Documentacion y manejo de la informacion

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DOCUMENTACION Y MANEJO DE INFORMACION EN SALUD

Octubre 30 DE 2018

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LEA CUIDADOSAMENTE EL SIGUIENTE CASO PARA IDENTIFICAR LOS PROCESOS DE LA EMPRESA “SE LO CONTRATAMOS LTDA.”

“SE LO CONTRATAMOS LTDA.” es una empresa de contratación de personal temporal. El proceso operativo de la empresa está compuesto fundamentalmente por cuatro etapas. La primera de ellas es la Negociación con los clientes, a través de la cual el Gerente Comercial y sus ejecutivos de cuenta hacen proyecciones del mercado de clientes potenciales y mantenimiento de existentes. El contacto con las posibles empresas clientes se realiza mediante ofertas según las necesidades de los clientes y se acuerda mediante un contrato, las condiciones de trabajo con “SE LO CONTRATAMOS LTDA” y los requisitos de los clientes finalmente negociados. La fuerza comercial realiza programas de visitas a empresas por sectores económicos en la ciudad y la promoción de los servicios con un portafolio flexible y muy detallado en cuanto al tipo de perfiles que trabaja la empresa, requisitos legales a cumplir, tarifas y condiciones a cumplir y si así se requiere se puede asesorar al cliente en cuanto a los perfiles que requiere para una necesidad determinada. En caso de llegar a algún acuerdo, todas las ofertas y contratos son cuidadosamente elaborados por lo ejecutivos de cuenta y revisados y aprobados por el gerente comercial con el fin de tener confiabilidad en los acuerdos y compromisos que la empresa hace con sus clientes en los casos en que se realicen ofertas por licitación pública, las ofertas elaboradas por el ejecutivo de gobierno, revisadas por el Gerente Comercial y aprobadas por el Gerente General en algunas ocasiones se presentan cambios después de firmado los contratos, en estos casos existen procedimientos para el tratamiento de estos cambios en cuanto a su revisión y aprobación donde se realizan otrosí, adendos o nuevos contratos de ser necesario. La segunda etapa, se inicia una vez se han fijado las condiciones de trabajo y la empresa cliente hace la solicitud de personal temporal para que le sea enviado a sus instalaciones hecho que formaliza a través de la definición de un perfil. Esta etapa es conocida como Soluciones para el Cliente, está a cargo del Jefe de Selección de Personal y su equipo de psicólogas y consiste en el reclutamiento de hojas de vida, clasificación por cargos, entrevista, aplicación de pruebas, preselección y envío de los candidatos al cliente para su aprobación o rechazo. Los candidatos se envían con una carta de presentación y el concepto de la psicóloga, si es el caso del contrato esta etapa puede iniciar con la asesoría al cliente en caso de que lo requiera, en este punto se programa una serie de reuniones con el cliente y visita a sus instalaciones de ser necesario con el propósito de recolectar la información pertinente a la necesidad y así desarrollar el perfil requerido esta situación se da en el 5% de los contratos representando el 3% de los ingresos. Una vez concluida esta etapa, se inicia el proceso de contratación del (los) candidato(s) elegidos por el cliente. Aquí se desarrollan todas las actividades relacionadas con la legalización del contrato con el empleado temporal aprobado por el cliente y que quedara adscrito la empresa “SE LO CONTRATAMOS LTDA.”, esto, involucra el aseguramiento del cumplimiento de todos los requisitos de ley necesarios y los específicos en caso que el contrato lo requiera antes de enviarlo a la empresa cliente. Para esto se le envía a examen médico, para asegurar si se encuentra en condiciones físicas exigidas para el cargo que fue seleccionado, se pide al empleado toda la documentación necesaria para la afiliación a las diferentes entidades de seguridad social tales como pensiones, cesantías, ARP, caja de compensación, etc. y se procede a realizar las afiliaciones o traslados según el caso y posterior firma del contrato con las condiciones y beneficios extralegales especificados por el cliente según se requiera. Si se detecta algún impedimento en el examen médico y se recomienda no vincularlo para la actividad inicialmente prevista, se comunica al cliente y al personal de psicólogas para que reinicien el proceso. Cuando el empleado es afiliado a la seguridad social, se le explican sus deberes y derechos, se hace la inducción a la empresa “SE LO CONTRATAMOS LTDA.” y se le explican las condiciones de trabajo en la empresa cliente, el contrato, se le entrega su dotación, se explican las condiciones y fechas de pago de salario, descuentos y horas extras. Se remite al empleado al cliente con una carta que formaliza la vinculación y solicita que se realicen las actividades correspondientes a la inducción específica al cargo que se pueden realizar en instalaciones de “SE LO CONTRATAMOS LTDA” o en las del cliente a los empleados contratados. Posterior a la legalización de la contratación “SE LO CONTRATAMOS LTDA.” tiene la opción en algunos contratos (40% de los realizados) de continuar el servicio cuando se tiene definido con el cliente el pago de la nomina que consiste en el ingreso del empleado a un software NOMINAL en el que se realizan los pagos y descuentos correspondientes a la ley y lo establecido en el contrato esto incluye actividades de verificación, gestión de las novedades, en caso de compromisos adquiridos con la cooperativa ASOSELCO, se hacen los descuentos por concepto de préstamos, ahorros programados o compras realizadas por el empleado con la tarjeta de crédito que tiene convenio de la cooperativa. La última fase del proceso consiste en el Servicio al cliente, esta etapa aplica para todos los clientes de la empresa, mediante el cual se establece contacto con la empresa cliente para conocer como percibe tanto el servicio de “SE LO CONTRATAMOS LTDA.” como el desempeño del empleado temporal a partir de la aplicación de encuestas y seguimiento directo por el vendedor que maneja la cuenta. A partir de los resultados encontrados, se definen planes de acción para mejorar los procesos operativos que buscan incrementar los niveles de satisfacción de los clientes. Ello ha resultado en el incremento del porcentaje de clientes totalmente satisfechos del 54% en el 1999 al 65% en el 2000, el 68% en el 2001 y el 72% en el 2002, los años 2003 al 2005 en el 75% y a partir del 2006 ha estado entre el 79% y el 84% además de todas las mejoras que se han podido realizar al interior de la empresa volviendo más ágiles y flexibles los procesos. La definición de los mercados y lineamientos a seguir en los distintos ámbitos de la empresa la realiza el Comité de Gerencia. Este comité se reúne periódicamente con el fin de determinar las directrices que se deben seguir en toda la organización, esto implica la definición Políticas, de objetivos y metas que deben ser desplegadas en todos los niveles de la empresa con el fin de garantizar un entendimiento “activo” de todas las personas, la estrategia que definitivamente ha implementado el grupo directivo para lograr este compromiso y consolidarlo día a día es el ejemplo con el constante compromiso y credibilidad que demuestra este grupo en utilizar sus sistema de gestión como la mejor estrategia externa para competir en el mercado e interna para mejorar sus procesos y desarrollar a sus colaboradores, tiene una clara visión y es hacer de “SE LO CONTRATAMOS LTDA” la empresa más querida por sus clientes y el mejor lugar para trabajar. También se realizan análisis de los resultados de toda la empresa, los procesos y sus servicios por este comité donde se pueden detectar cambios en los procesos, revisión de políticas, identificación de áreas de mejora y definición de planes donde se incluyen las acciones a tomar, los responsables, recursos y tiempos de ejecución. Otra de las actividades realizadas de forma trimestral es sobre la operación y resultados de cada uno de los procesos para garantizar el mantenimiento y la mejora y poder verificar el cumplimiento sistemático de la empresa y los procesos. Como resultado de estas evaluaciones se implementan acciones de mejora para los procesos, el servicio y todo el sistema se han tenido proyectos por procesos y transversales muy importantes como la sistematización de los procesos operativos, mejora al seguimiento de los procesos de contratación lo que ha reducido los tiempos de respuesta y mejora importante en las quejas y reclamos de los clientes. Adicionalmente existe también el proceso de capacitación y desarrollo del personal, que se encarga de garantizar que el personal que se desempeña en el proceso operativo tenga los conocimientos y habilidades necesarias para el mejor desempeño de su trabajo, esto incluye todas las actividades relacionadas desde la necesidad de contratar personal para nuestros procesos hasta la definición y desarrollo de planes de capacitación anual para nuestro personal gracias a los resultados de su desempeño, los indicadores de los procesos y de la empresa. Las operaciones continuas de nuestros procesos son soportadas por grupo de personas se encargan de todo el mantenimiento de la infraestructura fundamentalmente la red interna, el software, el hardware, equipos de proyección y salas de capacitación donde se hacen las inducciones y reuniones con el personal que contratamos y al que le pagamos nómina. La información de la empresa está consignada en nuestros procedimientos, instructivos, guías de trabajo y los registros toda esta información está debidamente organizada, aprobada y controlada con el fin de garantizar que se aplican y que sirven para guiar el trabajo operativo al interior de los procesos. Para hacer seguimiento de los procesos, la empresa ha definido unos indicadores que le permiten determinar su comportamiento. Esta información es analizada periódicamente por cada uno de los equipos de trabajo y por el comité de gerencia como se explicó anteriormente, el objetivo fundamental de estas prácticas es que se logre la identificación de acciones que mejoren los procesos y sus interacciones, el servicio que prestamos a nuestros clientes para aumentar su satisfacción y todo nuestro sistema de gestión, todo esto es el eje fundamental para el logro de nuestras políticas, objetivos y metas.

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