Definir Las áreas Funcionales De Una Empresa

1. El nombre de los puestos y el número de empleados de cada una.

Área de Finanzas.

Los empleados están distribuidos de la siguiente manera:

1 Gerente de Finanzas.

1 Jefe de Compras.

2 Auxiliares del área de compras.

1 Auxiliar en el área de almacén.

1 Jefe de ventas.

1 Coordinador de ventas.

3 Vendedores locales.

5 Vendedores foráneos.

2 Chóferes.

1 Jefe de contabilidad.

2 Auxiliares para el área de contabilidad.

Área de Mercadotecnia.

Los empleados están distribuidos de la siguiente manera:

1 Gerente de Mercadotecnia.

1 Jefe de mercado.

1 Coordinador de mercadeo.

1 Auxiliar (local).

1 Auxiliar (foráneo).

Área de Recursos Humanos:

Los empleados están distribuidos de la siguiente manera:

1 Gerente para Recursos Humanos.

1 Jefe de Recursos Humanos.

1 Auxiliar de Relaciones Laborales.

1 Auxiliar de Entrenamiento.

2. La descripción de las principales funciones por área.

ÁREA FUNCIONAL DE FINANZAS

Gerente de finanzas:

Buscar fuentes de financiamiento para la empresa, evaluar las fuentes de financiamiento, buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa, evaluar las opciones de inversión, seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio tanto de inversión como de financiamiento, dar seguimiento al jefe de compras, jefe de ventas y jefe de contabilidad.

Jefe de Compras:

Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra de la empresa.

Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago.

Presentar a sus clientes internos las ofertas recibidas, haciendo indicaciones y sugerencias oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra y los distintos aspectos de la gestión realizada.

Emitir los pedidos de compra en el plazo adecuado para que su recepción se ajuste a las necesidades.

Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones de las facturas y entrega de las mismas a contabilidad para su registro, pago y contabilización.

Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos en mejores condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales.

Tener muy asimilado el concepto de "cliente interno" - "proveedor interno" mejorando permanentemente la rentabilidad de su gestión.

Vigilar o informar a quien corresponda, de la situación de los stocks, avisando y apoyando con diseño de acciones sobre las desviaciones por exceso o defecto que en el almacén se puedan estar dando.

Informar al gerente de finanzas de sus actividades, dar seguimiento a las actividades de los auxiliares de compras y almacén.

Auxiliares del área de compras:

Organizar, coordinar y controlar la adquisición y entrega de mercancías, suministros, documentos, bienes y demás elementos necesarios para el desarrollo normal de las actividades.

Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa y suministrar información al jefe de ventas.

Solicitar cotizaciones para la compra de equipos, mercancías y materiales requeridos para el desarrollo de los objetivos.

Elaborar y tramitar las órdenes de compra aprobadas por la Gerencia.

Preparar un plan mensual de compras e informar de su ejecución.

Realizar presupuesto de compra.

Confirmar por escrito a los proveedores la asignación de la compra.

Velar por que las transacciones comerciales se lleven a cabo en su totalidad, aún con el ingreso físico de las mercancías al almacén de la empresa de acuerdo con los requisitos establecidos y los plazos pactados.

Informar al jefe de compras de sus actividades.

Auxiliar en el área de almacén:

Recibir los artículos y mercancías entregadas por los proveedores verificando que estén de acuerdo con las especificaciones, la calidad y cantidad estipulada en los pedidos.

Velar por la organización, verificación de las existencias en el Almacén y mantenerlas dentro de los límites máximos y mínimos.

Mantener la retroalimentación de la información con los proveedores mediante comunicación escrita; sobre rechazos, devoluciones y demás observaciones sobre los productos.

Informar al jefe de compras de sus actividades.

Jefe de Ventas:

Diseñar y ejecutar las estrategias de ventas relacionadas con la fijación del precio, descuentos y promociones.

Determinar metas de ventas.

Ejecutar y presentar el informe sobre la gestión del Plan de Ventas.

Implementar las políticas de ventas.

Establecer metas para cada uno de los vendedores, teniendo en cuenta los canales de comercialización.

De acuerdo al Informe reportado por el Coordinador de ventas implementar nuevas estrategias para solucionar posibles problemas presentados en el mercado.

Informar al gerente de finanzas de sus actividades, dar seguimiento a las actividades de los vendedores locales, foráneos y choferes.

Coordinador de Ventas:

Ejecutar las estrategias de ventas.

Evaluar el cumplimiento de las metas de ventas de cada uno de los vendedores, teniendo en cuenta los canales de comercialización.

Determinar la frecuencia de visitas por vendedor según la zona asignada.

Evaluar mensualmente la gestión de los vendedores.

Presentar informe mensual al Jefe de Ventas, en el cual se tendrá en cuenta los siguientes aspectos: cantidad de mercancía vendida, número de clientes actuales y nuevos clientes, número de visitas realizadas y número de visitas efectivas, pedido promedios de los clientes, entre otros aspectos.

Vendedores locales:

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