¿Cuál es la importancia del archivo en las empresas?

¿Cuál es la importancia del archivo en las empresas?

Al realizarte esta pregunta se vienen a tu pensamiento muchas incógnitas, las cuales no sabes cómo responder; por lo que en este ensayo despejaremos las preguntas que tenga sobre el tema presentado. A continuación se presentaran algunas interrogantes con su debida respuesta, para que pueda responder sus propias dudas a partir de estas.

¿Cuál es el origen de los archivos en las empresas?

Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Los primeros documentos son documentación legal, documentación de control de las personas, documentación de hacienda. También hay mucha documentación militar y mucha documentación privada.

Los grandes imperios antiguos usaron los archivos para diferentes motivos. Por ejemplo:

-Egipto. Los usaban para registrar propiedades y producción. Estos son escritos sobre papiro, es un material frágil aunque barato y fácil de escribir sobre él.

-Grecia. Se hacía uso de esta para registrar propiedades, producción y documentación económica. Los archivos son escritos sobre tablillas de arcilla.

-Roma. Los primeros archivos romanos son públicos, por ejemplo el archivo del tesoro (Aerarium), aunque también existían archivos especializados como el de los tribunos de la plebe, así como el de los censores del templo de las ninfas, entre otros tantos. Se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.

-La edad media. Esta época es oscura, ya que los archivos solamente se conservan en monasterios, ya que con la llegada de los barbaros y la caída del imperio romano, se sustituye el papiro por los pergaminos como medio de escritura, por lo que esto encarece los archivos.

-Antiguo régimen. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos, los archivos le pertenecían a la corona, por lo que se necesitaba un permiso específico que raramente se concedía.

-Siglo XIX. Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. Se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos. Se comienza a diferenciar entre archivo histórico y administrativo.

-Siglo XX. Se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Se crean redes y sistemas de archivos (Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí).

Como se ha observado, la archivística ha existido desde tiempos remotos, tanto así que es parte importante de la historia de las sociedades, además también se ha visto como los archivos han evolucionado a lo largo del tiempo y como estos han pasado de ser del dominio privado al público, así como también la época oscura por la que han pasado.

“Observa bien a tu alrededor, por el futuro no será igual”.^[1] 

¿Qué significa archivo?

Conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.

¿Cuál es la definición de empresa?

Es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.

¿Cómo se organiza un archivo?

Cada empresa organiza sus archivos dependiendo la importancia que esta le da a cada uno, está el ejemplo de la empresa                     la cual menciona que la organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada. En los organismos oficiales, y dado que la documentación generada pertenece al patrimonio público, cobra especial importancia el cumplimiento de las premisas anteriores.[pic 1]

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