Control de inventarios de una empresa aleatoria

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DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA XXX

A la Atención de la

Gerente General Empresa XXX

EL PROBLEMA:

La empresa XXX tiene como problema principal la insuficiencia de materiales  que impiden el correcto plan de producción, trayendo como consecuencia otros problemas que se reflejan en el bajo desempeño del área de producción, área de ventas y en la satisfacción de los clientes. Los problemas secundarios presentes son: destino de las Entradas de Inventario a la Cobertura de las Insuficiencias, excesivo de inventario, inventarios obsoletos, inventario caducado y número de auditorías realizadas sin fundamento.

CAUSAS RAÍZ:

Teniendo en cuenta los problemas principales y secundarios de la Empresa XXX explicados en el punto anterior, se consideraron las siguientes causas raíz:

1. No hay un status de los inventarios en función a su localización.

Que los materiales tengan insuficiencias y que, al mismo tiempo, queden varados en la zona de organización, es una muestra evidente de que no hay una correcta clasificación de los inventarios (inventario disponible para fabricación, inventario disponible para programación e inventario no disponible para fabricación ni programación). En el caso de la empresa, al no tener esta división en el almacén (solo hay una localización de inventario disponible), los productos siguen siendo asignados a pesar de que muchos no cumplen con los requisitos necesarios, generando que se queden varados en la Zona de Organización.

1. Inexactitud de los registros de inventarios.

Que no haya un correcto control del almacén, es decir, un buen sistema de control de inventarios en el almacén es la causa principal de la mayoría de problemas presentes en

la empresa. Los acontecimientos ocasionados por este factor son: insuficiencia de materiales, destino de las Entradas de Inventario a la Cobertura de las Insuficiencias, excesivo de inventario, inventarios obsoletos e inventario caducado. La explicación de estos problemas es simple, ya que al no haber un acertado Kardex o registro físico de inventarios las transacciones que ocurren en esta (entradas, salidas, transferencias, ajustes, asignaciones y ordenamientos) no reflejan la realidad. La insuficiente de materiales se debe también a que cuando se trabaja con un Kardex que no concuerda con lo que verdaderamente hay en el almacén, se asigna productos que no existen, generando desequilibrio; el destino de las Entradas de Inventario a la Cobertura de las Insuficiencias está relacionado con la una mal ordenamiento en el Kardex, el cual debió ser realizado por el planeador de materiales; el exceso de inventario e inventarios obsoleto/caducado está vinculado de igual manera con el Kardex, ya que al no existir exactitud la empresa pensando que no tiene suficientes artículos puede enviar a producir o comprar más (Reorder Point), originando que haya mayor cantidad que no podrá ser utilizada a tiempo (caducidad del producto) a pesar de utilizar el método FIFO, e incluso, nunca ser utilizada ya que no se necesita por el paso de tiempo excesivo (obsolescencia del producto).

1. Incorrecta planificación de auditorías.

El número de auditorías realizadas sin fundamento (por instinto) es ocasionada ya que no se ha establecido el tipo de auditorías que se realizarán (periódicas o cíclicas), asimismo, las auditorías ayudan a ajustar los inventarios (equilibrarlos) de ser necesarios, lo que cual mejora la exactitud de los inventarios.

CONTRAMEDIDAS

La alta dirección debe tomar medidas como:

1. Para combatir la inexactitud de los inventarios se debe de realizar correctamente el Inventory Record (en unidades físicas y unidades monetarias), en donde se registren adecuadamente las entradas, salidas, transferencias, ajustes, asignaciones y ordenamientos de los productos.
2. Para evitar las insuficiencias en los materiales se debe de realizar el status de los inventarios en función a su localización (inventario disponible para fabricación,

inventario disponible para programación e inventario no disponible para fabricación ni programación), el cual ayudará a mejorar el control de los inventarios.

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