Desventajas y ventajas de la planificación

INTRODUCCION

Ventajas y desventajas de la planificación.

El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las

cuales se señalan a continuación:

1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los

esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una

secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y

oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una

posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es

decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.

3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son

inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier

intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma

que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero

tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de

control.

4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación

constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de

la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues

capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una

comprensión mas plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las

cuales están apoyadas sus acciones administrativas.

5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,

por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta

y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.

Si bien la planificación es una función fundamental de la administración,

presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden

destacar las siguientes:

1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la

incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo

que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el

administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de

tolerancia.

2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena

administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se

traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas

hombre.

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3.La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a

realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la

actuación de los administradores y del personal de la organización general.

4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que

requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de

desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas

pertinentes.

Lo importante es que el administrador, aparte de tener muy claras sus

ventajas y sus limitaciones, debe considerar dos principios que sirven para

indicar la mejor manera de elaborar una planificación.

a. Principio de definición del objetivo.

El objetivo debe ser definido de forma clara y concisa para que la

planificación sea adecuada. Esta debe ser realizada en función del objetivo

que se pretende alcanzar, es decir, la finalidad misma es determinar cómo

será alcanzado. Si el objetivo no se define claramente, la planificación

será muy vaga y dispersa. Por otro lado, lo anterior facilita el

entendimiento por parte del personal de la empresa.

b. Principio de flexibilidad de la planeación.

El plan debe ser flexible y elástico, con el fin de poder adaptarlo a

situaciones imprevistas. Como la planificación se refiere al futuro, su

ejecución debe permitir cierta flexibilidad en situaciones que requieran

adaptarse a las condiciones del medio ambiente y a los recursos de la

organización.

Tipos de planificación.

Para poder lograr lo anteriormente descrito es importante que en todas las

organizaciones se realicen dos tipos de planificación:

1. Planificación Estratégica:

Consiste en la determinación de los planes más importantes para la empresa,

que involucran un horizonte de tiempo de largo plazo. Dichos planes se

presentan a continuación en orden jerárquico:

 Propósito

 Misión

 Objetivos específicos o metas

 Estrategias

 Políticas

2. Planificación Operativa:

Se refiere a los planes que involucran un horizonte de tiempo de mediano y

corto plazo:

Procedimientos

Reglas

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Programas

Presupuestos

En este trabajo hablaremos mas profundamente de la primera planificación

nombrada.

Planificación Estratégica.

Conforme a lo señalado anteriormente, consiste en desarrollar los planes de

más largo alcance, lo cual constituye una responsabilidad de los

administradores de alto nivel jerárquico dentro de la empresa. Dado lo

anterior, para realizar una correcta planificación estratégica es necesario:

Contemplar el exterior de la empresa para

prevenir amenazas y aprovechar oportunidades.

Observar al interior de la empresa para determinar sus puntos

débiles y los puntos fuertes.

A continuación se presenta un enunciado conciso de cada uno de los planes

estratégicos:

a. Propósito.

En todo sistema social, las organizaciones tienen una función o tarea

fundamental que la sociedad le asigna, es decir, su razón de ser. El

propósito de una universidad es descubrir y transmitir el conocimiento. El

propósito de un hospital es proveer servicios de salud.

Sin lugar a dudas las aspiraciones de sus fundadores y administradores son

importantes al determinar el propósito. Sin embargo, este propósito tiene

que tener la aprobación de la sociedad, así, se dice que el propósito deriva

del contexto social en que opera la administración.

b. Misión.

La misión indica el camino que determinan los administradores para alcanzar

el propósito de la organización.

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