DESCRIPCIÓN DE CARGOS Jefe Administrativo

DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Jefe Administrativo

GAET INGENIERÍA &

SERVICIOS LIMITADA.

EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE  GAET INGENIERIA & SERVICIOS LTDA Y, POR LO TANTO, ESTABLECE DESCRIPCIONES, FACULTADES Y DEBERES PARA LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE LA EMPRESA, QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL , QUE ES DE PROPIEDAD DE LA RESPECTIVA EMPRESA. EN CONSECUENCIA, GAET INGENIERIA & SERVICIOS LTDA  NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO NI RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS

1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

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• Nombre del Cargo:              Jefe Administrativo
• Proceso de participación: Planificación del Servicio, Requisitos legales y otros  requisitos, Supervisión de Procesos, Análisis de Datos, Mejoramientos de Procesos Administrativos y Contables.
• Cargo del Jefe Directo:       Gerente General

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• Liderar el área administrativa de la empresa, en búsqueda de mejoramiento continuo de los procesos administrativos, enfocándose en el desarrollo y cumplimiento de los objetivos y solicitudes de nuestros mandantes, dando énfasis al trabajo en equipo de los colaboradores del área y con las otras áreas de la organización, de manera de ejercer un liderazgo transversal y ser el articulador de los departamentos  ante nuestros clientes externos e internos.

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• Controlar el cumplimiento de los procedimientos administrativos de la empresa.
• Controlar el marco legal de los contratos, de todos los procesos asociados a RRHH, Adquisiciones, Remuneraciones, Bienestar, Facturación.
• Controlar el cumplimiento oportuno de la distribución de  documentación y procedimientos asociados a los contratos adjudicados a los largo  de nuestros país.
• Dar cumplimiento a los procesos de nuestros mandantes referentes a Contratos, Garantías, Anexos, etc., y llevar registros de ellos.
• Centralizar la documentación administrativa de los contratos adjudicados.
• Centralizar la documentación administrativa de nuestros colaboradores. (Contratos de Trabajos, Anexos, Pactos de Horas Extras, Copia de Cedula de Identidad, Certificados de Antecedentes, Certificado de Salud y Afiliación AFP, además de toda documentación que el Departamento de Prevención de Riesgos genere para dar cumplimiento a las leyes vigentes)
• Gestionar procesos de EEPP y facturación oportuna para los clientes.
• Controlar mantenimientos de Ornato y Aseo, Vehículos y Oficinas.  Velando por el correcto uso de los materiales y herramientas.
• Controlar y Supervisar las compras de materiales e insumos para las distintas áreas de la empresa.
• Confeccionar y Entregar listado de pagos los días jueves de cada semana.
• Confeccionar y Entregar dentro de los primeros 5 días de cada mes, inventario e informe de las compras realizadas durante el mes anterior.
• Confeccionar y Entregar dentro de las primeras 2 semanas del mes, planilla de facturación e IVA del período a pagar.
• Confeccionar y Entregar informe de la documentación entregada a las mandantes en las cuales se tuvo personal durante el mes anterior, con fecha máxima el 20 de cada mes.
• Confeccionar y Entregar informe todos los lunes de cada semana, sobre asistencia semanal de los colaboradores.
• Representar ante entes Gubernamentales (SII, Dirección del Trabajo, Compin, etc.) y Privados (Bancos, Notarias, Empresas, etc.) a la empresa.

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• Realizar reunión de planificación y gestión con distintas áreas de la empresa.
• Distribuir prioridades al equipo administrativo en base a las estrategias planteadas por la Gerencia General.
• Solicitar a las distintas áreas, informe de los trabajos realizados o de situaciones específicas dentro del ámbito laboral.
• Solicitar el cumplimiento de los procesos administrativos a cada colaborador de las áreas de la empresa.
• Otorgar o denegar permisos a los colaboradores, solicitando medios justificativos para las inasistencias según las leyes vigentes.
• Representar a los colabores administrativos ante Gerencia General de la empresa.

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