Bases de datos para administración de información organizacional

Bases de datos para administración de información organizacional

Abigail Calderón Alvear

Tecnología aplicada a la contabilidad y finanzas

Instituto IACC

25 de noviembre del 2019

Desarrollo

1. . Explique cuáles son las diferencias de trabajar con una base de datos versus la utilización de planillas Excel cuando se trata de procesos contables.

• Como sabemos Excel es una herramienta que utilizamos la cual es muy completa el cual es un programa genérico, al momento de ser creado no precisamente fue pensado para utilizarlo en contabilidad, es por esto que si un contador quisiera utilizarlo para este tipo de trabajo no podría brindarle todas las funcionalidades para poder ejecutar ese tipo de funciones, pero debemos saber que existen software con una base de datos la cual puedan realizarlo.
• Si utilizamos Excel debemos invertir más tiempo  y energía ya que debemos configurar celdas y preparar las hojas de cálculo según lo necesitemos, al contrario de una base de datos en la cual podemos obtener los mismos resultados en un menos tiempo ya que esto ya viene predeterminado, además tiene un menor margen de errores y así es más fácil poder dilucidar que es lo que está mal, por el contrario del Excel ya que este  demora más en deducir los errores.
• Si hablamos contablemente las principales reglas son mantener la información actualizada con lo que respecta a las nuevas leyes tales como reformas, etc. Una de las fortalezas de una base de datos en comparación con Excel es que detrás de un programa contable en estos existen programadores, en los que se actualizan periódicamente toda la información de acuerdo a cada novedad legal y tributaria.
• Al momento en que utilizamos en programa Excel lamentablemente corremos un riesgo el cual es de perder toda la información ya que cualquier persona puede acceder a nuestra planilla y modificarla, al contrario de la base de datos ya que existen respaldos y los que s encargan de ellos son los programadores y es mucho más seguro.
• Al momento que un contador trabajara en Excel y tuviera la necesidad de integrar con el sistema la información de sus clientes, deberá tomar toda la información que está ingresada y re dirigir, esta tarea es tediosa al contario a una base de datos ya que esta permite acceder a la información de sus clientes y pudiendo extraer toda la información financiera de una forma inmediata y de forma real.
• Como vemos el dinero en que ahorramos usando el programa Excel, no se puede compensar con todos los beneficios que nos puede brindar un software contable o una base de datos, lo que también podemos manejar grandes cifras en algunos casos) y hacer cálculos, todo esto contribuye con las tareas analíticas propias para un contador.

1. ¿Cuáles son las características con las que debe contar una base de datos y por qué esas características son importantes?

En una base de datos se debe contar con una información exhaustiva, no redundante de datos estructurados organizados, independiente de su utilización y este debe tener acceso en  tiempo real, además de ser compatible con usuarios concurrentes y con necesidades de información diferente.

Las características con las que cuenta una base de datos son:

• Tiene datos estructurados y organizados, los cuales quiere decir que la definición de los datos almacenados son explícitos en relación a la base de datos.
• Es un conjunto exhaustivo no redundante de datos, esto quiere decir que los datos no se pueden repetir.
• Tiene datos organizados independientemente de su utilización, como principal característica de una base de datos es que estos dichos datos se pueden utilizar por diferentes programas en el cual cada uno de ellos tiene diferentes objetivos.
• Estos deben ser accesibles en tiempo real y son compatibles con usuarios concurrentes con la necesidad de información diferente, esto quiere decir la información que debe poseer la cualidad de oportunidad y también debe ser accesible por varios usuarios al mismo tiempo, como ejemplo de estos son los clientes bancarios ya que estos acceden a una  base de datos al mismo tiempo.

1. Describa el proceso de creación de una base de datos

- Para crear una base de datos esta requiere de un proceso de diseño, en el cual participan especialistas del área de informática en el cual cada usuario necesita trabajar con los datos que se almacenaran.

- Una base de datos es diseñada según el contexto de creación de un sistema, el cual es implementado por una empresa para sus procesos organizacionales.

 Se debe considerar para su diseño:

• Cuales datos debe contener la base de datos.
• Como se relacionan los datos entre sí.
• Como se relacionan los datos de este sistema, con datos de otros sistemas.
• Como se debe organizar la base de datos a diseñar.

Estos deben pasar por diferentes etapas para poder llegar al diseño final de la base de datos, para realizar todo esto se debe utilizar un conjunto de técnicas de modelamiento de datos los cuales veremos a continuación:

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