Comités y grupos en la toma de decisiones

Comités y grupos en la toma de decisiones

El comité es un grupo de personas a quienes, como grupo, se les encomienda algún asunto; aunque, no todos los comités implican toma de decisiones en grupo.

A pesar de que se les critica mucho, las juntas de comités dirigidas apropiadamente y usadas para el propósito correcto pueden dar lugar a una mayor motivación, una mejor resolución de problemas y mayor producción.

Proceso de grupo en los comités

Hay quienes dicen que los grupos pasan por 4 etapas:

1. Formación (comenzar conocerse entre sí)

2. Tormenta (determinación del objetivo de la reunión)

3. Normación (el grupo se pone de a cuerdo en cuanto a normas y algunas reglas)

4. Desempeño (realización de la tarea)

Para que un grupo sea eficaz, no sólo se debe escuchar lo que se dice, sino también observar la conducta no verbal.

Las funciones y las formalidades de los comités

Algunos comités cumplen funciones administrativas y otros no. Algunos toman decisiones, mientras que otros se limitan a deliberar acerca de los problemas sin autoridad para tomar una decisión. Algunos tienen autoridad para hacerle recomendaciones a un gerente, quien tal vez los acepte o no, mientras que otros están formados tan solo para recibir la información sin hacer recomendaciones ni tomar decisiones.

Un comité puede ser de línea o de staff, según su autoridad. Si su autoridad implica toma de decisiones que afecte a los subordinados responsables ante él, se trata de un ejecutivo plural; un comité de línea; si su relación de autoridad con un superior es de asesoría, entonces se trata de un comité de staff.

Los comités también pueden ser formales e informales. Son formales cuando si están establecidos como parte de la estructura de la organización, con deberes y autoridad especialmente delegados.

Los informales suelen estar sin delegación específica de autoridad y usualmente por alguna persona que desea obtener pensamientos o decisión específica de grupo sobre un problema en particular.

A veces es difícil trazar una distinción clara entre comités y otras reuniones de grupo. La característica esencial del comité es que trata de un grupo que se ocupa de un problema específico o un área de problemas peculiares.

El uso de comités en diferentes organizaciones

Los comités se usan mucho en todos los tipos de organización.

En educación. Los cuerpos docentes de las grandes universidades, más de 300 comités comparten la administración o aconsejan en materia de políticas, abarcando desde el senado académico y los comités de presupuestos hasta comités de coordinación y comités de los registros de los alumnos, asistencia social universitaria y mantenimiento del orden durante los exámenes.

Temor de que una sola persona acumule demasiado poder

Otra razón del uso difundido de los comités es el temor de delegar demasiada autoridad en una sola persona.

Desventajas de los comités

Alto costo en tiempo y dinero

El costo monetario de la discusión en comité también puede ser muy alto. Se debe considerar no sólo el costo del tiempo de un ejecutivo, sino también el costo para la empresa en pérdida de tiempo del ejecutivo que de lo contrario se hubiese dedicado a otros deberes importantes.

Este costo en tiempo y dinero se hace mas desventajoso cuando a un comité se le asigna un problema que podría ser resuelto por una sola persona o por un solo individuo con ayuda de un staff más pequeño y que recibe un estipendio más bajo.

Indecisión

Otra desventaja de los comités es el tiempo requerido para una deliberación profunda, la discusión de temas periféricos o secundarios y la dificultad de llegar a un acuerdo dan lugar a menudo a aplazamientos sin acción.

Tendencia a la auto destructividad

Cuando un individuo se vuelve dominante, la naturaleza del comité como grupo tomador de decisiones de iguales cambia, y allí surge de hecho un ejecutivo con un grupo de seguidores o consejeros. Los ejecutivos a menudo se engañan a sí mismos creyendo que los comités operan sobre principios de administración del grupo como un grupo de iguales, cuando, como sucede en realidad, el “equipo” está compuesto por consejeros subordinados o incluso de subordinados serviles que siguen a un líder.

El consejo plural y el consejo de administración

La mayoría de los comités son de naturaleza no administrativa. Sin embargo, a algunos grupos se les da el poder de tomar decisiones y de emprender una o todas las funciones administrativas de planeación, integración de personal, dirección y control.

Origen

El ejecutivo plural puede establecerse por ley o ser el resultado de una decisión administrativa.

Autoridad

El ejecutivo plural no siempre es lo que aparece, y a menudo un solo directivo toma las decisiones.

Papel en la creación de las políticas

Muchas compañías tienen a un ejecutivo o a un comité administrativo para elaborar los planes principales y adoptar la estrategia básica.

Ejecutivo plural y ejecutivo individual

Los comités sin autoridad administrativa son mucho más numerosos que aquellos que son verdaderos ejecutivos plurales. Aunque existe mucha experiencia en la organización

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