Desarrollo de un sistema basado en aplicaciones Web para la automatización del control de pedidos asociado al proceso de ventas de una Empresa Cafetalera

 Desarrollo de un sistema basado en aplicaciones Web para la automatización del control de pedidos asociado al proceso de ventas de una Empresa Cafetalera.

José Medina

Universidad de Oriente. Núcleo de Anzoátegui. Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas. Departamento de Computación y Sistemas. Ingeniería en Computación. Barcelona, Anzoátegui, Venezuela

RESUMEN

El siguiente trabajo presenta el desarrollo de un sistema basado en tecnología Web para la automatización del control de pedidos asociado al proceso de ventas de una empresa cafetalera. Este sistema ha sido solicitado por la Empresa Distribuidora Nacional 2000, C.A. para establecer un control en el proceso de toma de pedidos para la venta. Mediante el uso de la tecnología Web se podrá llevar el correcto control de los pedidos para las ventas de la empresa, la cual que posee sucursales en distintas ciudades del territorio nacional y necesita información en tiempo real. Dicho sistema llamado KAFANKA, fue desarrollado utilizando el lenguaje de programación Web PHP. El sistema muestra a sus usuarios diversas funciones de acuerdo a su cargo dentro de la empresa, que permitirán optimizar sus labores mejorando su productividad. Los usuarios Administradores podrán manejar todo lo referente a entrada de datos de clientes, vendedores y productos, así como también reportes estadísticos. Los usuarios vendedores podrán registrar los pedidos que realizan diariamente y estos podrán ser despachados en tiempo real, también podrán verificar el estado de los pedidos, si han sido facturados y despachados y podrán registrar las gestiones de cobros de pedidos ya despachado a clientes. Los usuarios de tipo facturador y despachador, como su nombre lo indica podrán, facturar los pedidos registrados por los vendedores y despachar los mismo registrando los detalles más importantes de esta actividad, de igual forma podrán consultar al sistema una guía de despacho.

PALABRAS CLAVE

 APLICACIONES WEB, AUTOMATIZACIÓN, CONTROL DE PEDIDOS

        INTRODUCCIÓN

        En la actualidad la Empresa DINACA tiene una producción promedio de 280.000 Kilos de café por mes, vendidos y cobrados, debido a que es uno de los productores y distribuidores más importantes en la Zona Oriental del País y por esta razón existe la gran demanda en el mercado del producto que elaboran.

Para llevar a cabo el proceso de Distribución del Café, la Empresa cuenta con un departamento de Ventas conformado por el personal encargado de la relación cliente-empresa, relación que implica el traslado de este personal al domicilio (Zona de Distribución) donde se encuentra el cliente que realizará la compra y que debe estar domiciliado en la Región de la Zona de Producción de la Empresa.

Las ventas son efectuadas mediante un talonario de pedidos el cual posee cierta cantidad de planillas que especifican los datos del cliente y datos de control interno, de igual forma  se maneja  mediante esta planilla una tabla utilizada para especificar las cantidades en kilos de café que serán vendidos indicando el tipo de café, entre un conjunto de presentaciones identificadas por un código, su descripción y el costo total según el pedido total realizado. El precio del kilo de café es variable dependiendo del tipo de cliente, si es mayorista o detallista y el tipo de café, si es refinado o en granos.

Luego de haber llenado la planilla por el vendedor, el cliente firma conforme culminando formalmente el proceso de pedidos para iniciar posteriormente el proceso del despacho. El vendedor traslada la planilla al Departamento de Facturación de la Empresa y éste se encarga de emitir la factura y llevarla a despacho para el envío del producto al cliente.

El Problema a resolver se debe a que los vendedores deben trasladarse, luego de llenar las planillas de pedidos, hasta la empresa para formalizar el proceso de petición del producto por parte del cliente. Este traslado implica una pérdida de tiempo en el proceso de ventas puesto que los vendedores no tienen forma de hacer el pedido del producto de una forma distinta a ésta, además que es engorroso el control de la cantidad de ventas por vendedor, la cantidad de ventas por zona, la cantidad de producto pedido y una gran cantidad de consultas que podrían realizarse más eficientemente si el proceso se llevara a cabo de manera automatizada y no manual como es el caso.

En la actualidad el proceso de ventas se lleva a cabo de una manera algo rudimentaria en comparación con los avances tecnológicos que se han desarrollado en los últimos tiempos y que están al alcance de la mano de la Empresa Cafetalera, el proceso se ejecuta sin ningún soporte de validación de los datos que se suministran al realizar pedidos, ningún sustento para su verificación y sin respaldo de esta información, siendo esto un inconveniente puesto que el talonario es un documento para la toma de decisiones, que sin control pudiese originar problemas en manos no autorizadas, provocando así problemas en las facturación, ventas y contabilidad en la empresa.

Para eliminar las desventajas e inconvenientes en el proceso de ventas antes expuesto, se ha propuesto el desarrollo de un sistema basado en aplicaciones Web para la automatización del control de pedidos asociado a este, haciendo uso de la infraestructura computacional existente en la empresa, y el cual estará conformado por Aplicaciones Web que servirán tanto de apoyo y manejo de los pedidos por parte de la empresa, como también para realizar pedidos del producto por parte de los vendedores, registrando cada una de las transacciones efectuadas por las dos partes en una Base de Datos enlazada a las aplicaciones. De esta manera se optimizaría el proceso de pedidos para las ventas de café y los vendedores de la empresa podrán realizar los pedidos del producto de manera fácil, orientada, rápida, sin riesgos, en cualquier momento y desde cualquier lugar donde pueda tener un acceso a la Internet.

La idea de la implementación de este sistema es optimizar las funciones del Departamento de Ventas, Facturación y Administración de la Empresa mejorando así las ventas y su control, obteniendo como consecuencia la entrega de un mejor servicio y de mayor calidad para los clientes de Dinaca 2000 y consumidores finales.

El uso de aplicaciones Web para la automatización del control de pedidos asociado al proceso de ventas de la empresa fue propuesto debido al crecimiento a gran escala que la industria del café está desarrollando, y la manera innovadora en que estas plataformas de aplicaciones pueden plantear el manejo de diversos procesos en cualquier campo de trabajo, esto permitió que se pudiese pensar en adaptar de manera eficaz a la necesidad planteada un sistema nuevo y de tecnología superior al usado en la actualidad en la empresa.

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