EJECUCIÓN DE OBRAS, ENCARGOS INTERNOS Y PROGRAMA VASO DE LECHE

Objetivo general

Programa

Hecho por:

Fecha:

Referencia

P/T

Nº

Procedimientos Mínimos de Trabajo

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1

Presentación de la comisión de auditoría ante el titular de la entidad a fin de acreditarse y dar a conocer la finalidad y objetivos del examen e informarse sobre aspectos generales de la gestión y problemática existente y las acciones adoptadas; así como solicitar que se comunique por escrito a los directivos y funcionarios de la entidad, sobre el inicio del examen especial, a fin de contar con las facilidades del caso para la ejecución del mismo.

2

Obtenga la documentación pendiente para la actualización del archivo permanente. Analizar dicha información, verificando la aprobación y vigencia de: ROF, MOF, CAP, RIC, RIT, Presupuesto de la entidad, organigrama estructural y demás documentación que se considere pertinente.

3

Obtenga la relación de autoridades, directivos y funcionarios de la entidad del período examinado, incluyendo nombres completos, cargos desempeñados, condición laboral, período de gestión, dirección domiciliaria actual y DNI; así como, el documento que autoriza su nombramiento, designación u otra modalidad; de ser posible, debe acompañarse la firma y visto bueno de dichas personas, a fin de verificar su participación en los hechos materia de revisión.

4

Obtener información que permita conocer la existencia de denuncias en el Ministerio Público o en el Poder Judicial, contra autoridades y funcionarios de la entidad, precisando el número de expediente, nombre de los denunciados, asuntos materia de denuncia, fecha de apertura del proceso, estado actual, fiscalía o juzgado y secretario. Efectuar el cruce de la información recabada con los hechos denunciados ante la CGR, a fin de excluir aquellos que sean materia de procesos judiciales en giro.

5

Obtenga la relación de las cuentas corriente de la entidad, así como de las personas titulares y suplentes, autorizadas para el manejo de las mismas, por el periodo sujeto a examen; la cual deberá contener:

• N° y denominación de la cuenta.
• Tipo de ingreso que se manejan.
• Nombre de la institución financiera.
• Modalidad (cta cte, ahorros, etc)
• Moneda.
• Fecha de apertura y cierre, de ser el caso.

6

De conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.10, elabore el Memorándum de Control Interno y comuníquelo al Titular de la entidad, para la inmediata adopción de las recomendaciones que en él se formulan.

7

Revise el proceso de elaboración de la Matriz de hallazgo de auditoría de acuerdo a lo señalado en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL para su evaluación, previo a la comunicación del hallazgo correspondiente.

8

Evalúe los documentos que sustentan los proyectos de hallazgos para determinar si existen evidencias de presunta responsabilidad administrativa, civil y/o penal, a fin de que se elabore el Informe de Auditoría y/o Informe Especial que corresponda de acuerdo a la NAGU 4.40 y 4.50.

9

Revise el proceso de redacción de los hallazgos de auditoría, luego de haber sido sustentados con la correspondiente matriz, procediendo a efectuar la comunicación de los mismos a las autoridades, funcionarios y/o servidores involucrados de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.60, sustituida por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG de 07.Dic.2000.

10

De acuerdo a la NAGU 3.70 obtenga del titular de la entidad la Carta de Representación.

11

Monitoreo y supervisión del trabajo de campo.

Determinar si las obras ejecutadas por la modalidad de contrata durante el período 2012, respecto a sus fases de programación, contratación, ejecución, supervisión y liquidación, se realizaron conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables.

Programa

Hecho por:

Fecha

Avance

N°

Procedimientos mínimos de trabajo

%

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

Proceso de programación de las obras

12

Solicite los perfiles y expedientes técnicos de las obras de la muestra seleccionada, así como sus documentos de aprobación, evaluando si su elaboración se ciñe a parámetros técnicos y normas aplicables, evaluando la pertinencia y necesidad de ejecutar dichos proyectos.

Procesos de contratación para el servicio de ejecución y supervisión de las obras

13

Verifique que la Entidad cuente con un PAAC aprobado, el cual haya sido publicado en el SEACE o en el diario oficial El Peruano de manera oportuna; y que en la misma se encuentren plasmados todos los requerimientos debidamente sustentados del servicio de ejecución y supervisión de las obras de la muestra seleccionada, que hayan sido efectuados por las áreas competentes y que los mismos cuenten con un presupuesto aprobado.

14

Confirme que la designación de los Comités Especiales para los procesos de selección se realizó mediante documento; así como la elaboración y aprobación del cronograma de las convocatorias para los procesos de selección de acuerdo a lo establecido en el PAAC.

15

Solicite el o libros de actas de los procesos de selección y verifique si están debidamente foliados, legalizados y custodiados por la Unidad correspondiente; y si se han registrado todos los acuerdos del Comité Especial.

16

Verifique si el objeto de la contratación que se realizó a través de un proceso de selección o en forma directa, guarda relación con las necesidades derivadas por el área usuaria o la que demanda la ejecución o contratación del servicio de ejecución y supervisión de las obras.

17

Verifique la adecuada determinación del valor referencial, teniendo en consideración lo siguiente:

1. Compruebe la validez de los documentos que sustentan técnicamente los precios del mercado que sustentan el valor referencial.
2. Recalcule el valor referencial y compárelo con el que aparece en las Bases.
3. Valide que la antigüedad de los valores referenciales estén de acuerdo a la normativa.
4. Compruebe que se haya comunicado oportunamente al Comité Especial los valores referenciales obtenidos.
5. Verifique que el tipo de proceso selección establecido tenga relación con el monto del valor referencial, de acuerdo a la normativa vigente.

18

Verifique la adecuada elaboración y aprobación de las bases por parte del Comité Especial y por el Titular de la Entidad; así como la oportuna difusión de las convocatorias de los procesos de selección a través del SEACE o en los diarios de mayor circulación a nivel local o nacional, teniendo en consideración lo siguiente:

1. Verifique que las bases contengan todos los documentos y partes que la conforman:

• Calendario del proceso de selección.
• Plazos y mecanismos de publicidad.
• Método de calificación y evaluación de propuestas.
• Pro forma del contrato, etc.

1. Compruebe que el cronograma del proceso de selección contemple los plazos mínimos de cada una de las etapas del proceso.
2. Contraste que las especificaciones técnicas contenidas en las bases correspondan a las definidas por el área usuaria.
3. Verifique que las bases correspondan al documento elevado por el Comité Especial y que se hayan sido aprobadas por la autoridad competente.
4. Compruebe que se cuente con disponibilidad de recursos presupuestales para la adquisición y/o contratación.
5. Verifique la publicación del proceso de selección en el SEACE, la oportunidad en la que esta se ha dado y que se haya adjuntado la información respectiva.
6. Verifique que el registro de los participantes se haya dado dentro del período establecido dentro del cronograma del proceso de selección.

19

Compruebe la adecuada formulación y absolución de consultas de las bases de los procesos de selección, que las mismas cuenten con fundamento y sustento, y se hayan efectuado dentro de los períodos establecidos en el cronograma del proceso.

20

Verifique la adecuada formulación y absolución de todas las observaciones a las bases de los procesos de selección, que las mismas cuenten con fundamento y sustento necesario, se hayan elevado oportunamente a OSCE (de ser necesario) y se hayan efectuado dentro de los períodos establecidos en el cronograma del proceso.

21

Compruebe que las Bases Integradas de los procesos de selección comprendan todas las observaciones acogidas, y se haya realizado dentro de los plazos establecidos en el cronograma del proceso.

22

Verifique que la recepción de las propuestas se haya realizado de manera transparente, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. La recepción de las propuestas se haya llevado a cabo dentro de las fechas y horarios previstos en el cronograma del proceso
2. Los postores estuvieron debidamente representados.
3. La documentación presentada por los postores cumplen con las exigencias de las Bases y normas que la regulan.

23

Verifique que la evaluación de las propuestas se haya realizado de manera transparente, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. El inicio y conclusión de la evaluación de las propuestas se haya llevado a cabo dentro de las fechas y horarios previstos en el cronograma del proceso.
2. Se aplicaron los criterios de evaluación y calificación, definidos en las bases.
3. Se valide el puntaje asignado a cada una de las propuestas (recalculo de las mismas).

24

Verifique que el otorgamiento de la Buena Pro se ha llevado a cabo de acuerdo a los lineamientos establecidos en las bases del proceso; así mismo, si se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

1. La Buena Pro se otorgó al postor que obtuvo el mayor puntaje.
2. El Acta de Buena Pro fue registrada en el SEACE y notificada a todos los postores.
3. El consentimiento de la Buena Pro se haya efectuado de acuerdo a lo establecido en la normativa.

25

Verifique que la nulidad del proceso se sustenta en causales establecidas y debidamente fundamentadas y si el Comité Especial adoptó las acciones necesarias para la continuación del proceso.

26

Verifique que la declaración de desierto se sustenta en supuestos previstos en la normativa de contrataciones, si la Entidad implementó las medidas correctivas necesarias para superarlas, haya dispuesto el deslinde de  responsabilidades y la aplicación de sanciones a que hubiera lugar.

27

Verifique que la cancelación del proceso de selección se haya realizado de manera previa al otorgamiento de la Buena Pro, que obedece a causales sustentadas en la Ley, haya sido publicada en el SEACE y comunicada al comité especial y participantes dentro de los plazos establecidos en el reglamento.

28

Verifique que las exoneraciones de las contrataciones cuenten con el informe técnico sustentatorio del requerimiento emitido por el área competente, haya sido aprobado por la autoridad competente, haya sido publicado oportunamente en el diario oficial El Peruano y en el SEACE y remitido a la CGR.

29

Verifique que la citación a la suscripción del contrato se haya realizado de manera oportuna, la misma que deberá estar dirigida a las personas naturales o jurídicas correspondientes.

30

Verifique la autenticidad e idoneidad de los documentos legales presentados por el postor ganador para la suscripción del contrato.

31

Verifique que el contrato contenga todas sus partes integrantes: documento que lo contiene, Bases Integradas, oferta ganadora, documentos derivados del proceso de selección, etc. Asimismo, cerciórese que el contrato cuente con cláusulas de garantía, solución de controversias y resolución de contrato por incumplimiento.

32

Verifique que las garantías se encuentren plenamente recibidas y aceptadas, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. El postor ganador presentó la garantía de fiel cumplimiento por el monto diferencial de la propuesta, monto que corresponde y plazo de vigencia hasta el momento de recepción de los bienes o liquidación final del contrato.
2. Las fianzas hayan sido emitidas por entidades financieras autorizadas, su contenido sea el adecuado y confirmar su autenticidad.
3. Verificar que las fianzas fueron renovadas antes de su vencimiento.

33

Verifique si el contrato fue suscrito en el plazo previsto en las normas y Bases Administrativas y que concuerde con la proforma incluida en las Bases (identificando que no se hayan producido variaciones que incidan en las características técnicas, precio, objeto, plazo, calidad, garantías, seguros, formas de pago y otras condiciones ofrecidas en el proceso); corroborando, de ser el caso:

• Que cuente con la cláusula de disponibilidad presupuestal (en caso de superar el ejercicio presupuestal), garantías, solución de controversias y resolución de contrato por incumplimiento.
• Que haya sido suscrito por quienes cuenten con poder y facultades para ello (entidad y postor ganador de la buena pro).
• Si previamente a la suscripción del contrato, se verificó la veracidad de la DJ del postor ganador (si así se estableció en las bases).  
• Que el contrato contiene todas sus partes integrantes como: documento que lo contiene, las Bases integradas, la oferta ganadora, documentos derivados del proceso de selección que fijen obligaciones para las partes.

34

Verifique que en caso de no haberse firmado el contrato, si se han generado penalidades o el pago de lucro cesante por la negligencia de los encargados de la Entidad para la suscripción del contrato, o si se tramitaron las sanciones para el Contratista.

35

Compruebe el inicio del plazo contractual y su vigencia: desde el día siguiente de la suscripción del contrato hasta dar la conformidad de los bienes y servicios.

36

Compruebe el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato:

1. Las prestaciones se hayan dado dentro de los plazos establecidos en el contrato.
2. En caso de incumplimiento del plazo contractual se haya aplicado las penalidades respectivas y en los montos correspondientes.
3. Las ampliaciones del plazo sean por causas atribuibles a la entidad o en su defecto por casos fortuitos o de fuerza mayor, siguiendo los procedimientos previstos en la normativa vigente.

37

Verifique el cumplimiento de la calidad de la prestación:

1. Se ha efectuado los controles de calidad y cantidad previstos en las especificaciones y en las propuestas del contratista.
2. Previo a la recepción, si se realizaron pruebas de calidad que garanticen que el bien cumple con la calidad prevista en las especificaciones técnicas y propuesta del contratista.

38

Verifique que la aprobación de las prestaciones complementarias cuenten con la autorización del Titular, dispongan de la asignación de recursos presupuestales, que se encuentren debidamente justificadas y se hayan dado dentro de los plazos y porcentajes previstos en las disposiciones legales correspondientes.

39

Revise la conciliación y/o arbitraje de las partes:

1. Verificar que las controversias se resolvieron utilizando los mecanismos establecidos en el contrato.
2. Constatar si en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, se recurrió a la solicitud e inicio del arbitraje.
3. Verificar que la designación  de los árbitros, se haya considerado la idoneidad, imparcialidad e independencia de ellos.

40

Revise la gestión legal de la defensa en el proceso ante controversias:

1. Verificar que se haya contado con una adecuada defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliación y arbitrajes.
2. Comprobar que los encargados de la defensa de los intereses el Estado, hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados en cada una de las etapas del proceso arbitral.
3. Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados.
4. Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existen razones para ello y afecten los intereses del Estado.

41

Revise la conformidad de recepción del servicio de ejecución y supervisión de la obra por parte del área usuaria o área técnica responsable y verificación de la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales:

1. Comprobar que en la recepción del servicio u obra, se realizó la inspección física, se contó con la conformidad técnica de acuerdo a las especificaciones técnicas y con los controles de calidad respectivos.
2. Verificar que el Certificado de Prestación fue entregado al contratista, previa comprobación de no tener observaciones, ni penalidades pendientes.

42

Verificar el cálculo de la liquidación y examinar el sustento de la liquidación, los plazos señalados por Ley, así como la conformidad por parte del contratista y el cierre del expediente de contratación.

43

De ser necesario, solicitar a través de la entidad, copia del anverso y reverso de los cheques girados por los gastos efectuados para la cancelación del servicio de ejecución y supervisión de las obras.

44

De ser necesario aplique procedimientos de auditoría alternativos de acuerdo a las circunstancias a fin de cumplir con el objetivo del examen.

45

Elabore el proyecto de controles internos, a fin que sea evaluado por el encargado de la comisión de auditoría; y ser incorporado en el Memorándum de Control Interno, de ser el caso.

46

Elabore la Matriz de hallazgo de auditoría de acuerdo a lo señalado en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL que posteriormente a su evaluación, será suscrito por el auditor responsable, el especialista legal y el auditor encargado de la Comisión, para la comunicación del hallazgo.

47

Elabore y Redacte la cédula del trabajo realizado, así como los Hallazgos de Auditoría, remitiendo los mismos a las autoridades, funcionarios y/o servidores involucrados. Evalúe los descargos y/o aclaraciones correspondientes, así como, formule las observaciones con sus cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto; al igual que las conclusiones y recomendaciones del Informe.

Ejecución de las obras por contrata

48

Requiera a la gerencia de Infraestructura o la que haga sus veces, la información siguiente, correspondiente a cada una de las obras materia de análisis:

• Perfiles
• Expedientes técnicos.
• Cuadernos de obra.
• Informes del Residente y del responsable de la Supervisión.
• Pruebas de control de calidad.
• Liquidaciones técnico - financieras o de contratos de obras.

49

Comprobar el inicio del plazo contractual, verificando:

• La designación del inspector y/o supervisor.
• La entrega del expediente técnico completo.
• La entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra
• La entrega del calendario de entrega de materiales e insumos, siempre que las Bases hubieran establecido tal responsabilidad
• La entrega del adelanto directo al contratista, siempre que este lo hubiera solicitado, corroborando el monto adelantado y la presentación de las garantías por el monto y plazo establecido en la normativa.
• Verificar que las condiciones antes señaladas se hayan cumplido dentro de los plazos previstos en la normativa.

50

Que se fije como inicio del plazo al día siguiente de cumplirse las condiciones estipuladas en los puntos anteriores según corresponda.

51

Comprobar si se ha generado la obligación de indemnización al contratista o se ha dado lugar a la resolución del contrato.

52

Determinar que el adelanto directo y adelanto por materiales estén definidos en las Bases o Contrato, así como el monto y condiciones.

53

Comprobar que los montos otorgados por concepto de adelantos directos y por materiales, no superen en conjunto el monto de lo establecido en la normativa.

54

Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentación de las garantías por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses renovables por el monto pendiente de amortización.

55

Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en la normativa vigente.

56

Verificar que la amortización de los adelantos directos y por materiales se hayan realizado mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra.

57

Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago próximo siguiente o liquidación del contrato, de ser el caso.

58

Verificar el cumplimiento de la apertura del cuaderno de obra y que éste se encuentre firmado en todas sus páginas por el inspector o supervisor, según corresponda y por el residente, constatando que el mismo se encuentre en poder de la entidad (en caso que la obra se encuentre concluida).

59

Verificar que en el cuaderno de obra el contratista haya efectuado las consultas al inspector o supervisor  y este las haya absuelto dentro de los plazos previstos en la normativa.

60

Con relación al inicio de la obra y pagos del adelanto en efectivo, verifique:

1. Si la determinación de fecha de inicio de obra es conforme a lo normado en las bases.
2. Si el adelanto en efectivo se pagó en el plazo establecido y si el monto corresponde al porcentaje establecido en las Bases y normativa aplicable.
3. Si la entrega del terreno se efectuó en los plazos previstos y las mejores condiciones posibles que facilitaron el inicio de los trabajos.
4. Si el contratista entregó oportunamente y por el monto del adelanto otorgado la carta fianza respectiva, confirmar en la entidad bancaria su autenticidad y   verificar  su situación y custodia en al área correspondiente.

61

Verificar, en el caso de haberse producido retraso injustificado en la ejecución de la obra, por parte del contratista, y cuando el monto de la valorización acumulada ejecutada sea menor al 80% del acumulado programado del nuevo calendario, que el inspector o supervisor haya anotado tal hecho en el cuaderno de obra.

62

Verificar que si en la recepción de obra existieron observaciones, y luego que el contratista las subsanó, éste haya solicitado a través del cuaderno de obra, nuevamente la recepción.

63

Verificar selectivamente el cumplimiento del proceso constructivo de la obra (Inspección física de la obra), comprobando que el contratista haya desarrollado el trabajo de acuerdo con las especificaciones técnicas del expediente.

64

Constatar que en caso de haberse generado modificaciones sustanciales a los procesos constructivos en las especificaciones técnicas, éstos hayan contado con la opinión previa del proyectista y de la supervisión de obra.

65

Verificar en forma selectiva los controles de calidad efectuados durante la ejecución de la obra.

66

Verificar la autorización de los pagos a cuenta, cumplimiento de plazos y entrega de valorizaciones según cronograma detallado en el contrato.

67

Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, analizando si la supervisión emitió sus informes reportando los hechos relevantes y elaboró las valorizaciones.

68

Verificar que el supervisor conjuntamente con el contratista de la obra, formularon las valorizaciones de obra dentro de los plazos previstos; y que haya aprobado y remitido a la Entidad las valorizaciones dentro de los plazos previstos.

69

Revisar que en el caso de incumplimiento del plazo contractual se haya aplicado las penalidades respectivas y en los montos correspondientes.

70

De ser el caso, verificar la aprobación de obras adicionales, constatando lo establecido en la normativa respecto a su sustento técnico y legal, así como a su razonabilidad y otros.

71

De haberse producido, verificar la sustentación técnica de las autorizaciones de ampliación de plazo, además comprobar el cumplimiento de los plazos contractuales.

72

De ser el caso, compruebe que la ejecución y pago de prestaciones complementarias cuente con la autorización del Titular y disponga de la asignación de recursos presupuestales, verifique si está justificada la necesidad de las prestaciones complementarias.

73

Verifique que la ejecución de prestaciones complementarias no haya superado el porcentaje establecido en la normativa.

74

De ser el caso, verificar si las controversias se resolvieron utilizando los mecanismos establecidos en el contrato y se siguió con los procedimientos correspondientes.

75

Analizar las causas que generaron las controversias y determinar si son consecuencia de decisiones no acertadas de la administración.

76

Constatar si en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relación contractual, se recurrió - en la búsqueda de una solución adecuada - a la solicitud e inicio del arbitraje.

77

Verificar que:

1. Los procesos de conciliación y/o arbitraje se derivaron de solicitudes de inicio de dichos Procedimientos específicos, efectuadas en cualquier momento anterior a la culminación del contrato, siendo este plazo de caducidad.
2. Que en caso de discrepancia respecto a valorizaciones o metrados, se inició un procedimiento de conciliación y/o arbitraje dentro de los quince (15) días hábiles después de ocurrida la controversia y sólo si la valorización de la parte en discusión representa un monto superior al cinco por cien (5%) del contrato actualizado.
3. Que en caso de controversia relacionada con la ampliación de plazo otorgada por la Entidad, ha sido sometida a conciliación y/o arbitraje dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la comunicación de tal decisión.
4. Que en caso de discrepancia con lo resuelto por la máxima autoridad administrativa de la Entidad, en relación a la existencia de vicios o defectos constatados por el Comité de Recepción en la segunda inspección del proceso de recepción de obra, dicha controversia haya sido sometida a conciliación y/o arbitraje, dentro de los quince (15) días siguientes al pronunciamiento de la Entidad.

78

Verificar que se haya designado a funcionarios competentes para efectuar la defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliación y arbitrajes y comprobar que hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, en cada una de las etapas del proceso arbitral.

79

Comprobar que se haya actuado los argumentos pertinentes, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al árbitro o tribunal arbitral.

80

Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados y constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado.

81

Revisar la conformidad de recepción de obra por parte del área usuaria o área técnica responsable y verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales.

82

Comprobar que el contratista presentó la liquidación debidamente sustentada con la documentación y cálculos detallados, dentro del plazo establecido en el Reglamento, constatando que la misma haya sido aprobada por la entidad; caso contrario, revisar los motivos de dicha omisión. En caso de que el contratista no haya presentado la liquidación en el plazo previsto, verificar que la entidad elaboró la liquidación y notificó al contratista para su pronunciamiento, cumpliendo los plazos indicados en el Reglamento. En este supuesto, se debe verificar que los gastos fueron de cuenta del contratista.

83

Según corresponda:

1. Comprobar que en las obras contratadas bajo el sistema de Precios Unitarios, la liquidación final se practicó con los precios unitarios, gastos generales y utilidad ofertados.
2. Constatar que en las obras contratadas bajo el sistema de Suma Alzada, la liquidación se practicó con los precios, gastos generales y utilidad del valor referencial, afectados por el factor de relación.

84

Revisar los cálculos efectuados para determinar el monto de la liquidación aprobada, verificando el sustento de los saldos por amortizar, pago de multas, devoluciones, retenciones, tributos; adicionales y/o reducciones de obras; ampliaciones y/o reducciones de plazo; garantías vigentes, metrados y precios unitarios considerados en su formulación.

85

Verificar que de resultar un saldo favorable al contratista, se haya efectuado el pago correspondiente. Caso contrario, si resultara un saldo deudor, se debe verificar que la entidad haya efectuado las acciones para el recupero del pago en exceso.

Constatar que con la liquidación, el contratista entregó a la Entidad la minuta de Declaratoria de Fábrica o la Memoria Descriptiva Valorizada, según corresponda.

86

Comprobar que los expedientes de contratación de obras cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la liquidación de obra.

87

Constatar que la Supervisión haya solicitado la recepción y conformidad de los servicios prestados, cumpliendo con las formalidades establecidas en las bases.

88

Comprobar que la entidad haya efectuado oportunamente la recepción y conformidad de los servicios prestados de Supervisión, previo informe aprobatorio del funcionario responsable del área usuaria, verificando el cumplimiento de los plazos, términos de referencia y de las condiciones contractuales, constatar la existencia del Acta respectiva de los servicios de supervisión, otorgándose de ser el caso, la conformidad a los servicios prestados, sin observaciones.  En caso de existir observaciones al servicio prestado, verificar que éstas fueron consignadas en el Acta respectiva.

89

Comprobar que el Supervisor subsanó las observaciones formuladas en el plazo establecido en el Reglamento; de no ser así constatar que la entidad resolvió el contrato y aplicó las penalidades correspondientes.

En caso que el Supervisor no estuviese conforme con las observaciones formuladas, verificar que la entidad atendió esta discrepancia según los

Procedimientos específicos y plazos establecidos en el Reglamento.

90

En caso de retraso en la recepción de los servicios de Supervisión imputables a la entidad, y de haberse efectuado el pago de intereses; verificar que se aplicó el interés legal o el establecido en las bases.

91

Efectuar  un  recorrido  a  lo  largo  de  la obra con el fin de obtener una idea global del proyecto y anote las progresivas u otros donde se adviertan fallas constructivas u observaciones.

92

Mediante una visita de inspección física a las obras seleccionadas para evaluación y bajo los criterios de materialidad y factibilidad de la observación, identifique en campo las deficiencias que visualmente detecte  y luego indague sobre las posibles causas.

93

De ser necesario tome muestras o testigos para su posterior análisis y/o ensayo de laboratorio y que le permita definir las causas de las fallas.

Verificar, si las partidas significativas del presupuesto se ha ejecutado en concordancia con las especificaciones técnicas, incidiendo en la calidad final de los trabajos y las dimensiones previstas.

94

Tomar evidencia gráficas (fotos y/o videos) y actas, para sustentar su apreciación de las condiciones de la obra.

95

De ser necesario, solicitar a través de la entidad, copia del anverso y reverso de los cheques girados por los gastos efectuados para la cancelación del servicio de ejecución de las obras (adelanto directo, adelanto de materiales, valorizaciones, etc.).

96

De ser necesario aplique procedimientos de auditoría alternativos de acuerdo a las circunstancias a fin de cumplir con el objetivo del examen.

97

Elabore el proyecto de controles internos, a fin que sea evaluado por el encargado de la comisión de auditoría; y ser incorporado en el Memorándum de Control Interno, de ser el caso.

98

Elabore la Matriz de hallazgo de auditoría de acuerdo a lo señalado en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL que posteriormente a su evaluación, será suscrito por el auditor responsable, el especialista legal y el auditor encargado de la Comisión, para la comunicación del hallazgo.

99

Elabore y Redacte la cédula del trabajo realizado, así como los Hallazgos de Auditoría, remitiendo los mismos a las autoridades, funcionarios y/o servidores involucrados. Evalúe los descargos y/o aclaraciones correspondientes, así como, formule las observaciones con sus cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto; al igual que las conclusiones y recomendaciones del Informe.

Objetivo específico 3.2.2

Determinar si las obras ejecutadas por la modalidad de administración directa durante el período 2012, respecto a sus fases de programación, ejecución, supervisión y liquidación, se realizaron de conformidad a lo establecido en las disposiciones legales aplicables.

Programa

Hecho por:

Fecha

Avance

%

N°

Procedimientos mínimos de trabajo

PROCEDIMIENTOS  ESPECÍFICOS

Ejecución de las obras por administración directa

100

Solicite los perfiles y expedientes técnicos de las obras de la muestra seleccionada, así como sus documentos de aprobación, evaluando si su elaboración se ciñe a parámetros técnicos y normas aplicables, evaluando la pertinencia y necesidad de ejecutar dichos proyectos.

101

Verifique de la documentación existente en la entidad, el estado situacional de las obras, en cuanto a la liquidación técnica - financiera o respecto al porcentaje de avance de cada una de ellas.

102

Efectúe visitas en forma conjunta con un funcionario de la Dirección de Obras, a los lugares donde se encuentran ubicadas las obras y verifique el grado de avance de las mismas, realizando las mediciones y toma de datos correspondientes. Suscriba con el funcionario de la entidad, las respectivas actas de inspección física, documente a través de toma fotográfica y otros documentos necesarios.

103

Calcule con respecto al avance físico registrado en las inspecciones físicas, el porcentaje de ejecución presupuestaria que le correspondería a cada una de las obras, utilizando para esto los datos del expediente o perfil técnico.

104

De ser necesario aplique procedimientos de auditoría alternativos de acuerdo a las circunstancias a fin de cumplir con el objetivo del examen.

105

Elabore el proyecto de controles internos, a fin que sea evaluado por el encargado de la comisión de auditoría; y ser incorporado en el Memorándum de Control Interno, de ser el caso.

106

Elabore la Matriz de hallazgo de auditoría de acuerdo a lo señalado en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL que posteriormente a su evaluación, será suscrito por el auditor responsable, el especialista legal y el auditor encargado de la Comisión, para la comunicación del hallazgo.

107

Elabore y Redacte la cédula del trabajo realizado, así como los Hallazgos de Auditoría, remitiendo los mismos a las autoridades, funcionarios y/o servidores involucrados. Evalúe los descargos y/o aclaraciones correspondientes, así como, formule las observaciones con sus cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto; al igual que las conclusiones y recomendaciones del Informe.

Gastos efectuados con cargo a las obras ejecutadas por administración directa

108

Solicite la base de datos del Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF del período 2012, y efectúe los filtros y análisis respectivos para identificar y solicitar los comprobantes de pago originales de los gastos efectuados con cargo a las obras ejecutadas en la modalidad de administración directa durante el período 2012.

109

Contando con los comprobantes de pago originales, evalúe cada gasto efectuado por concepto de bienes y servicios, verificando su correspondencia y utilización efectiva en las obras ejecutadas bajo la modalidad de ejecución presupuestaria directa durante el período 2012, y elabore un cuadro con dicha información.

110

Verifique que los procesos de selección para la adquisición de los bienes y contratación de los servicios se hayan realizado de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones del Estado vigente a dicho período.

111

Verifique la veracidad, autenticidad y legalidad de la documentación sustentatoria de los comprobantes de pago de cancelación de los gastos efectuados por concepto de bienes y servicios con cargo a las obras ejecutadas en la modalidad de ejecución presupuestaria directa durante el período 2012, para lo cual se deberá solicitar, circularizar y/o cruzar información con las personas naturales  y entidades competentes (Sunat, Osce, Sunarp, Reniec, proveedores, beneficiarios, etc.), de ser el caso.

112

De ser necesario, solicitar a través de la entidad, copia del anverso y reverso de los cheques girados por los gastos efectuados para la adquisición de los bienes y servicios contratados.

113

De ser necesario aplique procedimientos de auditoría alternativos de acuerdo a las circunstancias a fin de cumplir con el objetivo del examen.

114

Elabore el proyecto de controles internos, a fin que sea evaluado por el encargado de la comisión de auditoría; y ser incorporado en el Memorándum de Control Interno, de ser el caso.

115

Elabore la Matriz de hallazgo de auditoría de acuerdo a lo señalado en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL que posteriormente a su evaluación, será suscrito por el auditor responsable, el especialista legal y el auditor encargado de la Comisión, para la comunicación del hallazgo.

116

Elabore y Redacte la cédula del trabajo realizado, así como los Hallazgos de Auditoría, remitiendo los mismos a las autoridades, funcionarios y/o servidores involucrados. Evalúe los descargos y/o aclaraciones correspondientes, así como, formule las observaciones con sus cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto; al igual que las conclusiones y recomendaciones del Informe.

Determinar si el otorgamiento y rendiciones de los encargos internos concedidos durante el período 2012, se encuentran debidamente sustentados de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Programa

Hecho por:

Fecha:

Avance %

N.°

Procedimientos Específicos

117

Obtenga el detalle del sustento del rubro Gastos Pagados por Anticipado (o entregas a rendir cuenta) dentro de la estructura financiera al  31.Dic.2012; así como el registro de control de los encargos internos concedidos durante el ejercicio 2012, y determine los encargos internos pendientes de rendición a la fecha, así como una muestra de las rendiciones efectuadas por las principales autoridades y funcionarios.

118

Efectúe la evaluación del control interno contable existente y corrobore si:

• Existe aprobación por parte de la administración, para efectuar entregas de encargos internos.
• Se tiene políticas definidas sobre los conceptos que se deban considerar como encargos internos.
• Existen registros que permitan identificar y controlar los montos entregados bajo esta modalidad.
• Se tiene una política definida para solicitar la rendición de los encargos internos concedidos  y si está aprobada.
• Se realiza una revisión periódica y si se solicitan las rendiciones de cuenta.

119

Obtenga los comprobantes de pago, con que se efectuaron las entregas de encargos internos y su  sustento, a fin de verificar si se especifican para qué fueron otorgados y si cuentan con las autorizaciones y vistos buenos correspondientes.

120

Identificar a los funcionarios y/o servidores que tienen encargos internos pendientes de rendición; a fin de confirmar la veracidad de las entregas y/o de sus rendiciones. Elabore una cédula con el resultado de la confirmación efectuada.

121

De ser necesario, solicitar a través de la entidad, copia del anverso y reverso de los cheques girados por los encargos internos otorgados durante el período 2012.

122

Efectúe el análisis de los encargos internos rendidos durante el ejercicio auditado, verifique que los documentos sean fehacientes, concuerden fechas y lugares con la razón de la entrega otorgada, que cuente con las autorizaciones respectivas, y verifique los plazos de presentación de la rendición, así como la existencia física de los bienes adquiridos y/o servicios contratados.

123

De ser necesario aplique procedimientos de auditoría alternativos de acuerdo a las circunstancias a fin de cumplir con el objetivo del examen.

124

Elabore el proyecto de controles internos, a fin que sea evaluado por el encargado de la comisión de auditoría; y ser incorporado en el Memorándum de Control Interno, de ser el caso.

125

Elabore la Matriz de hallazgo de auditoría de acuerdo a lo señalado en el Lineamiento n.° 005-2011-CG/GCAL que posteriormente a su evaluación, será suscrito por el auditor responsable, el especialista legal y el auditor encargado de la Comisión, para la comunicación del hallazgo.

126

Elabore y Redacte la cédula del trabajo realizado, así como los Hallazgos de Auditoría, remitiendo los mismos a las autoridades, funcionarios y/o servidores involucrados. Evalúe los descargos y/o aclaraciones correspondientes, así como, formule las observaciones con sus cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto; al igual que las conclusiones y recomendaciones del Informe.

Determinar si la adquisición, almacenamiento y distribución de los insumos del Programa del Vaso de Leche durante el período 2012, se realizaron de conformidad a las disposiciones legales aplicables.