¿CÓMO DEBE SER UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?

EL INFORME

JEISON DAVID ESCOBAR SANCHEZ

ANGIE ALEXANDRA HERNADEZ VERA

LAURA  YESSENIA BECERRA GOMEZ

FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

SENA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

BOGOTÁ

2016

EL INFORME

JEISON DAVID ESCOBAR SANCHEZ

ANGIE ALEXANDRA HERNADEZ VERA

LAURA  YESSENIA BECERRA GOMEZ

INSTRUCTORA: LEIDY LAURA DAZA

SENA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

BOGOTÁ

INTRODUCCIÓN

 La presente investigación se refiere al tema del Rol del Asistente Administrativo, que se puede definir como el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica entre otras.

Para analizar este de tema del Asistente Administrativo aquí en el documento se explica cómo debe ser un Asistente Administrativo, sus características  y cuáles son sus funciones y condiciones ambientales y riesgo de trabajo.

¿CÓMO DEBE SER UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?

1.  Debe mantener actualizado el conocimiento de la Tecnología, también debe ser competente en el uso de la computadora y específicamente en programas como Microsoft Office, Outlook, Word, Excel y PowerPoint. Buenas habilidades de escritura, se debe escribir como mínimo 45 palabras en un minuto.

2. Debe ser un mecanógrafo competente y tener buena ortografía, puntuación, gramática y comunicación oral y escrita.

3. Debe vestirse de forma profesional y siempre ser muy puntual.

4. Debe tener buena comunicación, debe ser educado y respetuoso cuando se dirija a otras personas, especialmente por teléfono.

5. Debe ser muy organizado, porque se le piden múltiples tareas a diario, y para cumplir con ellas de manera eficiente, debe ser Organizado.

6. Siempre debe  tener una actitud positiva y optimista. Esto hará que el trabajo resulte más fácil, y la gente disfrutará al ayudarte, haciéndote sentir más activa para la empresa y tu jefe.

7.  Es muy importante que el Asistente Administrativo tenga un excelente Servicio al Cliente, y para ello: Sé amable, Muestra actitud, Atiende con rapidez, Resuelve las quejas o reclamos, Brinda un trato personalizado, Ofrece un ambiente agradable, Ofrece comodidad, Nunca apures, Nunca discutas, Ofrece servicios adicionales. Con esto puedes tener un buen Servicio al cliente, y a la vez un Excelente Asistente Administrativo.

OBJETIVO GENERAL DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO:

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES Y/O TAREAS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

• Participa Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad, en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

• Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

• Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

• Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

• Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

• Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

• Realiza registro contable.

• Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

• Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos.

• Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

• Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

• Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

• Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

• Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

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