De la auditoría interna al proceso organizacional

Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

1. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: AGROECOSTA S.A.T

Dirección: Finca El tanque Km 3 Vía Polonuevo- Baranoa

Representante: Yinis Polo

Tel: 035-3001297

Cargo:Gerente General

Correo electrónico: agroecostasat@hotmail.com

De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad

audcalidad@hotmail.com

Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion

Juan David Martínez

Fecha: Agosto 20 de 2016

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de AGROECOSTA S.A.T, en los procedimientos de comercialización de frutas y verduras.

Alcance: Verificar los procedimientos de comercialización de frutas y verduras e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa AGROECOSTA S.A.T.

Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

• Norma ISO 9001:2008

• Manual de Buenas Prácticas de Manufactura Versión Junio de 2016

• Manual de Documentos de Retención y Archivo

• Manual de Formatos y Registro de recepciones y compras

• Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2016

Reunion de Apertura:

1 de septiembre de 2016

Hora 7:45 am

Reunion de Cierre:

1 de septiembre de 2016

Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la comercialización de frutas y verduras consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador de calidad e Investigación y El Coordinador de producción, el día 1 de septiemrbre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones AGROECOSTA SAT. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de agosto de 2016. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

•        Gerencia General

•        Secretaria de Gerencia

•        Superintendencia de Logística

•        Supervisor de Logística

•        Oficina Asesora de Control interno

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al auditorcalidad@hotmail.com Cualquier duda comunicarse al celular: 300-2314262. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

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