Diagnóstico y examen preliminar de auditoria administrativa

DIAGNÓSTICO DEL CLIENTE Y EL EXAMEN PRELIMINAR 

DESARROLLO

1. Primer Contacto con el Cliente. 

En cualquier proceso de evaluación, ya sea realizado por un agente externo o por la propia empresa, es preciso recopilar información de cada uno de los departamentos de la misma. Solo así conoceremos cuál es su situación actual y en qué condiciones se encuentra de cara a un futuro incierto. Sus beneficios son muchos, entre ellos están:

• Conocer las áreas del negocio que más importancia tienen para su desarrollo.
• Saber si las expectativas que tenían en el plan de acción son reales o no.
• Descubrir el grado de madurez de la empresa. Es importante averiguar cuál es la capacidad de respuesta ante los retos del mercado. El objetivo es fortalecer las áreas más débiles y establecer estrategias de lucha contra las amenazas.
• Averiguar dónde y cuáles son los errores de la organización empresarial.

• El Diagnóstico de la empresa.

Desde el punto de vista pragmático, ciertos autores presentan ideologías distintas acerca del conocimiento. De acuerdo con Jack Fleitman (1997) afirma que el diagnóstico hace parte de la auditoria, es un componente de esta, para realizar una auditoria completa se debe partir de un diagnóstico general de la organización (p. 2.)

Por otro lado, Jean Pierre Thibaut (1994) conceptualizan el diagnóstico como

 El acto o arte de conocer; lo que se busca conocer son las causas de los problemas o dificultades que tiene la organización, para así ofrecer soluciones acordes a estos. Pero el diagnóstico no solo se realiza en el caso de que una empresa se encuentre en dificultades, también en el caso de que no se presenten problemas, se realiza el diagnóstico buscando conocer los orígenes de ese buen comportamiento y ver si es posible mejorar los rendimientos de la empresa. (p. 17)

En base a los puntos de vistas de los distintos autores previamente mencionados, podría decirse que el diagnóstico se trata de un proceso o instrumento que permite conocer y evaluar detalladamente la situación real de una organización en particular, es decir, ayuda a tener una perspectiva general de las debilidades y fortalezas dentro de la misma. Por ello, es que se dice que va de la mano con la auditoría, ya que, para poder ejecutarla, es imprescindible tomar como punto de partida el diagnóstico general de la empresa. Cabe resaltar que, al realizar el estudio de cada una de las áreas o departamentos propios de la organización, el propietario o director de la misma, podrá establecer acciones correctivas e implementar nuevos planes estratégicos que ayuden a incorporar mejorías para el desarrollo óptimo de las tareas que contribuyan al éxito de la empresa. Existen distintos tipos de diagnóstico, y estos son los siguientes:

• Diagnóstico organizacional: Estos diagnósticos son de suma importancia, puesto a que, le funciona a la empresa como un mecanismo de ayuda para que organicen sus departamentos de forma adecuada, y a su vez, les permite determinar qué papel desempeña cada empleado. Cabe destacar que, con esta información clave pueden identificar quiénes poseen mayor capacidad de liderazgo para dirigir a un equipo. Indiscutiblemente, este es el diagnóstico más frecuente y se caracteriza porque dentro del mismo, se utilizan herramientas tales como: análisis FODA, entrevistas, análisis gráficos, entre otros. Resulta esencial, entender que, si una organización opera como una máquina, lo más conveniente sería supervisar cada una de sus partes para certificar que estas trabajen en sintonía.
• Diagnóstico funcional: Básicamente, este se encarga de identificar áreas de oportunidad en el funcionamiento de la organización. Por medio de este tipo de diagnóstico, el encargado de la empresa conocerá a mayor profundidad las labores que se ejecutan, el desempeño de los subordinados y, desde luego, el aporte de su trabajo. Es preciso hacer énfasis, en que esta clase de pruebas o evaluaciones posibilita que cualquier organización ejecuten acciones correctivas cuando se requiera, además fomentan la productividad, así como también, la eficiencia. En esta clase de diagnóstico pueden utilizarse ciertas herramientas, como, por ejemplo: las entrevistas con los líderes, evaluaciones técnicas, etc.
• Diagnóstico cultural: Este tiene como propósito determinar el estado de los vínculos internos de una empresa desde una perspectiva mucho más humana. Es decir, estos están en la búsqueda de conocer con exactitud si cada uno de los trabajadores posee una visión similar y si el interés es saber si los empleados comparten una visión común y si los mismos se encuentran en un alto nivel de satisfacción. Se dice que, las organizaciones que se enfocan continuamente en su cultura, crean grupos de trabajo fuertes. No obstante, esta cultura debe estar relacionada con las demandas, intereses y expectativas de los que forman parte de la compañía. Dentro de las herramientas que pueden ser utilizadas están: las encuestas de satisfacción, las evaluaciones psicométricas y las entrevistas o encuentros con los trabajadores.

• Diagnóstico estratégico: Se caracteriza porque todas las empresas lo ponen en práctica para conocer con exactitud si la manera de enfrentar los retos está dando frutos. Este es capaz de analizar el crecimiento de una organización y determinar los planes o estrategias que han provocado excelentes resultados para la evolución de la misma. Al mismo tiempo, dicho diagnóstico permite fortalecer técnicas de trabajo, reemplazar o dar prioridad a ciertos objetivos y metas (corto, mediano y largo plazo). Las herramientas que generalmente se utilizan en este diagnóstico, son las siguientes: Análisis PEST, Cinco Fuerzas de Porter y el Modelo de las Siete S.
•  Diagnóstico integral: Este tipo de diagnóstico se caracteriza por su complejidad al realizarse, debido a que, incluye a los métodos anteriormente mencionados. Un aspecto clave es que este otorga una vista completa de lo que realmente ocurre dentro de una organización y permite fijar enlaces complejos entre distintos elementos. Por ello, es que hace visibles aspectos que, por lo general, suceden y ninguno de los presentes se percata de los mismos, lo que da paso al diseño de estrategias para potenciar la salud del negocio. Conviene destacar que, estos análisis y estudios son realizados por auditores o consultores externos a la compañía, garantizando total objetividad en las decisiones y una excelente manipulación de datos.

• Objetivo del Diagnóstico.

Muchos empresarios argumentan que la productividad y rentabilidad de su organización no es acorde al nivel de trabajo, esfuerzo, talento humano e inversión que se realiza para tener una mejor posición en el mercado. Esto los lleva a una frustración y desesperación al no lograr alcanzar sus metas en el tiempo que consideraron al desarrollar su modelo de negocio. En este sentido se destaca la importancia del diagnóstico empresarial, para conocer el estado actual de la integración del sistema de dirección en la empresa bajo estudio, poniendo de manifiesto el nivel de integración de la empresa a partir de sus relaciones internas y externas. Las necesidades de diagnosticar, evaluar, analizar y, eventualmente, iniciar un proceso de desarrollo en la organización, pueden tener diversos orígenes:

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