¿Cuál es el proceso básico de su empresa?

Cuestionario Contestado

1. ¿Cuál es el proceso básico de su empresa?

Lo que mi empresa realiza es la venta de flores y creación de arreglos o ramos (arreglos florales, arreglos funerarios, ramos de novia, arreglos para fiestas, flores y plantas). Los pedidos grandes siempre deben ser pedidos con anticipo mínimo de 1 semana (depende del tamaño del pedido) y dejas mínimo el 50% del costo. Lo primero que realizamos son las compras de la materia prima (flores, macetas, madera, recipientes, bolsas, papel para envolver, espuma absorbente, cualquier otro producto para flores (plagas, vitamina, etc.)) este proceso lo realizamos pidiendo los materiales al mercado de Jamaica. Después procedemos a realizar el pedido que tenemos, después se el envió del pedido (también lo pueden recoger en la florería) y se procede a hacer el cobro del otro 50% de costo del pedido.

1. ¿Qué departamentos tiene su empresa?

• Recursos humanos y contabilidad
• Recursos materiales (Reciben la mercancía (materia prima).
• Producción
• Área de Ventas
• Envíos
• Atención a clientes

1. ¿Quién es el encargado de cada departamento?

• Recursos humanos y contabilidad, el encargado de este departamento soy yo (Marco Marín Mungia) y tengo a mi cargo a la secretaria Inés Gonzales.

• Recursos materiales, el encargado es Juan Pérez y tiene a su cargo a 2 personas más.

• Producción, la encargada es Alicia Vázquez y tiene a su cargo a otras 4 personas.

• Área de ventas, la encargada es Andrea Gonzales y tiene a su cargo a 3 personas más.

• Envíos, el encargado es Pedro Marquez y tiene a su cargo a 3 personas más.

• Atención a clientes, la encargada es Mariana Rodríguez y tiene a su cargo a 1 persona más.

1. ¿De qué se encarga (actividad) cada departamento?

• Recursos humanos y contabilidad, este departamento se encarga de llevar el control de todos los empleados, sus nóminas, vacaciones, primas, bonos y todo lo que tenga que ver con los empleados, igual llevamos el control de todo lo que entra y sale de la empresa (ventas, insumos, recursos materiales, etc.)

• Recursos materiales, este departamento se encarga de recibir y hacer los pedidos de recursos materiales (materia prima o herramientas de trabajo), checar que todo lo que entra a la empresa este en buen estado y funcional para realizar las tareas necesarias.

• Producción, este departamento se encarga de realizar todos los arreglos, ramos, y empaquetado de todos nuestro productos que se venden. Al igual realizan todos los diseños de los arreglos y ramos que tenemos al igual pueden realizar nuevos diseños al gusto del cliente.

• Área de ventas, este departamento se encarga de realizar todas las ventas de productos que tenemos en nuestra tienda, muestran varios diseños de todos lo que tenemos y son los que más interactúan con el cliente.

• Envíos, este departamento se encarga de llevar todos los pedidos que se nos realizan a su respectivo destino no siempre está en funcionamiento en cada pedido ya que muchos clientes a veces prefieren ir por sus pedidos personalmente (el envío puede tener un costo extra si el destino está muy lejos).

• Atención a clientes, este departamento se encarga de recibir las quejas o molestias de los clientes, igual aquí pueden pedir sus facturas si son requeridas, igual reciben comentarios sobre nuestro trabajo.

1. ¿Quién realiza cada actividad de cada departamento?

• Recursos humanos y contabilidad, en este departamento las actividades que realiza son llevadas por mi y por mi secretaria, llevamos todo el control de la empresa (Marco e Inés), realizamos el pago de impuestos, nominas, primas, bonos, control ganancias, control de gastos y control de recursos.

• Recursos materiales en este departamento los encargado de realizar cada actividad son Juan, Ivanna y Norma, Juan checa que todas las flores lleguen en buen estado, Ivanna checa que todos los materiales de producción lleguen en buen estado y funcionando, Norma se encarga de revisar todos los demás materiales (macetas, madera, recipientes, bolsas, papel para envolver, espuma absorbente, cualquier otro producto para flores (plagas, vitamina, etc.)).

• Producción, en este departamento los encargados de realizar cada tarea son Alicia, Martha, Jessica, Armando y Karla, Alicia se encarga de supervisar a todos los empleados, Martha y Jessica se encarga de realizar los arreglos, Sergio se encarga de realizar los ramos y empaquetado de flores y por último Karla se encarga de realizar los diseños para realizar arreglos y ramos.

• Área de Ventas, en este departamento los que realizan todas las ventas son Andrea, Mariana, Patricio y Sergio, Andrea se encarga de supervisar a los otros 3 empleados y cuando es necesario apoya en la ventas (si hay mucha gente y todos los demás empleados están ocupados), Mariana se encarga de la venta de arreglos funerarios y arreglos de flores (ramos), Patricio se encarga de la venta de arreglos de boda y otros compromisos y Sergio se encarga de toda la venta de plantas y productos para las plantas (vitamina, mata plagas, etc.)

• Envíos, en este departamento los encargado de realizar envíos son Pedro, Mario, Carlos y Andrade, estas 4 personas se encargan de realizar los envíos de todo lo que se nos pida.

• Atención a clientes, en este departamento los encargado de realizar las actividades son Mariana y Juan ambos realizan lo mismo.

1. ¿Cuánto tiempo tarda en realizarse cada actividad?

• Recursos humanos y contabilidad, el tiempo que tarda en realizarse una actividad es de 1 hasta 3 horas depende cuanta información se tenga en cada actividad.

• Recursos materiales, el pedido de recursos tarda en realizarse en 1 hora máximo y en llegar el pedido de 1 a 2 de hábiles, la revisión del material tarde de 2 a 4 dependiendo del volumen del pedido.

• Producción, el tiempo que se tarda en realizar los arreglos es de 1 a 5 horas dependiendo del volumen del pedido realizado. Al realizar ramos tarde de 1 a 3 horas dependiendo el volumen del pedido. Y el tiempo en que se realizan los diseños de cómo será cada producto tarde de 3 a 6 horas ya que hay que hacer mucha edición y pensar como hacerlo llamativo y bonito.

• Área de Ventas, el tiempo en que se realiza puede varias ya que algunos clientes ya tienen la idea de lo que quieren y otros traen ideas que no tenemos, pero las podemos realizar el tiempo ronda entre 1 hora hasta 1 o 2 semanas al igual depende del volumen que del pedido que realizo.

• Envíos, cualquier envió puede varias por la distancia que aya puede llegar a ser de 10 minutos hasta 2 horas.

• Atención a clientes, la atención a clientes puede varias de 15 minutos hasta 1 semana ya que puede que tenga varios problemas y no sea posible arreglarse esos problemas rápido.

1. ¿Cada cuanto se realiza cada actividad?

• Recursos humanos y contabilidad, estas actividades se realizan cuando se requieren (puede ser diario) pero normalmente de realizan cada 15 días.

• Recursos materiales, estas actividades normalmente se hacen cada 3 días o a veces diario dependiendo los pedidos que tengas por día.

• Producción, estas actividades se realizan normalmente diario, excepto el diseño este se realiza cada mes aproximadamente.

• Área de Ventas, estas actividades se realizan diario a veces hasta 3 o 4 por hora.

• Envíos, estas actividades se realizan cada hora puede varias el tiempo si es que todos los repartidores están ocupados.

• Atención a clientes, estas actividades se realizan diario (si el cliente lo requiere)

1. ¿Cuántas ventas realiza al día?

Realizamos de 20 a 40 ventas diarias ya sea de plantas o algún producto que nosotros realizamos (arreglos y ramos)

1. ¿Cuántas entradas de mercancía hace al día?

Normalmente tenemos una sola entrada de mercancía al día, pero en volúmenes puede varias pueden entrar 100 flores en un día a como pueden entrar solo 20 flores depende de los pedidos que se tengan.

1. ¿Le surgen retrasos en las actividades frecuentemente?

A veces surgen retrasos en la entrega de materia prima, pero eso no lo podemos solucionar nosotros a veces es por el trafico de la ruta y así, al igual en el registro de datos de todo lo que entra y sale del establecimiento.

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