Caso práctico para entrevista a Coordinador de Almacén y Repuestos

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Una vez al ser seleccionado en el cargo Coordinador de Almacén y Repuestos y analizando las condiciones del área, se tienen que plantear acciones en un lapso de 90 días, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

1. Desarrollar estrategias para optimizar la gestión de almacén de repuestos.

• Seguimiento de incidencias de inventarios, en cuanto a nivel de quiebres de stock.
• Medición de los tiempos de atención a usuarios dentro de las ventanas de despacho.
• Preparación de pedidos (picking) para proveedores (equipos a reparación)
• Establecer un plan de estandarización de etiquetas para la identificación de materiales en almacén, de acuerdo a la fecha de ingreso y fabricación para dar una rotación adecuada a los materiales (FIFO).  
• Depurar inventario de materiales y equipos con poca rotación, a fin de recuperar capacidad de almacenamiento y generar posiciones para el aprovechamiento del espacio en almacén.

1. Evaluar y generar acciones sobre el impacto en cadena valores de los siguientes puntos:

• Materiales “0” stock

Para evitar el quiebre de inventarios o stock “0” se debe garantizar revisar el “índice de rotación de material”, planificar los tiempos de procura de los materiales en base a los consumos, considerar los tiempos de respuesta de los proveedores. En el caso de que sean materiales cuyo stock está en cero por considerarse obsoletos, lo ideal sería plantear la generación de data de todos estos materiales al menos de los últimos 5 años, y evaluar en conjunto con el área de mantenimiento, planificación y compras, la posibilidad de depurar el sistema de estos códigos, verificando la necesidad o no de existencia de este stock en el almacén.

• Materiales Alta rotación

Como parte de garantizar el stock de materiales de alto consumo y rotación en   almacén, se establece un plan de revisión y seguimiento por familia de materiales, con una frecuencia quincenal, a fin de notificar el status en el cual se encuentren los materiales tanto al área de planificación de materiales como a compras, para que de esta forma ambos equipos cuenten con la información de primera mano y puedan realizar la procura, de acuerdo al status que le notifiquemos.

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Entre algunos de los materiales catalogados como de alto consumo y de impacto en la continuidad de las operaciones se tiene:

*Material desechable (Papel, vasos, bolsas plásticas)

*Sustancias químicas (fórmula mecánica, solventes, pega de uso en carpintería, tinner, tintas)

*EPP (cascos, lentes, guantes, botas, batas y gorros desechables)

*Consumibles de alta rotación (tirros y cinta transparentes, pilas, lijas 220 y lijas 80, seguetas, trapos, jabón en polvo, materiales de ferretería (correas, rodamientos, resistencias).

• Sinergia Planificación Mantenimiento

Para ofrecer al equipo de planificación de mantenimiento un acompañamiento eficiente para el logro de los planes de trabajo, se podría evaluar la opción de entre ambas áreas revisar a detalle los equipos y áreas a intervenir establecidos en la planificación, a fin de conocer de forma anticipada los materiales y repuestos a ser utilizados, es decir, realizar una explosión de repuestos y proyectar de forma anticipada lo que se va a requerir para ejecutar la  planificación de mantenimiento, lo cual permitiría implementar un proceso de preparación de pedido (picking), igualmente

y de esta forma no se incurriría en generar traslados de emergencia que impactan en los costos de movilización de material, y generan retrasos para atender los requerimientos de planta. Incluso esto permitiría tanto al equipo de panificación como al de compras tener una visión más clara a fin de generar los procesos de procura de forma más fluida  y anticipada.

• Sinergia Gerencia Nacional Planificación y Compras

Mantener los canales de comunicación oportuna y asertiva entre las partes involucradas en toda la cadena de suministro, haciendo énfasis en los requerimientos que presenta la planta que puedan condicionar la continuidad operativa, y generen un impacto en cuanto a los tiempos de repuesta a los cuales estamos vinculadas las tres áreas (planificación, almacenes y compras), tal es el caso del manejo de GLP para la recarga de montacargas, en la cual de forma diaria se envía el status de autonomía (inventario) de dicho material tanto a las áreas de planificación como a compra, con la finalidad de mantener actualizados los pedidos e inventarios, y de esta forma garantizar la gestión de compra oportuna con el proveedor de gas y mantener la continuidad de las recargas, evitando caer en quiebres de stock de este insumo vital y de alto impacto en las operaciones, así mismo manteniendo alianzas estratégicas con el proveedor público el cual representa un importante impacto en cuanto a costos para la organización.  

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