CASO PRÁCTICO La empresa Ingenia SA

CASO PRÁCTICO

La empresa Ingenia SA ha obtenido recientemente los resultados de un estudio elaborado por una consultora externa que tenía por objetivo comparar la actividad de la empresa con otras similares del mercado de cara a definir su estrategia en los próximos años.

Los resultados en relación a la Gestión de Proyectos han sido los siguientes:

Información general

● La empresa Ingenia SA está formada por un equipo de 120 personas con un promedio de antigüedad 4,8 años

● La estructura organizativa que sigue se podría asimilar a una Estructura Matricial Equilibrada donde el Jefe de Proyecto, a pesar de ser una figura reconocida apenas tiene autoridad

Análisis del proceso de Gestión de Proyectos

● Se ha definido un proceso de Gestión de Proyectos basado en A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013 aunque sería recomendable actualizaran los procesos con respecto a la última edición

● Se han creado diferentes procesos de Gestión en función de la tipología, el alcance y el riesgo del proyecto, teniendo desde procesos más simples a más complejos. La elección de una tipología u otra la realiza el Director del Departamento de Organización

● Se ha analizado el cumplimiento de los procesos y se han obtenido valores muy altos de seguimiento en los Procesos de Iniciación y Planificación y más bajos en lo procesos del Cierre.

● No disponen de métricas ni evalúan el cumplimiento de los procesos.

Gestión del conocimiento

● Se tiene una base documental que permite almacenar las lecciones aprendidas de los proyectos con acceso disponible a toda la organización.

● El 10% de la plantilla que ejecuta proyectos está certificada en algún tipo de normativa internacional de Gestión de Proyecto

● No se desarrollan programas formativos especializados en gestión de Proyectos.

● Se desarrolla un ciclo formativo genérico una vez al año al que asisten las nuevas incorporaciones

Gestión documental

● El equipo de proyecto tiene a su disposición plantillas de gestión las cuales se ha comprobado que son utilizadas en un porcentaje muy elevado (70%)

● La documentación durante el proyecto se gestiona con herramientas online colaborativas que permiten el control de versiones

Para impulsar aún más la cultura orientada a proyectos se propone llevar a cabo la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos dentro de la Organización. En esa implantación participarás como asesor proponiendo tu punto de vista sobre este proyecto de creación de la PMO.

1. Teniendo en cuenta el grado de madurez de la empresa, ¿Cuáles crees que deberían ser las principales funciones que tendría que desarrollar esta PMO?

2. ¿Qué número de personas y qué roles deberán de participar en esta nueva área?

3. ¿Qué tipología de PMO consideras más adecuada implantar dentro del Modelo Casey Perck?¿y de Gerard Hills y Dinsmore y Cabannis? ¿Por qué?

SOLUCIÓN CASO PRÁCTICO

1. Teniendo en cuenta el grado de madurez de la empresa, ¿Cuáles crees que deberían ser las principales funciones que tendría que desarrollar esta PMO?

Se trata de una organización que se puede considerar madura en Gestión de proyectos porque tiene desarrollados procesos de gestión y además sus trabajadores los llevan a cabo. Un aspecto que parece más “descuidado” dentro de la organización es el de la formación ya que actualmente no se presta una especial atención a la especialización.

Dentro de los bloques estudiados, podíamos decir que la Oficina de Gestión de Proyectos a implantar debería encargarse de:

Normalización

● Definir del modelo de relación de la Oficina de Gestión de Proyectos con otros departamentos de la organización.

● Establecer y proceso de Análisis del Negocio que permita evaluar los beneficios y riesgos de posibles proyectos a acometer.

● Ejecutar auditorías que permitan medir el cumplimiento de los procesos definidos.

● Perseguir la mejora continua organizacional

Capacitación

● Formar a los Jefes de Proyecto en la metodología de Gestión de Proyectos seleccionada

● Dotar a los Jefes de Proyectos de los medios para obtener certificaciones internacionales que les acrediten internacionalmente.

Seguimiento y control

● Elaborar un informe periódico para la Alta Dirección sobre el seguimiento de la cartera de proyectos

● Gestionar la calidad de los proyectos para garantizar que se cumplen con los estándares requeridos

Fomento de la Cultura del Project Management y Gestión del conocimiento

● Comunicar las funciones de la Oficina de Gestión de Proyectos.

● Dar visibilidad a los proyectos ejecutados o en curso.

● Gestionar la resistencia al cambio dentro de la organización.

● Identificar las buenas prácticas de los proyectos para incluirlos dentro de los procedimientos.

2. ¿Qué número de personas y qué roles deberán de participar en esta nueva área?

Teniendo en cuenta que estamos hablando de una empresa de unos 120 trabajadores y aunque desconocemos si todos se dedican a la Gestión de Proyectos, ésta podría estar formada por un equipo entre 3 y 5 personas.

Según las funciones que hemos establecido, el equipo estaría formado por un Director de la PMO y de 2 a 4 Técnicos de la Oficina

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