Documentos de un proyecto

Proyecto de construcción.

Introducción: En esta actividad se identificarán varios aspectos de un proyecto que son muy importantes para el éxito del mismo, como la organización de los participantes en los diferentes niveles, los equipos de trabajo, la relación con externos (proveedores y subcontratados) las condiciones en las que se desarrolla y sus riesgos. Lo anterior para resaltar la importancia del recurso humano para cualquier trabajo que se realice porque no sólo es el trabajo físico, sino el intelecto lo que hacen posible el logro de un objetivo, a través de la comunicación y conocimiento de los objetivos a lograr.

También, como cualquier proyecto profesional, se enlistarán los documentos que concluyen el proyecto y la evaluación del mismo desde el punto de vista de los participantes, inversionistas y usuarios, ya que estas evaluaciones se suman a la experiencia e integración de los equipos de trabajo para la mejora de las actividades posteriores.

Contenido:

1. Informe para los socios:

1. Información debe contener el documento de cierre para documentar los resultados y formalizar su terminación:

• Descripción breve de lo que fue el proyecto: de qué se trató, qué se esperaba obtener, la duración del mismo. A manera de resumen debe incluirse también la planificación de las  necesidades de materiales, personas y recursos monetarios para tener el panorama de origen y que se pueda comparar con el resultado, lo cual se puede hacer a través de una carta de recepción por parte del cliente, si faltara algo en la obra se relaciona en un checklist para su posterior ejecución, pero lo ideal es que no suceda.
• Planos de la obra como quedó realmente.
• Quiénes fueron los principales actores que participaron en el proyecto, el puesto que ocuparon y la cantidad de personas a su cargo, esto para dimensionar la cantidad de participantes y en cuántos rubros se dividió el trabajo.
• Una relación de contrataciones que indique la duración del contrato, condiciones del mismo (causas de terminación, pago, responsabilidad en el uso de herramientas, deslinde por omisiones del trabajador, etc.) y funciones a realizar de los participantes, las altas al servicio de seguridad social (IMSS) y bajas correspondientes, así como copia del RFC y autorizaciones para depósitos bancarios o copias de los recibos de pago.
• Una relación en cada etapa del proyecto y el cotejo del material comprado contra el utilizado (a manera de inventario de entradas y salidas) y la copia de las facturas correspondientes (ya que los archivos XML los tendría el área contable)
• Copias de las facturas contratación de servicios necesarios para la realización de la obra (diferentes de los asalariados o mano de obra), como por ejemplo, del outsourcing para las contrataciones, pago a los peritos de las UVIEs, supervisiones de CFE a la subestación, etc.
• Copias de las supervisiones a la obra en cuanto a las estética y calidad (que el diseño sea el que se indicó hacer, el avance que se tiene, desperdicios que se aprecien, etc.) y trabajo del personal (que usen equipos de seguridad y trabajen de manera segura, estén organizados, cumplan con horarios de trabajo, etc.).
• Copias de los gastos de permisos solicitados al Ayuntamiento y otras dependencias gubernamentales como CFE y OOAPAS así como los pagos de derechos que corresponden.
• Certificado de habitabilidad y liberación del municipio para que pueda ser utilizado el edificio.
• Carta finiquita de los proveedores en la que manifiesten que ya no se les debe nada de esa obra.
• Carta de aviso de fin de obra al sindicato (por los trabajadores de la construcción).
• El documento contendrá las firmas de quien estuvo a cargo el proyecto general, el responsable de cada área y del área administrativa-contable que vigiló el ejercicio del presupuesto.

1. Cómo se podría evaluar el éxito o fracaso del proyecto:

Una de las formas de hacerlo es comparando el tiempo y erogaciones planeadas contra el resultado, si éstas no presentan desviaciones importantes, entonces podría decirse que el tiempo y el recurso destinado al proyecto fue correcto. Sin embargo, además de lo que implican los costos y tiempo, es necesario que se considere la funcionalidad del complejo, para ello, se requerirá la opinión de las autoridades, de los visitantes y ocupantes del complejo.

Como todo negocio, lo que se busca es recuperar la inversión y obtener ganancias, por lo que otra forma de medir el éxito del proyecto es la rapidez con la que se estarán ocupando los espacios del lugar, ya sea que se vendan o renten y la permanencias de los ocupantes. Lo anterior es porque el diseño es atractivo para el comercio y para los consumidores.

Finalmente, se piden las opiniones de los grupos interesados: inversionistas, arrendatarios y dueños, público que acude al complejo y autoridades gubernamentales. Las condiciones para evaluar serían:

• Diseño
• Costo
• Accesibilidad
• Seguridad
• Comodidad
• Utilidad

La afluencia de consumidores es el factor más importante, ya que ellos, a través del tiempo estarán indicando con su presencia si el complejo cumple con las expectativas que se tuvieron al proyectarse la obra y los beneficios que tendría.

1. Qué riesgos se presentaron y cómo se corrigieron

Internos:

• De proceso: Robos por falta de supervisión y uso inadecuado del equipo. En estos casos, al detectar la falta de herramienta, se hizo cargo a responsabilidad del encargado del grupo. Afortunadamente sucedió en pocas ocasiones y eran herramientas de menor valor las que se reportaron como “extraviadas”, sin embargo, después de la tercera ocasión se hizo el descuento del pago al trabajador directamente, ya que el supervisor revisaba que cada trabajador las dejara en su lugar, además de que el hecho de que se descontara del pago, alertó a los demás para que no sucediera. También se dio parte a la agencia para que quedara el antecedente de lo sucedido. En cuanto al uso inadecuado del equipo, sólo se dio con el personal más joven, pero se les dio la instrucción de cómo hacer uso para evitar accidentes y daño a los materiales y otros contratiempos.
• Técnicos: Fallas en sistemas computacionales, fallas de algunos proveedores y subcontratistas. Lo que sucedió en estos casos fue que los proveedores de materiales actualizaron sus sistemas, lo que ocasionó pérdida temporal de información, lo que impactó en los controles de material adquirido por el buffet de arquitectos, en un mes. Sin embargo, con los apoyos de las entregas que se tenían archivados y los servicios técnicos del departamento de tecnologías de la información del proveedor se corrigió el sistema y se trabajó con normalidad. Al principio hubieron algunos disgustos por parte del proveedor y desconcierto entre los encargados de recibir los materiales y el área administrativa. Lo importante fue la comunicación interna para determinar el error y poder trabajarlo con el proveedor. De lo contrario la situación pudo llegar a cuestiones legales y afectación al contrato.

Externos:

• Riesgos políticos: Fijación de cuotas de importación. Algunos de los materiales se compraron con proveedores en el extranjero. Al estar cambiando el precio del dólar, hubieron algunos cambios al presupuesto, sobre todo porque la venta se pactó en la moneda extrajera, así que al subir el precio también se incrementó la deuda. Sin embargo esta parte estaba prevista desde que se formó el proyecto, sólo faltaba con precisión indicar el mes en que se haría el ajuste. De ello se encargó el área administrativa mediante el cotejo de los estados de cuenta del proveedor y el precio del dólar.

1. Encuesta de cierre administrativo:

1. Medición de objetivos, plazos, informes, presentación y calidad del proyecto.

La encuesta contendría puntos clave, y la apreciación de cada  encuestado sólo sería para responder “sí” o “no” a fin de que sea más fácil identificar los puntos de mejora.

Para los integrantes de la empresa en los diferentes niveles:

Para los usuarios de la edificación (ocupantes y consumidores):

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