COPRELAC.

La creación de la Unidad de Cumplimiento debe contemplar:

▪ La posición orgánica de la unidad.

▪ La autorización para acceder a toda la información de la entidad y realizar las visitas de inspección a oficinas y dependencias de la entidad, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas y las reglamentaciones internas desarrolladas por el Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos.

▪ Definir el alcance y cobertura de los procedimientos específicos de prevención y control.

El oficial de cumplimiento debe presentar al Comité de Prevención de Lavado de Activos (COPRELAC) un informe mensual sobre el avance de la labor que cumple la Unidad de Cumplimiento; las desviaciones o incumplimiento de las normas y reglamentaciones contenidas en el Sistema Integral de Prevención y Control; las causas de dichas desviaciones; las recomendaciones y el resultado del seguimiento a las acciones de mejoramiento continuo.

Anualmente, el oficial de cumplimiento debe presentar a la Junta Directiva o Directorio y a la COPRELAC, para la asignación de los recursos económicos necesarios, la Planeación de Cumplimiento y Seguimiento –PACS–, la cual contiene las actividades en materia de cumplimiento, previstas por la entidad financiera.

Funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo humano

La principal función de la Unidad de Cumplimiento en una entidad financiera es lograr proteger a la entidad de la introducción de dineros, derechos y activos provenientes de actividades delictivas.

En consecuencia, las funciones de los miembros del equipo de trabajo que conforman la Unidad de Cumplimiento, se encaminan a verificar:

▪ La ejecución de los procedimientos específicos para la prevención y control del lavado de activos, por parte de los empleados responsables.

▪ La observancia de los preceptos contenidos y desarrollados en el "Código de Conducta”, por parte de todos los empleados de la entidad.

▪ La ejecución de los programas de capacitación sobre prevención del lavado de activos; actualización normativa; diseño de nuevos procedimientos específicos; desarrollo de nuevas técnicas de lavado, asumidas por la delincuencia organizada y acciones internacionales para el control y represión de capitales originados en actividades delictivas.

▪ El análisis de razonabilidad que se debe efectuar sobre las operaciones inusuales, a los efectos de determinar el nivel de sospecha y la viabilidad de reporte como operación sospechosa al estamento correspondiente.

▪ La revisión de los reportes periódicos de información a los entes externos de supervisión y control.

▪ La elaboración de los informes mensuales dirigidos al COPRELAC.

▪ El seguimiento efectuado a las operaciones de los clientes, cotejo de las mismas con la actividad económica, la base patrimonial y las demás variables financieras declaradas al inicio del vínculo comercial, con el fin de establecer correspondencia entre unos y otros.

▪ El seguimiento de las acciones correctivas, como un compromiso de mejorar los defectos de control detectados en visitas de inspección.

▪ La conformación de estadísticas por segmento de mercado, para determinar el perfil financiero de los clientes, capacidad de operación, potencial económico y maniobra comercial, entre otros factores.

▪ La elaboración de consultas a fuentes secundaria y primaria, con el fin de determinar tendencias de los mercados atendidos por la empresa y el descubrimiento de nichos de mercado.

Relación con la auditoría interna y externa

Recordemos que la auditoría externa o revisoría fiscal es un órgano de vigilancia y control independiente de la administración, del cual se espera imparcialidad absoluta, en sus juicios e informes.

Los objetivos de la auditoría externa o revisoría fiscal que se relacionan con las funciones de la Unidad de Cumplimiento, establecen:

• Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la entidad se ajustan a las prescripciones legales en materia de prevención de lavado de activos, y expresar su opinión sobre la suficiencia del Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos.

• Dar oportuna cuenta a la Asamblea o Junta de Socios, a la Junta Directiva o gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.

• La auditoría externa o revisoría fiscal está facultada para inspeccionar todas las áreas funcionales, incluidas las acciones de la Unidad de Cumplimiento, con el propósito de establecer el cabal cumplimiento de la Ley y asegurar el funcionamiento de la entidad y el desarrollo normal de las operaciones, en cumplimiento de este objetivo.

• Evaluar el sistema de control adoptado por la entidad para la prevención del lavado de activos.

Las funciones de la Unidad de Cumplimiento forman parte integrante del Sistema de Control Interno de la entidad financiera, de forma tal que cuando los miembros del equipo de trabajo del oficial de cumplimiento cumplen con la responsabilidad de verificar dicho sistema, se permite medir lo adecuado, efectivo y la calidad del mismo.

De igual forma, la auditoría externa o la revisoría fiscal evalúa el Sistema de Control Interno de la entidad, a los efectos de adecuarlo, si fuere el caso, a las condiciones de calidad exigidas en materia de prevención y control del lavado de activos.

Relación con la auditoría interna

La Unidad de Cumplimiento, al igual que la Unidad de Auditoria Interna, planea el trabajo a ejecutar, examina y evalúa el sistema de control interno, comunica los resultados y efectúa seguimiento a las acciones correctivas.

La labor de las dos unidades se diferencia en que la auditoría interna efectúa su trabajo orientada por las normas de auditoría generalmente aceptadas, mientras que la labor desarrollada por la Unidad de Cumplimiento se hace sobre el Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos.

La relación existente entre las dos áreas es de cooperación, es decir, cada una programa sus visitas de inspección y el trabajo de campo, en forma independiente, pero en el momento de ejecutar el trabajo de campo acuerdan las fechas en que cada dependencia efectuará la visita de inspección respectiva.

Cuando las dos unidades determinan sus planes de revisión a ejecutar, lo hacen en fechas diferentes en el año, de tal forma que la unidad visitada recibe por lo menos un par de visitas como mínimo, ejecutadas

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