Coordinacion

El Proceso de Coordinación (Henry Mintzberg)

ENERO DE 2002. S. J. Barcos.

Todas las actividades humanas organizadas, desde la fabricación de artesanías hasta el descenso del hombre en la luna, hacen necesarios dos requisitos fundamentales y opuestos entre sí: la división del trabajo en varias labores para su realización y desempeño y la coordinación de esas tareas para llevar a cabo la actividad en cuestión. La estructura de una organización puede ser definida sencillamente como la totalidad de maneras distintas en las que el trabajo ha sido dividido en labores diferentes para después lograr la coordinación entre tales tareas. Textual de Henry Mintzberg, en varios de sus textos.

James D. Mooney escribió en “The principles of organization”, “la dirección es la técnica o el arte de dirigir y la organización es la técnica de relacionar deberes específicos o funciones en un todo coordinado”. A modo de leyes naturales o principios, Mooney enuncia que los de organización son 4: Coordinación, Autoridad, Liderazgo y Especialización, entendiendo por coordinación a la razón fundamental para organizar, pues las organizaciones son el resultado natural de la división y especialización del trabajo y su propósito consiste en lograr el desempeño coordinado de todos los trabajos que las componen.

Coordinar armonizar y sincronizar, en forma ordenada, el esfuerzo individual dentro del grupo o equipo de trabajo (y del trabajo de dichas unidades o áreas en relación con las restantes en la organización) con respecto a su magnitud, tiempo y sentido con el objeto de lograr una acción unificada dirigida a la obtención de los objetivos y a la realización de las actividades que conducen al éxito.

La coordinación nos remite a la idea de movimientos, de una ordenación armónica de actividades, tareas y acciones de la estructura organizativa, entre las personas y unidades de un mismo nivel jerárquico o entre distintos relacionados.

Narváez, en el cap. 2 del libro “¿Qué es Administración?”, Ediciones Macchi, 2da. edición, explica: “Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa, de manera de facilitar su funcionamiento y procurar el éxito; es sincronizar los recursos y las acciones en las proporciones adecuadas, con el objetivo de subordinar los medios a los fines. La herramienta fundamental para el logro de un buen nivel de coordinación es la conferencia de los jefes de servicio. Fayol dice que, semanalmente, por lo menos para las industrias metalúrgicas y extractivas mineras, deberá realizarse una reunión de la dirección con los responsables de las distintas áreas de la empresa o del servicio. En estas reuniones, el objetivo no debe ser fijar el programa de acción, sino facilitar su realización según se van sucediendo los acontecimientos. En la medida en que deban asistir a estas reuniones los jefes de fabricación, de explotación, de ventas, de abastecimiento, de mantenimiento, etc., el director podrá lograr amplitud, precisión y rapidez en el tratamiento de los temas específicos, que difícilmente podrían obtenerse de otra manera. Además, cada jefe se retirará de la reunión sabiendo cuáles son los objetivos semanales, y con el pensamiento de que dentro de ocho días deberá dar cuenta en el mismo ámbito de lo que hizo.

Newman, citado por Solana en obra citada, expresa: “La coordinación significa la sincronización y unificación de las acciones de un grupo de personas. Hay trabajo coordinado cuando las actividades de los empleados son armoniosas, ensambladas e integradas hacia un objetivo común”

Al respecto, agrega Solana: “La estructura debe proveer las condiciones necesarias para que la organización pueda desenvolverse dentro del marco de una adecuada coordinación interna. Pero, por supuesto, el grado de coordinación que la estructura misma proporciona está limitado, en la departamentalización, por el proceso de optimización mutua, de coordinación e independencia entre los distintos subconjuntos componentes. Con prescindencia del grado de independencia que derive de la departamentalización establecida, la planificación es la gran herramienta para coordinar las actividades. Si no se coordina mediante el planeamiento, habrá de hacérselo por reacción ante los hechos. No estará prevista la coordinación, sino que se tratará de lograrla de emergencia. Normativamente, la estructura organizacional y la planificación deben viabilizar la coordinación, que es vital para la gestión de la organización. Pero, hoy en día se pretende que la coordinación significa algo más. En efecto, se requiere una efectiva integración del conjunto y un manejo que genere sinergia; esto es, que el accionar como un todo logre mejores resultados que los que obtiene la simple suma de las partes actuando independientemente”.

La necesidad de coordinar surge porque es necesario

• Sincronizar las actividades, las tareas y el accionar individual

• Consolidar distintas opiniones sobre la forma de llegar a obtener los objetivos de la organización

• Armonizar intereses y conflictos entre las motivaciones individuales y de grupo frente a los objetivos el sector, departamento u organización de que se trate,

para evitar el caos al ejecutar el trabajo.

Los clásicos y los neoclásicos, en Administración, señalaban que la coordinación era la esencia de la labor del dirigente o administrador. La planificación y la organización del trabajo son previas a la realización. El control puede ser anterior, concomitante y posterior. Así como se dirige a las personas en la ejecución del trabajo, éste se coordina mientras se está realizando.

Newman señala que en la coordinación se unen los efectos de la planificación, la organización y la dirección o el mando como si fuera una especie de suma de tales funciones, procesos o etapas del ciclo administrativo.

Para Donnely, Gibson e Ivancevich en “Dirección y Administración de Empresas” (Editorial Addison Wesley Iberoamericana) una de las justificaciones de la gerencia es el hecho de que el trabajo de los individuos y los grupos deben ser coordinados y que utilizan a la planificación como una herramienta importante para lograr esfuerzos coordinados. Por su parte, Peter Drucker asocia la acción de coordinar a la tarea de un director de orquesta cuando dirige la ejecución de una pieza musical.

Cuando el administrador coordina advierta las fallas de un plan, los problemas de una mala estructura, de un sistema o procedimiento inútil o ineficaz, de una mala o deficiente asignación de recursos, de una insuficiente capacitación del personal, de la ausencia de una dirección competente y

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