Comités Organizadores de un Evento

COMITÉS ORGANIZADORES

Un evento se puede hacer de cualquier forma y de cualquier lugar.

COMITÉ: Es todo lo que tiene que ver en un evento, hay de varios tipos:

• Servicios: seguridad y servicio médico, trofeos, edecanes y maestros de ceremonia, equipos y soporte técnico, admisión local y cobros, cena de directores.
• Capital Humano: todas las personas que van a trabajar en el evento; jueces, edecanes y maestros de ceremonia.
• Operación Activa de la Sede: contratación, operación y equipamiento de salas, transportación local, limpieza y mantenimiento, patrocinios locales, alimentos y refrigerios.
• Ceremonias: ceremonia de inauguración, misa inaugural, ceremonia de clausura, proyección de cortometrajes.
• Calidad y Recepción: atención a delegaciones, imagen en sede, stands, archivo fotográfico.
• Integración: eventos y actividades de integración, insumos.
• Mística: contenidos e implementos del evento, campaña de evento (imagen del evento en general).
• Servicios a VIP: prensa, alimentos y transportes, invitados especiales, salones VIP.

SERVICIOS

1. SEGURIDAD Y SERVICIO MÉDICO: en un evento de grandes dimensiones, es necesario que los elementos de seguridad y auxilio médico estén siempre alerta.

• Funciones de Seguridad: elementos de seguridad capacitados, logística de elementos de seguridad, control de entradas y salidas, mantener el orden en las instalaciones.
• Funciones del Servicio Médico: tener una ambulancia y paramédicos siempre disponibles, tener contacto con los hospitales de la zona.

1. TROFEOS: la sede debe conseguir una empresa o persona que diseñe el trofeo de acuerdo a las especificaciones que están establecidas por el comité organizador.

• Funciones: elaborar una lista con la cantidad de trofeos a entregar, contacto con el diseñador del trofeo, seguimiento a la fabricación.

1. CENA DE DIRECTORES: invitar a directores y/o autoridades y al comité organizador, establecer el lugar adecuado al igual que encargarse de los alimentos y bebidas.

• Funciones: conseguir lugar para el evento, banquete y bebidas para la cena, invitar a directores y/o autoridades y al comité organizador, elaborar invitaciones.

1. EQUIPOS DE CÓMPUTO Y DE SOPORTE TÉCNICO: hacer base de datos de los invitados siempre; si se necesitan laptops, impresoras e impresiones.

• Funciones: administrar equipos, capacitar al personal técnico, instalación del software, proporcionar técnicos.

1. ADMINISTRACIÓN LOCAL Y COBROS: todo lo referente a rentas ya sean equipos, locales, consumos y gastos. Es necesario que una persona se encargue de realizar y gestionar dichos pagos.

• Funciones: administración del presupuesto local, pagos de gastos locales, pagos de rentas.

1. TRÁMITES Y PERMISOS

• Funciones: relación con el municipio, delegación, estado, etc.

CAPITAL HUMANO

1. EDECANES/MAESTROS DE CEREMONIA: capacitar a gente para que funjan como edecanes controlando el acceso a salas, deben estar preparados para dar información al público en general y proporcionar control en los eventos de inauguración.

• Funciones: capacitación de edecanes, rol de edecanes, gafetes para edecanes, uniforme establecido.

OPERACIÓN ACTIVA DE LA SEDE

1. CONTRATACIÓN, OPERACIÓN Y EQUIPAMIENTO DE LA SEDE: cada evento tiene distintas necesidades, por lo que cada sala debe estar acondicionada con los implementos necesarios y mobiliarios.

• Funciones: contratación de salas de cine, equipamiento (sillas, mesas, podio, etc), asegurarse de que haya A.C.

1. TRANSPORTACIÓN LOCAL: tener el transporte necesario para la gente.

• Funciones: mantener activo el transporte entre hotel y sede.

1. LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO: el personal de limpieza da la sede debe encargarse de mantener limpios los baños, áreas comunes.

• Funciones: limpieza constante de salas, baños y áreas comunes.
• Verificar que todos los servicios se encuentren funcionando correctamente.

1. PATROCINIOS LOCALES: conseguir empresas que estén interesadas en dar a conocer su marca al proporcionarnos algún tipo de donativo (en especie o efectivo).

• Funciones: conseguir patrocinios locales en efectivo o en especie, administrar los patrocinios.

1. ALIMENTOS Y REFRIGERIOS: vincularse con las personas de salas para estar surtiendo constantemente alimentos y bebidas.

• Funciones: surtir constantemente de todos los insumos que se necesiten en el evento.

CEREMONIAS

1. CEREMONIA DE INAUGURACIÓN: revisar que todo esté listo para poder llevar a cabo la ceremonia, maestro de ceremonias, autoridades, VIP, etc.

• Funciones: definir maestro de ceremonia, realizar un mapa de cómo quedaría organizado la mesa de autoridades, realizar invitaciones a los invitados VIP.

1. CLAUSURA Y PREMIACIÓN: es la parte en donde culmina todo el esfuerzo que se puso en el premio y tiene que ser perfecta.

• Funciones: escenografía, logística de autoridades, logística de trofeos y diplomas, logística de acomodo de invitados.

1. PROYECCIÓN DE CORTOMETRAJES:

• Funciones: definir lugar, producción, logística de invitados, logística de transporte.

ESPECIFICACIONES: todos los reglamentos que se tienen dentro de la empresa para que se desarrolle con orden.

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