Dirección estratégica de proyectos y la Empresa

Jaime Baquero García

Master en Project Management - MPM 1810 (181033700_01)

Dirección estratégica de proyectos y la Empresa

Actividad No. 4 - 02/12/2018

1. Diseño

1. Diseña la estructura organizacional de la empresa. ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas?

Los accionistas deben pertenecen a una junta directiva, y la estructura organizacional en este momento funciona de la siguiente manera:

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Fig. 1. Estructura actual de la organización.

Según el caso descrito, consideré que los tres (3) socios fundadores pertenecen a una especie de junta directiva, de la cual se derivan cuatro (4) líneas de negocio que son atendidas por un equipo de aproximadamente veinte (20) personas, las cuales se encentran distribuidas en cada una de las líneas de la sociedad, esto enmarcado en los Servicios TIC (líneas de negocio), la cual es la oferta de valor que se genera para los clientes actuales.

1. Determina si crearías una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías explicadas en el material base). Razona la respuesta.

Definición de PMO: “Unidad organizacional que facilita ciertos servicios centralizados que, dependiendo P.M.O de las necesidades de la Organización y del entorno, incluyen elementos de gestión y dirección; siendo el objetivo de la Oficina la mejora en la eficacia y en la eficiencia de los Proyectos a su cargo”

Las PMO existen en las organizaciones para ayudar a orquestar, realizar, coordinar y dirigir los proyectos dentro de una organización o área de negocio. Su propósito es brindar una estructura y orden en el ciclo de vida, y ofrecer visibilidad clara sobre el estado de los proyectos, programas y/o portafolios que se manejen al interior de la organización o negocio.

Desde esta perspectiva SI es necesario crear una PMO que permita determinar unas tareas administrativas claras y definidas, manejo de información y un procesamiento de datos que permitan un mejor entendimiento de las funciones y tareas asignadas a cada uno de las dependencias y a los roles asignados.

• El tipo de PMO que se implementaría sería una “Oficina de proyecto” debido al tamaño de la organización, y este debería ser de “Nivel Programa”, ya que este nivel nos permitirá profesionalizar al personal mediante estándares y terminología comunes, lo cual nos ayudará a reducir el el riesgo de fallo de proyecto, ya que este se enfoca en la reducción de los tiempos de entrega, coste y calidad, que en principio son los elementos en los cuales se debe concentrar la nueva sociedad, tanto para el mantenimiento de los clientes actuales, como para la consecución de nuevos clientes.
• Permite desarrollar un nivel de gobernanza del Programa a través de un estándar consistente a la hora de informar del avance, riesgos, problemas, alineado con la estrategia de la organización.
• Permite supervisar la calidad y conveniencia de las herramientas de gestión de Proyecto, programa y porfolio de la Organización, mejorando la eficiencia en el uso de recursos y de esta manera evitar la duplicidad de las tareas, centralizando las actividades de soporte o tareas administrativas.

1. Diseña la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO.

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Fig. 2. Estructura actual de la organización.

Es importante tener en cuenta porque solo aparecen tres (3) líneas de negocio, debido a que en la reestructuración sugerida se han fusionado la “Consultoría de mejora de procesos, y el apoyo a empresas en la gestión de concursos para grandes proyectos de “outsourcing”, las razones de la fusión fueron que debido al tamaño de estas (10% cada una) y a su gran similitud respecto a las tareas a desarrollar (consultoría y apoyo) se podrían trabajar bajo una misma línea, permitiendo el ahorro de un líder de proyecto, así como la mejor utilización de personal, para evitar la duplicidad de tareas, reduciendo la burocracia propuesta bajo la nueva organización debido a la implementación del PMO

1. Explica las principales responsabilidades de la PMO.

Un factor clave en el desarrollo de la sociedad son las actitudes de los altos cargos y el acceso de la PMO al director y a los miembros de la junta lo cual ofrecerá una mejor posibilidad de alinear la PMO a las estrategias planteadas, teniendo en cuenta la nueva estructura de la sociedad, las principales responsabilidades de la PMO, que permitirán un mejor desarrollo y evolución en los negocios en pro del mantenimiento y consecución de nuevos clientes serían las siguientes:

• Reporte de avance, el cual es primordial para conocer el estado actual de los procesos y procedimientos
• estandarización de Programa y Proyectos, el cual permitirá tener un mejor control acerca del desarrollo y evolución de cada uno de estos
• control contable y financiero, que permitirá tener en cuenta la capacidad operativa de la sociedad, y de esta manera tener claro cómo desarrollar sus inversiones
• gobernanza de Proyecto o Programa, que definirá el objetivo a desarrollar, la planeación estratégica de la sociedad, con un objetivo claro y preciso
• la gestión de las comunicaciones internas de equipo, que permitirá identificar oportunidades de mejora en los procesos, evitar la duplicidad de actividades, dicha coherencia permitirá un mejor desarrollo de las actividades propuestas, al igual que un soporte administrativo adecuado que permita delimitar el accionar de las diferentes áreas, lo cual permitirá una mejor gestión, aseguramiento en la calidad de los procesos y procedimientos a través de auditorías de calidad.

1. Indica las ventajas y desventajas que tu empresa tendría con la elección de la PMO diseñada.

Ventajas de implementar una PMO diseñada:

• Se obtendrá un mejor control sobre la gestión y administración de los recursos, costos y actividades
• La implementación del PMO, permitirá un mejor soporte para la toma de mejores decisiones
• Se estandarizarán los procesos asegurando fiabilidad y confiabilidad en los resultados obtenidos, así como la asignación controlada de recursos, lo que se podrá traducir en un incremento de la eficiencia, evitar duplicidad del trabajo y por ende disminución de costos
• Puede propiciar una mejor comunicación interna y garantizar una alineación organizacional
• Incentivar el aprendizaje organizacional, fomentando el profesionalismo y la madurez en la gestión de proyectos
• Se logrará la reducción de errores y fallos de proyectos considerando que: las lecciones aprendidas, el personal estará mejor capacitado, lo cual generará un ambiente positivo, así como el respaldo a los gerentes de proyectos.
• La implementación del PMO proporciona visibilidad de los proyectos que están siendo gestionados

Desventajas:

• Se pueden generar algunos cargos burocráticos lo cual puede obstaculizar un funcionamiento ágil de la organización, debido a la aplicación de metodologías de gerencia de proyectos
• Si los miembros que integren la PMO, no son vistos como fundamentales para la organización o si la oficina no se considera como un componente principal puede afectar el correcto desempeño de estos y su trabajo puede ser obstaculizado por la dificultad de mantener la atención y apoyo ejecutivo de la alta dirección
• En muchos casos hay dificultad de justificar con cifras la implementación de la PMO en la organización, adicionalmente que los beneficios de la implementación de una PMO son a largo plazo
• Pueden surgir conflictos de interés, debido a la introducción de un nuevo grupo que disputará el poder con grupos ya establecidos en la organización.

1. ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la necesidad de implantar la PMO? Los argumentos cuantitativos se deben estimar económicamente y explicar las hipótesis en que se ha basado tal estimación.

Las PMOs ayudan a que los proyectos sean más exitosos. Y los proyectos son la forma en la que las organizaciones logran sus metas y estrategias, que, si no son gobernadas centralmente, es común que deriven en gastos excesivos, falta de información, roces entre los distintos participantes y áreas, así como duplicidad de trabajo y retrabajos.

Argumentos Cuantitativos:

• La sociedad debe implementar soluciones que sean accesibles y sostenibles, lo cual será beneficioso en términos de productividad y permitirá un ahorro en el largo plazo.
• Si bien se incurrirán en una serie de gastos, como la capacitación del personal, nuevas oficinas, un director de proyectos entre otros, se debe tener en cuenta que esta nueva organización, bajo el enfoque PMO, permitirá un mayor crecimiento de la sociedad (empresa) en el largo plazo, identificando una serie de oportunidades y ventajas comparativas respecto a los principales competidores. Por esta razón resulta conveniente realizar esta implementación.
• La estimación económica de la implementación PMO se realizó bajo los siguientes supuestos:

• En tres años se pretende duplicar la facturación de la sociedad, al pasar de €500.000 en el año 1, a €1.050.000 en el año 3, donde el proyecto más importante será el ERP.
• Debido al aumento proyectado en la facturación, este le permite un margen de maniobra financieramente hablando, el cual le permitirá incurrir en una inversión del PMO, sin que eso afecte en el corto plazo la operación económica y financiera de la sociedad.
• Se requiere una ampliación en la planta de personal, sobre todo en la alta gerencia que lógicamente incrementará sus costos operacionales, sin embargo, con la creación de un área administrativa, se podrá tener un mejor conocimiento y control de las operaciones que se lleven a cabo, el líder de proyectos también será una carga económica adicional, sin embargo se espera que, con la nueva visión de negocio, y el desarrollo de proyectos, y mejora continua de las líneas de negocio, estas se puedan reflejar en la consecución de más clientes, por lo que las proyecciones de crecimiento en el largo plazo serán mayores a las planteadas inicialmente.

Argumentos Cualitativos:

• Una de las fallas más frecuentes es que una PMO debe generar valor para muchos interesados, que en la mayoría de los casos no entienden la estrategia de la organización, y por tanto no cuentan con una visión unificada respecto al rol que debería cumplir la entidad dentro de la organización, ni tampoco respecto del valor que genera
• Es por esta razón que necesitas de una metodología de proyectos común, compartida entre todos, y que sea para todos, ya que una PMO permite a cada uno en la compañía hablar el mismo lenguaje y seguir procesos consistentes, es por eso que se debe crear una metodología consistente y común de Dirección de proyectos, que permita, a través de procesos formales, que en la sociedad (compañía) se “hable el mismo idioma” y se sigan los procesos de acuerdo a como se establecerán.
• Un departamento o área, puede enfrentarse cara a cara con otro sobre requerimientos no realistas o tiempos irracionales.es por eso que la implementación de una PMO puede mediar en estas conversaciones acaloradas y mantener a todos enfocados en el objetivo primordial, ya que los miembros de la PMO pueden facilitar sesiones entre departamentos con el propósito de identificar la causa raíz de los problemas, y encontrar diferentes alternativas para la resolución de conflictos.
• Una PMO está siempre en la búsqueda de nuevas y mejores maneras de hacer las cosas para obtener un resultado. La PMO presta el servicio de registrar las lecciones aprendidas de proyectos previos, y tiene la misión de implementar esas buenas prácticas a lo largo de la organización.  Un buen principio de calidad es “la adecuación al uso” y esto implica tener la mente abierta tanto para escuchar sugerencias, como para aclarar dudas y en función de ellas notificar la aceptación o rechazo, entre otras cosas.
• Por último, deben tener en cuenta que es más fácil colocar los cimientos en su lugar mientras se es pequeño, ya que, más tarde, desandar lo recorrido e implementar la metodología para toda una PMO puede resultar más costoso y su implementación puede ser más compleja.

1. Implementación.

Para realizar la implementación de la metodología PMO, se debe tener en cuenta que la implementación de una PMO ágil permitirá entregar a la organización una serie de procesos ligeros, que son fáciles de entender y fáciles de operar, así, los pone en funcionamiento en un periodo corto de tiempo a través de un modelo iterativo, flexible y adaptable a los cambios constantes que viven las empresas de tecnología en un entorno cada vez más globalizado. De esta manera, este nuevo enfoque convierte al personal de la sociedad (empresa) en agentes de cambio, que deben enfrentar un gran desafío cuyo beneficio es la oportunidad de un mayor crecimiento profesional dentro de la organización.

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