Creación de una empresa de servicio de gestión documental

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PERFIL DE NEGOCIO BASICO

DOBLE TITULACION

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Creación de una empresa prestadora de servicios de digitalización de documentos en fundación magdalena

JR

OBJETIVO GENERAL

• Crear una empresa prestadora de servicios de organización y ordenación de documentos en fundación magdalena   que nos permita almacenar documentos escritos de forma segura, utilizando normas estándar y procedimientos adecuados, con el fin de preservar la información y facilitar el acceso.

OBJETIVO ESPECIFICOS

• Implementar un sistema de gestión de la información que permita el acceso a la misma de manera fácil.
• Garantizar la calidad de trabajo en cada uno de los procesos que se lleven a cabo.
• Establecer estrategias de marketing que permitan la promoción y divulgación de los servicios prestados.
• Facilitar a nuestros usuarios su acceso a su información de manera rápida y veraz mejorando la calidad del servicio prestado.  

MISION

La empresa de organización y ordenación documental JR es una entidad comprometida con el bienestar y el progreso de la región, apoyando a nuestros clientes en optimizar e implementar la Custodia Documental, como una herramienta de apoyo a su desarrollo empresarial

VISION

A mediano plazo: Para el año 2025 la empresa estará posicionada y reconocida en el municipio de fundación magdalena, siendo elogiada por su calidad de servicio y de talento humano

A largo plazo: par el año 2030 la empresa iniciara su proceso de expansión, abarcando sectores donde sea necesaria la intervención para tratar de satisfacer la demanda del mercado.

Justifique en qué consiste su proyecto, cuál es la innovación, valor agregado y a que da respuesta; cuáles son los antecedentes de su propuesta, experiencia, conocimiento  y perfil de los emprendedores.

ANALISIS DEL MERCADO

JUSTIFICACION:

Los escases de oferta de un servicio de gestión documental que garantice de manera eficiente y eficaz que los documentos de los clientes cuenten con los principios de seguridad, control de redundancia, orden y organización, la alta demanda por parte de las empresas públicas, privadas y personas naturales con relación al adecuado tratamiento de información y la necesidad de abarcar un sector poco explotado en el mercado, son algunos de los principales motivos que nos impulsaron a la creación de la empresa JR, proyectándonos así a ser líderes en el mercado, ofreciendo un servicio de calidad que satisfaga las necesidades de los clientes.

ANTECEDENTES:

En fundación magdalena existen empresas que diariamente están creando e intercambiando información de todo tipo, las cuales permiten la realización de sus actividades según sea el campo de acción, sin embargo, no hay un manejo adecuado ni personal capacitado en la gestión documental, el cual garantice que esa cantidad de documentos que se generan tengan una disposición final adecuada, que permita que la empresa conserve solo lo necesario, evitando asi la acumulación de archivos innecesarios y que dificulten diariamente y de manera acumulativa los procesos de la empresa.

La mayoría de las empresas no hacen un inventario de documentos ni llevan un control de los mismos, por lo que tienden a recurrir a personas que en muchos casos no están calificadas para hacer la organización y almacenamiento de los archivos, además de que la empresa hace estos procesos de manera periódica, cuando hay una acumulación de casos negativos, como dificultad para acceder a la información en el tiempo requerido o la desaparición de algún documento debido a la falta de organización y control en el manejo de inventarios documentales.

Identifique el tipo de cliente, ( a quien le vamos a vender) perfil segmentado del cliente y cuantifíquelo en el  Anexo No 1.      Composición del Mercado

 Objetivo     (GEOGRAFICO, PERFIL, ESTRATO SOCIECONIMICO, EDAD, SEXO)

Diagnostico:

Geográfico: El municipio de Fundación está ubicado en el margen noroccidental del departamento de Magdalena, permitiendo de esta forma una ubicación privilegiada, y colocándolo como epicentro del comercio, de los municipios que lo rodean como es el caso de, Algarrobo, Aracataca, Pivijay, El Reten, Sabanas de San Ángel, e incluso el Copey del departamento del Cesar. De los factores que influyen en su desarrollo, está la troncal Del caribe la cual conecta el interior del país con los principales puertos marítimos sobre el mar caribe.

Población: El Municipio de Fundación cuenta aproximadamente con una población de 64.833 habitantes de los cuales el 85.5% se encuentra en el casco urbano y el 14.5% restante corresponde a los habitantes del área rural. El Municipio tiene una extensión total de 922 Kms2. Con una densidad poblacional 72.05 Habitantes x Km2

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Estrato Socioeconómico del municipio: el Estrato 1 ocupa el 66% de la Población, el estrato 2 se encuentra en el 26% de la población y el 8% el estrato 3.

Fuente: censo Dane 2018

Identifique a sus principales competidores y elabore una base de datos con datos básicos y principales fortalezas y debilidades. Anexo 2 ANALISI DE LA COMPETENCIA (NOMBRE DE LA EMPRESA COMPETIDORA, FORTALEZAS Y DEBILIDADES)

Actualmente existen tres empresas constituidas que prestan servicios relacionados con la gestión documental en el departamento del Magdalena, dichas empresas cuentan con su domicilio en Santa Marta, y solo una de esas tres empresas se dedica exclusivamente al archivo y organización de documentos la cual tiene como razón social, MARIPOSARIO DE LA SIERRA S A S, MAGDALENA, Con Nit 9013136857, cuya actividad va directamente enfocada a la biblioteca y archivo de documentos; las dos restantes están relacionadas con la digitalización de documentos y almacenamiento electrónico, lo que nos brinda un dato esperanzador en que se refiere a las empresas legalmente constituidas que son denominadas directamente como competencia.

MARIPOSARIO DE LA SIERRA S A S, MAGDALENA:

Defina y describa sus productos y/o servicios, mencione las características principales de cada uno, aplicación y/o uso. Cuantifíquelos en el Anexo No.3. Clasificación y Precio del Producto 

Ofrecemos los siguientes productos:

• Realización de inventarios a documentos: en este proceso básicamente nos ubicamos en el área a trabajar y basados en las indicaciones organizaremos los documentos según su tipo, fecha, nombre y/o prioridad en sus respectivos estantes.
• Apoyo logístico permanente en actividades de organización y ordenamiento de archivos; la empresa JR cuenta con un personal capacitado para brindad apoyo logístico en el área de gestión documental, de manera permanente mediante la prestación de servicios, garantizando el flujo constante de la información, aumentando el rendimiento de las actividades desarrolladas en su empresa.

Especifique alternativas de comercialización, canal de distribución a utilizar (directo o indirecto), estrategia de precios a emplear de acuerdo al precio de venta de sus competidores y el precio promedio del costo de su producto, tipo  promoción (descuentos por volúmenes  a realizar), estrategia de comunicación (folletos, tarjetas, pendón, brochare, etc.) y  estrategia de servicio (garantías, servicios postventa) a emplear.                                                                      

Anexo 4 Distribución, Precio, Promoción, Comunicación

Estrategia de distribución

• Página Web, con la opción de visita interactiva de nuestras soluciones en gestión documental.
• Folletos con descripción detallada del servicio que ofrecemos, mostrando las ventajas de administrar y consultar sus documentos a través de un proceso de organización y ordenamiento.
• Asesoría interactiva y personalizada de administración documental. Avisos publicitarios en redes sociales, periódicos y revistas. 

Estrategia de mercadeo

La empresa JR busca brindar un servicio de calidad al cliente, por lo que nos preocupamos por tener el personal adecuado para cada actividad, garantizar la calidad del funcionamiento de nuestros equipos, brindar estrategias que faciliten el acceso a la información en el menor tiempo posible y hacer cada uno de los procesos basados en las normas de gestión documental.

 Estrategia de promoción y publicidad  

• Página Web, con la opción de visita interactiva de nuestras soluciones en gestión documental
• Folletos con descripción detallada del servicio que ofrecemos, mostrando las ventajas de administrar y consultar sus documentos a través de un proceso de organización.
• Asesoría interactiva y personalizada de administración documental
•  Avisos publicitarios en redes sociales, periódicos y revistas
• Distribución personalizada de folletos a Gerentes de empresas mediante visitas.