Como administrar su tiempo

COMO ADMINISTRAR SU TIEMPO

PRESENTADO POR:

LUIS CARLOS APRAEZ GUZMAN         (221155018)

PRESENTADO A:

HAROLD HERNAN SANTACRUZ DELGADO

VISIÓN EMPRESARIAL

UNIVERSIDAD DE NARIÑO

10 DE FEBRERO DE 2022

COMO ADMINISTRAR SU TIENMPO

Considerando que conseguir un trabajo es una tarea muy difícil y aun mas mantenerse en él, entonces para que esto suceda el trabajador debe ser muy eficiente y productivo, para esto hay una variable fundamental la cual hay que saber manejar, se trata del tiempo, ya que es de gran importancia en una empresa donde se carece de el para poder realizar todas las actividades que se le asigna a un trabajador, por ende este debe tratar de rendir al máximo. También hay otro factor que es de suma importancia y es la toma de decisiones ya que se debe escoger que actividades realizar primero porque son de suma importancia o de urgencia y las otras actividades que se pueden dejar para el final. Hay una serie de aspectos claves que se pueden utilizar para manejar mejor el tiempo.

Primeros pasos hacia un manejo eficaz del tiempo

Para tener una mejor administración del tiempo una de las principales premisas que se deben tener en cuenta cuando se presenten problemas, es que se debe analizar el problema en toda su perspectiva, no solo en una parte de este. Además de esto la actitud es un factor de gran importancia.

• Evaluar su práctica laboral actual: Esta etapa puede parecer un poco contradictoria al tema a tratar, pero es de vital importancia, puesto que las personas creen saber de qué manera realizar sus cosas y el tiempo que tardan en ellas, la mayoría se equivoca. Esto da como resultado un diagnostico que nos determina si el gasto de tiempo en algunas actividades es el adecuado o no.
• Planificar el trabajo y trabajar el plan: Es importante organizar en un plan por escrito de las labores que son de mayor importancia y estar actualizándose a menudo para ir incluyendo las labores que se consideren más inmediatas cada vez que vaya transcurriendo el tiempo, aunque a veces esto no salga como estaba planeado porque se puede presentar cualquier clase de problema lo cual afecta la ejecución de las actividades ya planificadas.
• Fijar objetivos claros: Este punto se refiere a que van a haber una serie de inconvenientes que se deben resolver y que se debe tomar decisiones sobre las tareas más fundamentales, según los objetivos principales de la empresa para actuar eficazmente en pro del bienestar de esta.
• Invertir tiempo para ahorrar tiempo: Para tener el orden pretendido hay dos categorías a las cuales hacen parte las acciones, las que son fácil de resolver y las que son más lentas de mecanizar, las tareas que son del tipo más difícil es mejor que las realice la persona encargada, mientras las que son de mayor facilidad es mejor enseñarle a alguien más así se pierda un poco de tiempo para cuando haya que realizarla de nuevo, el encargado solo dará la orden.
• Estar dispuesto a decir no: se trata de que por más que una persona quiera no está capacitada para realizar todas las tareas que le sean ordenadas ya que el tiempo no le alcanzara. Por esto es mejor decir no y hacer menos tareas pero de una manera más óptima.
• Ser o no ser perfecto: Cuando una persona quiere conservar un trabajo quiere hacer todo de manera perfecta, pero esto en verdad no es necesario, solo se deben hacer las cosas bien sin llegar a los extremos ya que esto implica pérdidas de tiempo, lo cual es lo contrario a lo que se quiere llegar.

Organizarse y mantenerse organizado

La administración y la organización van entrelazadas, porque si una persona no organiza bien las cosas esto le va a generar una pérdida de tiempo ya que estará buscando algo que no sabe dónde lo puso, esto se va acumulando lo cual hace que esta persona se ineficaz en lo que hace. La clave es tener un plan, por eso hay unos parámetros que ayudan a mejorar la funcionalidad:

• Trabaje el plan: para esto se deben cumplir cuatro pasos: hacer el listado de tareas a realizar, no perder el norte de lo que se debe realizar, hacerse una proyección del tiempo que demora cumplir estas labores, escoger las tareas que son prioritarias.
• Controle el plan: ya que el plan debe ser una rutina se debe estar revisando para saber qué es lo que se está cumpliendo, lo que no y si hay nuevas tareas que deban ser incorporadas. Se hace lo anterior para que  no se pierda el control de lo realizado.
• Agrupe sus tareas: Consiste en seleccionar las tareas que son de una misma naturaleza para realizarlas en simultaneo ya que en muchos casos es imposible manejar la gran cantidad de tareas.
• Utilice su agenda de modo eficaz: es el orden diario donde se pueden ubicar las tareas a realizar ese día, además de esto sirve para otras actividades relacionadas con el trabajo, no importa si esta es física o electrónica, sino que cumpla con el objetivo que es ayudar a administrar mejor el tiempo.
• Despeje su escritorio: más que todo esto afecta en los cargos de oficina ya que se perderá tiempo buscando algo que se encuentra en un ambiente desordenado, algunas personas dicen que entienden su desorden pero no solo las afecta a ellas, sino que también afecta el ambiente de la empresa ya que otra persona podría necesitar algo de ahí, pero no lo va a encontrar porque no está en su lugar, ocasionando esto pérdidas de tiempo.
• Evite desordenar su plan: se trata de seguir al pie de la letra el plan que haya sido organizado en la agenda, evitando saltar actividades cuando se pueda o porque no llamen su atención o también saltar a actividades que si lo hagan. Porque esto estará organizado dependiendo de las actividades que necesiten prioridad.
• Tome un descanso: hay veces que perder es ganar, en este caso lo es ya que hay actividades que no podemos resolver debido al cansancio, si se toma un descanso y se vuelve a las actividades será mucho más fácil realizarlas.

Combatir lo que hace perder el tiempo

Uno de los factores que hacen perder el tiempo son las interrupciones, a veces suceden de maneras justas, pero hay otras que no tienen nada que ver con el trabajo. Si se quiere administrar mejor el tiempo la tarea está en eliminar estos distractores o reducirlas al mínimo, a continuación se analizara este punto tan importante:

• ¿Qué es lo que hace perder tiempo?: Por naturaleza está establecido que la causa que genera perder más tiempo somos nosotros mismos, ya que nos gusta realizar primero las actividades más fáciles y dejar para el ultimo lo más complicado, lo cual hace que se pierda el tiempo tratando de evadir estas tareas.
• Llamadas telefónicas: Esta distracción depende del empleado ya que él la puede controlar porque puede mentir, diciendo que está ocupado, pero no puede sobrepasar ciertos límites ya que esto conllevara a tener ciertos riesgos, por ejemplo a que no le crean y perder esa amistad.
• Correo electrónico: Esta es una herramienta que revoluciono el mundo ya que es muy útil, pero es un arma de doble filo ya que se puede perder mucho tiempo si el empleado la utiliza en cosas innecesarias como estar leyendo cada correo que le llegue.

Primero lo primero

En la administración del tiempo vemos que hay métodos para incrementar el tiempo real y efectivo del cual se dispone pero fundamentalmente tiene que ver con que hay tareas que se deben priorizar de tal forma que en el tiempo que tenemos debemos ser eficientes y así nos diferenciaremos de los demás ese es el principal objetivo.

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