Funciones Del Comité Organizador De Congresos Y Convenciones

3. Comité de Programa Técnico. Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.

Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención? Contestado lo anterior se definen los temas o asuntos a tratar y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión. Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios los cuales se dividen en humanos y materiales.

Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento, como son: oradores, delegados, intérpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.

Recursos materiales. Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables, como son: computadoras, proyectores, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, pantallas, equipo de traducción, etc.

A continuación se dan algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para detallar la agenda:

 Preparación de invitaciones.

 Envío de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación.

 Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético que contenga los siguientes datos: nombre, dirección, fecha de invitación, detalle de documentos remitidos, rol o papel del participante, asunto a tratar, reservación de viajes, reservación de hotel, forma de pago.

Al dorso de la ficha se tienen que anotar observaciones especiales: idiomas, tipo de alimentación, enfermedades, acompañantes. Si se precisa con anticipación que el participante asistirá acompañado, es recomendable diseñar un programa especial para ellos. Hacer del conocimiento del participante, el clima que impera en el lugar sede. Mantener al día el fichero. Llevar un registro en el que figuren las

Fechas de redacción, traducción, reproducción y distribución de los documentos del evento. Para la selección de recursos materiales, es necesario saber que dichos materiales de apoyo facilitan la comprensión de determinado tema, así como la transmisión por parte del expositor, y propician la comunicación entre el conductor y los participantes lo cual hace más objetiva la información.

4. Comité Ejecutivo. Está integrado por los presidentes de todos los comités. Su función principal es la de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catálogo

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