Conjunto de factores interrelacionadas orientados a un objetivo institucional

Universidad Nacional[pic 2]

Pedro Ruiz Gallo

FACULTAD  DE CIENCIAS, ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y

CONTABLES

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CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÒN

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE GESTION

   1.- ELABORACION DE  FUNCIONES

   2.- ORGANIGRAMAS

   3.- LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE

        ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

   4.- MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

   5.- CASOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS                                        

PROFESOR:     Lic. Adm.   Echeverría Jara, José Foción

Lambayeque – Perú

I.- ELABORACIÓN DE FUNCIONES

1.-LA FUNCIÓN  

Definiciones

a).-Es el conjunto de actividades o tareas interrelacionadas orientadas al logro de un objetivo organizacional.

b).-Conjunto de factores interrelacionadas orientados a un objetivo institucional.

              FACTORES:

               - Objetivo.

               - Una o más actividades o tareas.

               - Naturaleza: Decisoria, asesora, ejecutora, auxiliar, apoyo, consultora,   controladora, etc.

               - Responsabilidad.

c) Conjunto  de actividades necesarias; permanentes, afines coordinadas que se desarrollan para alcanzar

     objetivos.

La función es la razón principal para la existencia de la Institución. Se desprenden de los objetivos que dan origen a una entidad. (Normas INAP Directiva N°005-82 INAP/DNR)

2.-ELEMENTOS

En toda función deben aparecer 3 elementos fundamentales.

La acción.- Expresada mediante un verbo o verbos en infinitivo.

Ejemplo: Planificar, organizar, supervisar, etc.

1. Asunto.- Es respecto  a qué o materia que se va a tratar, en la acción; es decir su ámbito material

                    Ejemplo: Planificar (acción) el trabajo necesario.

          Asunto

1. Ámbito formal.- Sobre que actuar, puede ser un grupo social, situación, circunstancia territorial o temporal, etc.

Ejemplo:    Planificar   (acción)  el  trabajo  necesario  (asunto)  para el período económico

 Ámbito Formal

Ejemplos:

FENACREP (Federación Nacional de Cooperativas de ahorro y crédito del Perú)

• Normar (acción) la educación cooperativa (asunto) de los trabajadores de empresas asociativas (ámbito formal)

Instituto Nacional de Administración Pública (INAP)

• Redactar (acción) el Reporte mensual de denuncias en materia de simplificación administrativa (asunto), en las entidades de la Administración Pública (ámbito formal)

Dirección Municipal de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

• Dirigir y ejecutar (acciones), los planes, programas y proyectos (Asunto) de desarrollo local (ámbito formal)

• Formular y proponer (acciones) Proyectos de Reglamentos, Manuales de organización y de Procedimientos (asunto) de la Municipalidad Provincial de Chiclayo (ámbito formal)

• Prestar (acción) apoyo administrativo (asunto) a las comisiones internas de Regidores (ámbito formal)

Asamblea de Departamento Académico UNPRG

• Proponer (acción) la distribución de la carga lectiva de los profesores (asunto) al Consejo de Facultad (ámbito formal)

• Elaborar y actualizar (acciones) los sílabos de las asignaturas (asunto) requeridas por las Escuelas Profesionales (ámbito formal).

3.-DERIVACIÓN DE FUNCIONES

Es un proceso que consiste en desdoblar las funciones tratando de pasar del enunciado abstracto al concreto; es decir de la finalidad y objetivos a aspectos más específicos de las unidades orgánicas o cargos.

Este proceso es el siguiente:

1. Análisis de la finalidad y objetivos

Permite precisar los fines y objetivos que la organización pretende lograr.

La finalidad.- Es la razón fundamental para la que ha sido creada la organización y la que orienta su existencia en forma permanente, desde su inicio hasta su fin.

Los objetivos.-  Son los resultados que se pretende alcanzar en el corto, mediano o largo plazo, para el cumplimiento de la finalidad; varían de acuerdo a las necesidades de la organización.

Este análisis sirve para determinar con precisión las funciones generales o específicas que son necesarias para lograr los objetivos y finalidades.

1. Determinar funciones generales (básicas)

Las funciones generales.- Es el conjunto de acciones globales que debe realizar la unidad orgánica para lograr la finalidad y/o objetivos establecidos.

Es un enunciado abstracto y se identifica con la unidad orgánica.

Ejemplo: Unidad Orgánica:   Asamblea de Alcaldes Distritales.

Coordinar acciones para el desarrollo de la Provincia.

Ejemplo de una Empresa Industrial.

Finalidad.- Producir y comercializar cocinas a gas y kerosene en todo el país.

Las funciones Generales serían:

• Producir cocinas a gas y kerosene para su comercialización.

• Comercializar cocinas a gas y kerosene en todo el país.

Las funciones generales van configurando la estructura orgánica.

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