Desarrollo e Implementación del Sistema de Gestión de Cobranzas (GESCOB)

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Versión 0.0

PROYECTO

Desarrollo e Implementación del Sistema de Gestión de Cobranzas (GESCOB)

PATROCINADOR

Gerencia Administrativa y Finanzas

PREPARADO POR:

Jefatura de Tecnología de la Información

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Alta Dirección

REVISIÓN

(Correlativo)

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA

(de la revisión)

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, soporte entre otros)

El producto del proyecto es tener el sistema de gestión de cobranzas, desarrollado e implementado en la empresa,  el desarrollo comprende el análisis, diseño, desarrollo, capacitación, así mismo la implementación del sistema en el ambiente de producción de la empresa.

El sistema de gestión de cobranzas debe contemplar los siguientes módulos/aplicaciones:

• Seguridad
• Configuración General
• Proceso de Generación de Cartera
• Asignación de Cartera
• Gestión de Campo a través de una Aplicación Móvil
• Compromisos de pago
• Reportes y Estadísticas de Resultados de Gestión

La ejecución de proyecto se realizará con personal propio del área de soluciones tecnológicas (3 personas) y  la consultora XYZ (2 personas),  La empresa destinara una oficina y los recursos necesarios para el éxito del proyecto tales como equipos de cómputo, implementación de una red privada para el equipo de la consultora y los suministros necesarios para la etapa de pruebas.

La empresa cuenta con las licencias de base de datos Oracle Enterprise,  servidor de aplicaciones JBoss EAP y el desarrollo será en el software libre Java 7 64 bits.

La empresa cuenta con laboratorios de cómputo que serán utilizados para la capacitación de los usuarios del sistema.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

(A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto)

1. PROPÓSITO DEL PROYECTO

(Beneficios que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto esté operativo o sea entregado)

Lograr mayor rentabilidad en las cuentas individuales de los asociados.

A través de los resultados positivos obtenidos por una gestión de cobranzas eficiente, se logrará disminuir los índices de morosidad, elevando las utilidades de la empresa lo cual repercute directamente en los intereses que ganan las cuentas individuales de los asociados.

Integración de las operaciones.

Mejorar la calidad en las operaciones ejecutando las actividades en forma integrada

Brindar el Soporte Tecnológico necesario a los procesos del negocio para asegurar una mayor integración y eficiencia operativa entre los diferentes equipos del área de cobranzas (recaudación y recuperación).

Aumento del control y eficiencia de los procesos.

Optimizar los tiempos de respuesta con respecto al procesamiento de información.

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

Costos:

• El presupuesto del proyecto no debe exceder el monto de US$ 80,000.

Plazo:

• El plan de trabajo propuesto deberá estar concluido en un plazo máximo de 5 meses.

Calidad:

• El Plan de Trabajo propuesto se ajustará a los estándares de Seguridad, Calidad y Diseño de la Derrama Magisterial.

1. CRITERIOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

• Involucramiento de la Gerencia de Administración y Finanzas en el proyecto.
• Correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica (equipos de cómputo^[a], equipos de comunicaciones, servidores y bases de datos) requerida por el proyecto.
• El alcance este claramente especificado y mutuamente entendido por ambas partes (Derrama Magisterial y Consultoría XYZ).
• Aceptación y conformidad de los trabajadores sobre el entregable final^[b][c].

1. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la Gestión del Proyecto)

El sistema de gestión de cobranzas debe contemplar los siguientes módulos/aplicaciones:

WEB

• Seguridad
• Configuración General
• Proceso de Generación de Cartera
• Asignación de Cartera
• Compromisos de pago
• Reportes y Estadísticas de Resultados de Gestión

APP

• Gestión de Campo

La implementación de estos módulos/aplicaciones deberá permitir el manejo oportuno y confiable de la información manejada por el área de cobranzas de la Derrama Magisterial, así como mejorar en la calidad de las operaciones ejecutando las actividades en forma integrada.

Todos estos módulos se interrelacionan entre sí, comparten información y poseen un repositorio único de datos, una base de datos centralizada.

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

1. FASES DEL PROYECTO

(Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que usualmente culminan elaborando un entregable principal.  Cada Fase se ejecutará como un proyecto. Al fin de fase se puede tomar la decisión de continuar o no con las siguientes fases)

1. PRINCIPALES ENTREGABLES

(Un único y verificable producto, resultado o capacidad de realizar un servicio que debe ser elaborado para completar un proceso, una fase o un proyecto)

F1- Fase de Análisis de Requisitos y Planificación del proyecto.

- Plan de Trabajo.

F2- Fase de Análisis y Diseño.

- Análisis del Sistema.

F3- Fase de Desarrollo.

- Modelamiento de Datos.

F4- Fase de Pruebas Integrales (Certificación).

- Diseño del Sistema.

F5- Fase de Capacitación.

- Desarrollo del Sistema.

F6- Fase de Implementación del Sistema.

- Manuales (Usuario, Capacitador, Sistema, Instalación y Configuración).

- Pruebas Integrales satisfactorias.

- Capacitación.

- Implementación del Sistema.

- Cierre de Proyecto.

1. INTERESADOS CLAVE

(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

1. Directorio de la Derrama Magisterial
2. Gerencia Administrativa y Finanzas.
3. Jefatura de Cobranzas.
4. Jefatura de Tecnología de la Información.
5. Consultora Externa.
6. Docentes.
7. Equipo de Proyecto.

1. RIESGOS

(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

1. No contar con la infraestructura necesaria para la implementación del sistema: Servidor de base de datos, servidor de aplicaciones, equipos de cómputo donde se instalaran los aplicativos.
2. No contar con procedimientos, procesos, formatos a sistematizar.
3. No contar con la asignación del presupuesto según lo planeado.

1. RESTRICCIONES

(son el estado  o sentido de estar restringido a un determinado curso de acción o inacción. Una restricción o limitación aplicable, sea interna o externa al proyecto, que afectará el desempeño del proyecto o de un proceso. Importante considerar en el proceso de planificación.

1. No debe exceder el monto presupuestado de US$ 80,000.
2. El plazo máximo es de 5 meses calendario para la finalización del proyecto.

1. SUPUESTOS

(son las condiciones requeridas para que el proyecto pueda producir sus entregables de acuerdo con la planificación vigente). Importante considerar en el proceso de planificación.

1. Sera responsabilidad del área de certificación de la  DERRAMA MAGISTERIAL, probar los requerimientos funcionales de todas las opciones del sistema.
2. LA DERRAMA MAGISTERIAL cuenta con licencias para tener instalado el software Oracle y JBoos EAP en los servidores que se usará para el desarrollo del sistema.
3. La Derrama Magisterial proporcionará sus instalaciones y los equipos de cómputo necesarios para el trabajo de los desarrolladores.

1. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Un evento significativo para el proyecto)

1. Al término de la Fase de Análisis y Diseño.
2. Al término de la Fase de Desarrollo.
3. Al término de la Fase de Certificación.
4. Al inicio Implementación.

1. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(La estimación aprobada para el proyecto o cualquier otro componente de la estructura de desglose de trabajo, u otra actividad del cronograma)

El Costo del proyecto asciende a $80,000, que incluye todos los entregables descritos en el punto 7.

1.  REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

(Quién evalúa los criterios de éxito, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )

Criterios de éxito

(Ver punto 4)

Evaluador

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)

Firma el cierre del proyecto

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)

Involucramiento de la Gerencia de Administración y Finanzas en el proyecto.

Fernando Pazos Cherres - Gerente Administrativo  Financiero

Correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica (equipos de cómputo, equipos de comunicaciones, servidores y bases de datos) requerida por el proyecto.

Cesar Ruiz Grados – Jefe de Infraestructura Tecnológica

El alcance este claramente especificado y mutuamente entendido por ambas partes (Derrama Magisterial y Consultoría).

Enrique Castro Mayorga – Jefe de Cobranzas.

Aceptación y conformidad de la DERRAMA MAGISTRIAL sobre el entregable final.

Fernando Pazos Cherres - Gerente Administrativo Financiero

1. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

• …….

1. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

• Fernando Pazos Cherres: Gerente Administrativo  Financiero