Caso Chocolak

Como recordará, la empresa Chokola´k produce y comercializa tabletas de chocolate para consumirse como bebida. La planta de producción está ubicada en el kilómetro 16 del municipio de Mixco. La planta está distribuida apropiadamente para los diferentes procesos de producción y cuenta con la siguiente maquinaria:

1 Horno tostador,

1 molino,

1 báscula de plataforma,

1 pesa digital,

Estanterías para secado,

Mesa de trabajo y

Silos para almacenar el grano.

Además, dispone de oficinas administrativas a cargo del Gerente y su asistente de Gerencia. Las oficinas están equipadas con dos computadoras, impresoras, fax, una línea telefónica con extensión al área de producción. Asimismo, cuenta con el equipo básico de oficina, papelería y útiles. Cinco personas están encargadas del proceso de producción y dos personas más en el área de ventas y distribución del producto.

Por ser una empresa pequeña la administración del inventario de producto terminado y materia prima lo realiza una sola persona, en forma manual quien anota en un cuaderno las salidas y entradas del producto terminado y de materia prima. Para efectuar los pedidos, órdenes de compras y otras actividades, se utilizan documentos impresos y para los cálculos se utilizan calculadoras.

Las órdenes de compra de materia prima se manejan semanalmente excepto las del empaque que se hacen trimestralmente por acuerdo con los proveedores. Estas órdenes estarán a cargo del asistente de Gerencia.

El sistema de valuación de inventarios utilizado es el PEPS, por ser producto perecedero y para garantizar una rotación de inventarios uniforme. Se tiene estimado un 5% de inventario de producto terminado por imprevistos a pedidos extraordinarios, o por falta de existencia de materia prima. El transportador es el encargado del movimiento y transportación de la materia prima y el producto terminado.

No cuentan con métodos eficaces y tecnificados de toma de inventario. Se requiere un subsistema que facilite el conteo de las existencias físicas de materia prima y producto terminado para asegurar la existencia real y que permita comparar los resultados obtenidos con los registros contables para establecer las diferencias que pudieran existir. Actualmente no se comprueba el estado de conservación, condiciones de utilización y de seguridad de la materia prima y el producto terminado.

A continuación se resumen algunos de los síntomas del problema

Frecuentemente la cantidad de materia prima en bodega es insuficiente para cubrir las necesidades de producción.

Se acumula el inventario de producto terminado en bodega

En ocasiones no se pueden cubrir ciertos pedidos, ya que con base en los datos del sistema del inventario se reporta un faltante

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