no se están logrando las metas estipuladas en el área de ventas y esto está afectando en la productividad de la Empresa al no lograr sus objetivos a través de los subordinados.

1. Planeación

1. Revisión de planes de ventas

1. Objetivos de ventas
2. Estrategias
3. Políticas
4.  FODA
5. Evaluación de categorías de productos
6. Pronósticos de ventas

1. PMS (Promedios móviles simples)
2. Pronostico de ventas por unidades vendidas
3. Pronostico de ventas por meses de mayor consumo
4. Proyecciones

1. Procedimientos del personal de ventas

1. Programas computarizados con los que se llevan a cabo las ventas.
2. Información que el personal maneja sobre la empresa y los productos.
3. Técnicas de ventas.
4. Evaluación de habilidades claves de los vendedores.
5. El rol del gerente de ventas.

1.  Metas semanales propuestas
2. Registro de ventas
3. Control de ventas

1. Sistema de atención al cliente

1. Calidad de atención a los clientes.
2. Motivación de los empleados.
3. Seguimiento de los clientes.
4. Atención de quejas y reclamos.

1. Programación

Se ha elaborado un cronograma con las actividades y fechas de estudio para tener una idea general del proceso de elaboración de la auditoria de ventas, en términos de un tiempo específico para la ejecución del proyecto donde se organizó en fechas probables.

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