Contabilidad Y Costos

Cualquiera que sea la actividad económica que desempeñe una entidad, se requiere que todas y cada una de sus transacciones sean registradas, para lo que existe una lista de cuentas que forman parte de la estructura básica de la contabilidad.

La mecánica contable para llevar a cabo cada registro se basa en cinco conceptos clave: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto. Cada cuenta representa una forma de identificar lo que la empresa posee y la forma en que lo ha adquirido, además de contemplar las operaciones propias de su actividad o giro principal. Los registros dan sustento al sistema contable y brindan detalle del desempeño de la organización, con lo cual se pueden tomar decisiones encaminadas al logro de los objetivos.

Explicación

2.1 Cuentas básicas de contabilidad

¿Te has preguntado cómo se genera la información financiera? Desde su inicio, toda organización debe llevar a cabo el registro de sus operaciones como base para la generación de información. ¿Qué transacciones u operaciones se registran? Todo hecho o suceso que se pueda cuantificar monetariamente es sujeto de registro, por ejemplo, el pago de sueldos, la capacitación de los empleados, la compra de materia prima para la fabricación de un bien, la venta de un bien fabricado, el pago a proveedores, etc.

El registro de cada una de las transacciones de la empresa debe sustentarse en la ecuación contable, para tal efecto, esta ecuación implica que cada transacción sea registrada por partida doble cumpliendo una igualdad financiera.

Ecuación contable

Activo = Pasivo + Capital

De acuerdo a Andrade y Guajardo (2014): “Para procesar adecuadamente la información económica de los negocios es importante conocer las cuentas que integran un sistema contable, de qué manera se afectan y cómo se clasifican para su presentación en los estados financieros”.

A continuación se presentan las cinco cuentas principales que conforman la estructura básica de la contabilidad:

Activo

Son los recursos, bienes y derechos que posee una entidad.

Pasivo

Son las deudas u obligaciones que posee una entidad.

Capital contable

Son las aportaciones de los socios o accionistas representadas por los activos netos de la entidad más/menos las utilidades o pérdidas que se generan periódicamente.

Ingreso

También se le conoce como ventas y son los recursos que recibe la entidad por la elaboración de su servicio o venta de su producto, ya sea en efectivo o a crédito.

Gasto

Son los desembolsos o consumos que la entidad realiza y que son necesarios para lograr los ingresos o ventas.

Cada una de estas cuentas posee a su vez una clasificación propia, lo cual se revisará a continuación.

Activo

Los activos se clasifican en circulantes y no circulantes.

Los activos circulantes son los bienes de la entidad que se caracterizan por su convertibilidad en efectivo en el corto plazo (menos de un año), lo que significa que tarde o temprano se convierten en dinero a excepción de la cuenta de efectivo, bancos e inversiones temporales que son en efectivo.

Observa la siguiente figura y te darás cuenta que los activos se enlistan de acuerdo a su facilidad para convertirse en dinero. Da clic en cada uno de ellos para ver su descripción.

Efectivo y equivalentes de efectivo

Clientes

Documentos y otras cuentas por cobrar

Inventarios

Pagos anticipados

Efectivo: conocido como bancos, corresponde al dinero propiedad de la empresa, producto de las ventas, de un préstamo que haya hecho alguna institución bancaria o algún otro concepto. Lo importante es que reconozcas que este dinero le pertenece a la empresa y lo usa para la operación de la entidad. Normalmente se guarda en cuentas bancarias.

Equivalentes de efectivo: existen varios tipos, por ejemplo las monedas extranjeras, las monedas de oro, etc. Los equivalentes de efectivo se refieren al hecho de invertir cantidades de dinero a corto plazo (3 meses). El propósito es obtener un interés mayor que el que otorga el banco. La diferencia entre el dinero que se tiene en el banco y esta inversión temporal es que la primera está disponible todo el tiempo y la segunda implica esperar hasta el vencimiento del plazo a que es sujeta para poder retirarla (CINIF, 2014).

Los activos no circulantes representan los bienes de la entidad que se adquirieron con la intención de usarlos para que se generen los ingresos de la misma. Se clasifican a su vez en fijos e intangibles.

Fijos

Terrenos Edificios Maquinaria Equipo de transporte Equipo de cómputo Herramientas

Intangibles

Marcas registradas Licencias y permisos Patentes Derechos de autor Franquicias Crédito mercantil

A los activos fijos también se les conoce como propiedades, planta y equipo. Son los bienes físicos que tiene una entidad para usarlos por más de un año. Se adquieren con la intención de no venderlos, ya que su uso permite que la empresa genere los ingresos propios de su actividad. Una característica que los distingue es que se desgastan por su uso o por el paso del tiempo, a excepción de los terrenos. A este desgaste se le conoce como depreciación, que representa un gasto virtual, es decir, no implica una salida de efectivo como lo habría en cualquier otro gasto (luz, sueldos, agua, etc.). Los beneficios que provee el cálculo de este desgaste son para fines de deducción fiscal. Como ejemplo de activos fijos se pueden encontrar los terrenos, edificios, maquinaria, equipo de transporte, equipo de cómputo, herramientas, entre otros.

Los activos intangibles son aquellos que, sin ser físicos, son adquiridos para que generen beneficios económicos en el futuro. Se pueden considerar un derecho, ya que al adquirirlos cumplen su función de utilidad, por ejemplo las licencias de software, que se adquieren para ser utilizadas dentro de la organización. Otra de sus características es que pueden ser separados de la organización a través de su venta, renta, cesión, etc. Algunos ejemplos de activos intangibles son las marcas registradas, las licencias y permisos, las patentes, los derechos de autor, las franquicias, etc.

Hasta este momento has revisado el activo, la primera cuenta de la estructura básica de la contabilidad, que se representa con los bienes, derechos y recursos que la empresa tiene; no obstante, seguramente te preguntarás, ¿cómo obtuvieron dichos activos?, ¿quién puso el dinero para comprarlos?

A partir de este momento iniciarás

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