CASO DE EXITO IMPLEMENTACION BMP

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Investigación: Caso de éxito BMP

Descripción

Existen multitud de definiciones y acepciones del concepto BPM disponibles en la red, centrándose todas ellas en la gestión (definición, mejora, monitorización, control) de los procesos de negocio.

Las herramientas tecnológicas BPM, incluidas en las denominadas suites de productos (BPMS), proporcionan velocidad y agilidad a la hora de definir e implantar los procesos operacionales con los que se debe gestionar la organización.

Metodología

Investiga sobre un caso de éxito de una empresa que haya migrado de un sistema de organización tradicional a uno centrado en procesos BMP.  Puntos a considerar:

• Marco teórico sobre BMP.
• Historia de la empresa y estructura.
• Por qué migraron y como fue el proceso.
• Ventajas que obtuvieron.
• Resultados y conclusiones.

Objetivo

Que el alumno conozca desde un caso, la organización centrada en procesos y sus beneficios.  

Criterios de evaluación

Se tendrá en cuenta la originalidad, calidad y desenvolvimiento en la forma de redactar.

Extensión máxima: 5 páginas, con letra Georgia 11 e interlineado 1.5.

Marco Teórico:

  BPM (“Business Process Management”) o gestión de los procesos de negocios es una disciplina que permite combinar estrategia de negocio, procesos de cadena de valor y tecnologías de información para diseñar, modelar, automatizar, analizar y mejorar procesos de negocio con el objetivo de aumentar la satisfacción de los clientes y la productividad de las organizaciones.

BPM (“Business Process Management”), se ha convertido en la disciplina de gestión más implantada en los últimos años. Las organizaciones han comprobado que al tener la cadena de valor conectada de principio a fin (“Order-To-Cash”) a través de los procesos críticos las operaciones pueden conformar una bien estructurada ejecución diaria con personal motivado y enfocado a objetivos alineados y conectados entre sí para entregar los resultados requeridos por el negocio de manera consistente y sostenida. BPM adicionalmente permite tener visibilidad de los procesos por medio de la automatización para tener disponibilidad de indicadores en tiempo real lo cual facilita la toma de decisiones a todos los niveles de una organización. Todo lo anterior se convierte en un impacto positivo en la productividad y competitividad de las empresas ya que permite alcanzar excelencia en el servicio al cliente.

Tradicionalmente, la organización de las empresas ha estado basada en unidades departamentales y sus pilares son la jerarquía, el control y la burocracia, limitando el desempeño del personal; creando silos que, en consecuencia, no se hablan entre sí y que buscan la eficiencia de su eslabón dentro de la cadena de valor sin considerar las interacciones transversales que existen entre ellos y por ende fomentando una cultura de “Yo no fui, Fue el/la de junto” y de rigidez que se aleja diametralmente de la necesidad de estar enfocado y comprometido con el servicio al cliente y la productividad.  Es por esta razón, que BPM debe considerarse desde el día uno como un cambio cultural que analiza la efectividad operacional de forma continua por medio del establecimiento de medidas de rendimiento para la mejora continua ya que siempre que un proceso experimenta una condición fuera de límites, el seguimiento de la actividad del proceso BAM (“Business Activity Monitoring”) detecta el evento y emprende la acción usando herramientas de análisis de causa raíz. BAM, por consecuencia, es el catalizador tanto de la mejora continua como de cambios disruptivos en la cadena de valor de las empresas ya que todos los procesos se degradan con el tiempo, las expectativas del cliente se incrementan y las nuevas tecnologías adicionan elementos para que los procesos puedan ser más eficientes. Por este atributo los métodos de mejora continua son una parte esencial de BPM. En consecuencia, la implantación de la gestión por procesos se ha convertido en la herramienta de gestión empresarial más efectiva actualmente ya que aplica para todos los tipos de organizaciones.

Finalmente, BPM suena genial; sin embargo, no podemos dejar de preguntarnos como nos transformamos de una compañía jerárquica y que trabaja en silos a una organización que ejecuta la cadena de valor por procesos en la que todos sus miembros están conectados a un objetivo común.  Lo primero que tenemos que hacer, es reconocer que este tipo de transformación no ocurre en un día, que requiere de constancia y compromiso de toda la organización y que no es una iniciativa de reducción del personal de lo contrario es seguro que fracasará. Una vez racionalizado lo anterior, la implementación, de manera simplificada, consiste en los siguientes pasos:

• Definición de la visión, misión y estrategia a largo plazo
• Mapeo de la cadena de valor actual (“As Is”) usando metodologías de proceso como la de “Lean Enterprise” con un equipo multifuncional (ventas, Sistemas de Información, Planeación, Produccion, Servicio a Cliente, Logística, Procurement, Credito y Cobranza)
• Diseño de la cadena de valor futura (“To Be”) usando metodologías de proceso como la de “Lean Enterprise” con un equipo multifuncional
• Definición e interconexión de procesos clave
• Identificación de “Quick Hits” que permitan logros tempranos que motiven a seguir con la transformación emprendida
• Definición del flujo de cada proceso y los parámetros de desempeño clave
• Configuración de las arquitecturas considerando tres dimensiones:

• Arquitecturas de negocio y de gestión: Son los sistemas y procedimientos para la gestión del cambio e implementación de los proyectos.
•  Implementar la arquitectura de procesos: Configuración de la arquitectura de procesos, definición de los roles de los propietarios de los procesos y los equipos de procesos interdisciplinarios.
•  La arquitectura tecnológica: Diseño de flujo de trabajo a través de la cadena de valor futura soportada en una arquitectura tecnológica enfocada al servicio (SOA) robusta, que incluye las herramientas y técnicas para la creación de modelos, análisis, simulación, reglas, metadatos y gobierno de la misma.      

• Definición de los sistemas de medida: Implementación de un proceso de supervisión y gestión de los procesos clave que fortalezca la mejora continua.
• Conexión de los cambios con el proceso de revisión de resultados de la empresa para hacer visibles los beneficios en términos monetarios y de servicio.

Caso de Estudio:

     Antes de entrar en el ejemplo específico de una empresa que con claridad de objetivos implementó con éxito BPM quiero compartir la siguiente aseveración que Wallace Oliveira externó el 24 de Junio, 2017:

    “La teoría es muy importante ya que tiene como objetivo preparar y enseñar cosas nuevas, pero lo mejor es ver todo el conocimiento aplicado en prácticas de innovación arrojadas en la gestión empresarial”.

    Ejemplos de gestión moderna con el uso de BPM existen muchos en la industria; sin embargo uno que llamó particularmente mi atención fue el de la compañía Bernstein AG quien con el soporte del consultor Ultimus® logró integrar su ERP existente a la suite de BPM lo cual representó un salto cuántico en el aspecto cultural de esta empresa fundada en 1947 que al mismo tiempo demuestra lo que es romper paradigmas sobre diferenciadores de la competencia tradicionalmente aceptados, retarlos y descubrir  que a través de buscar ser la mejor opción para los clientes basando la estrategia en la adición como elemento diferenciador la excelencia en el servicio a través de la reducción del tiempo de respuesta como un atributo clave en el mercado de los componentes y sistemas para periféricos de automatización industrial utilizados en ascensores y escaleras mecánicas, puertas y portones en los que compite esta compañía alemana podría acelerar su crecimiento.

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