¿Cada cuánto tiempo se debe hacer un control de los riesgos en un proyecto?

Introducción

En esta semana veremos tres importantes áreas del conocimiento consideradas en la administración de proyecto. Estas son: el plan de comunicaciones; fundamental para ir informando a los distintos stakeholders respecto del estado de proyecto, y además muy importante si consideramos que el 80% de los proyectos que falla lo hacen por una mala comunicación. Además veremos la gestión de riesgos, identificándolos, clasificándolos, priorizándolos y aplicando planes de respuesta a estos. Finalmente veremos el área de contratos y adquisiciones dentro de un proyecto, conociendo los distintos tipos de contratos, y los procesos típicos utilizados para la adquisición de bienes y servicios.

Objetivos

• Elaborar un plan de comunicaciones.
• Elaborar un plan de riesgos.
• Conocer los elementos que se consideran a la hora de realizar adquisiones (productos y servicios) para el proyecto.

Preguntas Frecuentes

¿Cada cuánto tiempo se debe hacer un control de los riesgos en un proyecto?

En proyectos grandes por lo menos 2 veces por semana. Los riesgos tienen la particularidad que semana a semana pueden ir cambiando sus condiciones, cambiando así su ponderación en la matriz de riesgos. También pueden aparecer nuevos riesgos producto de la aplicación de planes de mitigación de otros riesgos previamente identificados (riesgos residuales).

¿Quiénes deben estar involucrados en el control de los riesgos del proyecto?

Debería ser un equipo multidisciplinario conformado por profesionales por parte del proveedor y del cliente, además con expertos en el área donde se esté implementando el proyecto.

Además de los tipos de comunicación presentes en el plan de comunicaciones ¿existen otros que se deben considerar?

La comunicación no verbal. Según el PMI este tipo de comunicación representa el 55% del total de actos de comunicación que realizamos durante la jornada; por lo tanto es fundamental conocerla y cuidarla, para no dar un mensaje equivocado. Ejemplos de este tipo de comunicación son: tonos de voz, gesticulaciones, modo de vestir, modos de expresión, entre otros.

Recomendaciones del Experto

Para tener en cuenta a la hora de elaborar el plan de comunicaciones:

Lo importante es que el otro reciba el mensaje tal cual se lo quiero dar; no podemos conformarnos solo con el envío, debemos asegurarnos que nuestro interlocutor lo entendió tal cual nosotros queríamos que lo entendiera.

Para tener en cuenta a la hora de identificar y evaluar los riesgos del proyecto:

Siempre se debe identificar y evaluar los riesgos; es muy importante que estas actividades sean periódicas; puesto que un riesgo puede cambiar su impacto en el tiempo dados los cambios en las condiciones del proyecto.

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