CONTROLES ADMINISTRATIVOS

CAPITULO 10. CONTROLES ADMINISTRATIVOS.

Objetivo 10.1. la naturaleza y la importancia del control.

¿QUÉ ES EL CONTROL Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?

Es el proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral. Todos los gerentes deben ejercer la función de control, aun cuando el desempeño de sus unidades tenga el nivel planeado, porque la única forma de determinar si esto es así, es evaluando que actividades se han llevado a cabo y comparando el desempeño real con el estándar que se desea lograr. El uso de controles garantiza que las actividades serán ejecutadas de forma que contribuyan al cumplimiento de los objetivos.

La planeación puede ser llevada a cabo y también puede crearse una estructura organizacional para facilitar el cumplimiento eficaz de los objetivos, e incluso es posible motivar a los empleados mediante un liderazgo efectivo.

La importancia del control radica, por lo tanto, en que constituye la única forma en que los gerentes pueden evaluar si las metas van a alcanzarse y, de no ser así, determinar por qué. El valor de la función de control resulta evidente en tres áreas específicas: la planeación, el empoderamiento de los empleados y la protección del entorno laboral.

El control crea una conexión fundamental entre la planeación y los resultados. Si los gerentes no implementan controles, les será imposible revisar el progreso hacia el logro de los objetivos y tomar las acciones necesarias para corregir el rumbo cuando haga falta.

La segunda razón, el control es importante ya que tiene que ver con el empoderamiento de los empleados. Un sistema de control eficaz puede generar la suficiente información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados como para minimizar la probabilidad de que surjan problemas.

Objetivo 10.2. describir los tres pasos de que consta el proceso de control.

EL PROCESO DE CONTROL.

Es el procedimiento de tres pasos cuya finalidad es medir el desempeño real, compararlo contra un estándar y poner en práctica las acciones gerenciales necesarias para corregir las desviaciones o errores de adecuación que pudieran presentarse.

Paso 1. MEDICION DEL DESEMPEÑO LABORAL.

Para determinar cual es el nivel real de desempeño, lo primero que deben hacer los gerentes es obtener información al respecto.

COMO MEDIMOS.

Los gerentes pueden emplear uno de cuatro métodos para medir el desempeño real e informar sobre cual es su nivel: la observación, los reportes estadísticos, los reportes orales y los reportes escritos.

Que MEDIMOS

Suele determinar lo que harán los empleados. Algunos criterios de control pueden utilizarse en cualquier situación administrativa. También es preciso llevar un control de las diferentes actividades que supervisan los gerentes.

Paso 2. COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO REAL CONTRA EL ESTÁNDAR.

Se determina la variación que existe entre el desempeño real y el estándar, es posible esperar que se presente cierta variación en el desempeño de todas las actividades, es fundamental determinar un rango de variación.

Paso 3. IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES GERENCIALES.

Los gerentes pueden elegir entre tres distintos cursos de acción: no reaccionar, corregir el desempeño real o revisar los estándares. Como la alternativa de “no reaccionar” es bastante evidente, a continuación, nos concentraremos en explicar las otras dos.

CORREGIR EL DESEMPEÑO REAL.

El gerente puede poner en practica distintas acciones correctivas, dependiendo del tipo de problemas que se este enfrentando. Ejemplo, si la razón de las variaciones en el desempeño es un trabajo mal realizado, el gerente podría corregirlo mediante programas de capacitación, acciones disciplinarias, cambios en las practicas de compensación, etc. En cualquier caso, el gerente debe decidir si tiene que implementar una acción correctiva inmediata, la cual busca solucionar los problemas de una sola vez para reencauzar el desempeño, o una acción correctiva básica con la intención de determinar como y porque se dio la desviación del desempeño antes de corregir la causa de esta.

REVISAR EL ESTÁNDAR.

Podría darse el caso de que la variación sea el resultado de un estándar irreal, es decir, de un objetivo demasiado alto o demasiado bajo. En tal situación, lo que requiere una acción correctiva es el entandar, no el desempeño. Si este supera el objetivo de manera consistente, el gerente deberá evaluar si la meta es muy fácil de cumplir y, por consiguiente, necesita ser elevada.

DECISIONES GERENCIALES RELACIONADAS CON EL CONTROL.        

Los estándares son los objetivos desarrollados durante el proceso de planeación. Esos objetivos son la base del proceso de control, el cual involucra la medición del desempeño real y su comparación con el estándar. Dependiendo de los resultados, el gerente tomara la decisión de no reaccionar, corregir el desempeño o revisar el estándar.

Objetivo 10.3. explicar cómo se miden el desempeño organizacional y el de los empleados.

CONTROL DEL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN Y SUS EMPLEADOS.

Costos eficientes. El tiempo que se hace esperar a los clientes. La satisfacción de los consumidores respecto del servicio ofrecido. Estos son tan solo algunos indicadores importantes del desempeño que miden los ejecutivos de la intensamente competitiva industria de los servicios de atención telefónica a clientes.

¿Qué es el desempeño organizacional?

El desempeño es el resultado final de una actividad. A los gerentes les interesa particularmente el desempeño organizacional, es decir, la suma de los resultados de todas las actividades laborales de la organización. Los gerentes necesitan comprender cuales son los factores que contribuyen al desempeño organizacional.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL.

Cuales medidas les darán la información que necesitan para determinar el nivel de desempeño de sus organizaciones. Entre las más utilizadas están la productividad organizacional, la eficacia organizacional y las clasificaciones industriales.

PRODUCTIVDAD ORGANIZACIONAL.

El termino productividad se refiere a la cantidad de bienes y servicios producidos dividida entre los insumos necesarios para generar ese nivel de producción. Su propósito es producir la mayor cantidad de bienes y servicios utilizando la menor cantidad de insumos. El nivel de producción se determina en función de los ingresos que recibe la organización por la venta de los bienes, el monto de los insumos mide en función de los costos en que incurre la organización por adquirir y transformar los recursos en producción.

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