Departamento De Grupos Y Ventas De Un Hotel

DEPARTAMENTO DE GRUPOS Y VENTAS

El departamento de ventas es uno de los pilares del hotel comercial y obviamente la existencia del hotel dependerá de la venta de servicios al público.

Un hotel tiene 3 productos básicos:

• Habitaciones

• Alimentos

• Bebidas

El negocio más productivo suele ser habitaciones.

En la actualidad hay mucha competencia entre los hoteles, no solamente en el servicio a huéspedes sino en la venta de espacios para celebrar eventos (convenciones, paquetes, fiestas) representan grandes ingresos.

Por otra parte mucha de la gente que asiste a estos eventos se convierte en clientes potenciales para el hotel.

El departamento de ventas surgió de la necesidad del desarrollo de la industria hotelera, y es también parte integrante de la administración.

Originalmente la labor del gerente de un hotel era recibir y saludar a los huéspedes, pero hoy en día con el desarrollo de la industria hotelera tuvo que abandonar las relaciones públicas para convertirse en ejecutivo de negocios; con el resultado de este cambio las relaciones públicas las ha tomado el departamento de ventas. Actualmente el gerente de ventas y su personal son los principales contactos del hotel con los clientes.

Varía el departamento en función del tamaño y ubicación del hotel.

En los hoteles muy grandes el gerente no puede dirigir el programa de ventas y en ese caso el esfuerzo se dispersa entre varios departamentos y aumenta el peligro de que haya un programa poco coordinado. Por lo tanto para evitar estas dificultades, los expertos recomiendan una organización en la que todos los departamentos siguientes se encuentren bajo la responsabilidad directa del director de ventas: Recepción, banquetes, convenciones, promoción de alimentos y bebidas, departamento de historial de clientes, oficina de publicidad, oficina de anuncios.

Los paquetes que ofrecen el departamento de ventas incluyen servicios como transportación, alojamiento y visitas guiadas.

El departamento de ventas opera en 3 divisiones de relaciones: con clientes, relaciones comerciales y relaciones del personal; por tanto su intervención es determinante en las siguientes fuentes de negocios:

• Convenciones: este es un renglón muy importante para la industria hotelera ya que anualmente se celebran reuniones, asociaciones sindicales y educativas, fraternidades y grupos profesionales ya sean locales, estatales, nacionales o internacionales.

• Promoción de servicios: servicios internos, como: tintorería, restaurantes, salones de especialidades, tiendas y en el caso de las operaciones en cadena otros hoteles del grupo. Razón por la cual los hoteles disponen de gran variedad de instrumentos para su venta: anuncios, tarjetas en las mesas, muestras en los vestíbulos, letreros en elevadores.

• Estrategia para incrementar las ventas: se considera clave la concesión de cortesías a agentes de viajes, personal de compañías trasportadoras y directivos de importantes negociaciones cuyo personal viaja con frecuencia.

2 Integración del departamento de ventas

El gerente general participa activamente en esta área por dos razones básicas: en primer lugar, las ventas y su desarrollo son una actividad variada del hotel y no parte de las operaciones que se hacen día con día; en segundo lugar, la política de ventas del hotel se entrelaza con la imagen de éste ante el público, y el gerente general desea mejorar esa imagen.

A continuación se presenta un organigrama del departamento de ventas del hotel.

El departamento está encabezado por un director de ventas, al que se conoce algunas veces como vicepresidente de ventas o puede llevar un título inferior como el de gerente de ventas. En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas subáreas en las que normalmente se divide la función de ventas.

Áreas del departamento de ventas

• Ventas a grupos y convenciones.

Dentro de la estructura del departamento de ventas del hotel, las ventas a grupos y convenciones constituyen el mayor elemento, no sólo en cuanto a tiempo y esfuerzo, sino respecto al número de personas empleadas. En un hotel grande para convenciones, el número de personas que trabajan en las ventas a grupos y convenciones es de ocho a diez.

Asignación de habitaciones. Todo hotel que busca tener negocios que se deriven por la venta a grupos debe evaluar el número de habitaciones que desea asignar a estos grupos. La asignación de habitaciones para tal objeto variará de mes a mes, dependiendo del volumen de negocios esperado de los huéspedes transitorios regulares. Por lo tanto, debe estimarse primero el volumen de negocios transitorios y asignar el resto de habitaciones disponibles proyectadas a la venta a grupos.

Planeación. Es la responsabilidad más importante de este departamento en cualquier hotel. En las ventas a grupos y convenciones la necesidad de planeación de largo alcance se vuelve indispensable. Los negocios con grupos y convenciones no se materializan de la noche a la mañana. La mayoría de las organizaciones que tienen convenciones anuales o periódicas planean éstas con muchos meses de anticipación, de hecho, en muchos casos de tres a cinco años. Por lo tanto, es imposible que los negocios de esta naturaleza sean generados por el personal de ventas sin hacer énfasis en la planeación. Debe existir una comunicación continua con estas organizaciones para conocer las decisiones tomadas con respecto a las fechas y áreas geográficas consideradas para futuras convenciones. Todavía de mayor importancia es el conocimiento de cuándo estas decisiones estarán en etapa de revisión y quién será el responsable de tomarlas. Solo así puede tenerse el contacto adecuado con la gente adecuada en el momento adecuado.

Muchas organizaciones crean comités de planeación para recomendar o tomar una decisión sobre el sitio en que se celebrarán futuras convenciones. Estos comités son normalmente designados en el curso de una convención.

Incentivos y grupos. Gran parte del volumen de ventas a grupos y convenciones resulta de los programas de incentivos que mantienen las grandes compañías.

Dentro de la industria de los viajes existen ciertas compañías, las agencias de viajes o los operadores turísticos cuyo negocio principal es el manejo de estos incentivos a grupos, y otras que se especializan en otro tipo de ventas a grupos y convenciones. Estas fuentes de negocios se encuentran diseminadas en todo el país y es necesario que

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