ENTREGA TALLER NO. 2, UNIDAD 2, ANÁLISIS BASADO EN LA COMPAÑÍA CONSULTORÍA ORGANIZACIONAL S.A

ENTREGA TALLER NO. 2, UNIDAD 2, ANÁLISIS BASADO EN LA COMPAÑÍA CONSULTORÍA ORGANIZACIONAL S.A

BARBOSA CLAUDIA BIBIANA

CHÍA CHACÓN NYDIA CONSTANZA

GARCÍA SALDARRIAGA KAREN

UNIVERSIDAD ECCI

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN TRABAJO

ELECTIVA I-04613

2021

1. Documente la estandarización de 3 procesos fundamentales de la empresa investigada:

EMPRESA: Consultoría Organizacional S.A

UNIDAD DE NEGOCIO A ANALIZAR: BPO DE NÓMINA (Business Process Outsourcing).

Proceso #1: Implementación de nómina para un cliente en el área de BPO.

     Definir los procesos e instructivos durante la implementación de nómina del cliente, pese a que la compañía conoce el paso a paso de implementación del proceso de nómina al recibir un cliente nuevo, los mismos no están definidos, para ello vamos a analizar la información y documentación propuesta según Carro Paz & Gonzalez Gómez en sus 7 procesos involucrados.         

1. Definición de funciones y responsabilidades:

     En este proceso tenemos un responsable principal que corresponde al Coordinador de Tecnología BPO quién es el encargado de asegurar el cruce de información principal del cliente a la compañía, de registrarla en el software de nómina y de realizar la parametrización del proceso de nómina en el sistema; sin embargo, hay un segundo actor que consideramos también debería tener mayor participación en el proceso y este es el Coordinador de nómina de BPO, pues este será quién salga con la nómina del cliente a producción, por ende debería estar involucrado desde el inicio del proceso de implementación y así evitar que toda la responsabilidad esté en cabeza del Coordinador de Tecnología BPO.

1. Definición en términos operacionales:

1. Archivo plano: Archivos de información básica con especificaciones técnicas para ser validados por aplicativos de procesamiento.
2. Interfaz: Medio digital de diferente extensión (XLS, TXT, CSV, entre otros) que permite la comunicación e interacción de información entre sistemas.
3. Prueba de peso: Proceso generado para validar que el plano diseñado en la aplicación cumple con los parámetros indicados por el cliente
4. Parametrización: Es la organización y estandarización de la información que se ingresa en un sistema. De esta forma, es posible realizar distintos tipos de consulta y obtener resultados fiables para la generación de procesos y así garantizar al cliente la calidad de la información generada
5. Paralelo: Proceso que se realiza al mismo tiempo que otro, siendo ejecutados ambos de modo simultáneo. Cuando hablamos de procesos paralelos en un ordenador, nos referimos a aquellos procesos que se ejecutan y/o procesan a la vez, anteponiéndose a los procesos lineales o secuenciales, que serán ejecutados de uno en uno.

1. Especificaciones técnicas

     Las encontramos en este procedimiento en la parametrización de archivos planos para procesamientos de información en los aplicativos, en archivos planos bancarios y en la parametrización de las interfaces contables, sin estas especificaciones no sería exitoso ninguno de los pasos de la implementación.

1. Mantenimiento

N/A

1. Instrucciones del trabajo

 Coordinador de Tecnología BPO:

• Genera el cronograma de implementación para el cliente.
• Presenta cronograma al cliente, en caso de ser requerido por parte del mismo lo ajusta y posteriormente solicita su aprobación
• Posterior a la aprobación del cronograma, recibe la información de las bases de datos de nómina por parte del cliente
• Carga la información histórica del cliente en el software de servicio de BPO.
• Revisa la información cargada en el sistema con ejercicio paralelo a la información reportada por el cliente.
• Remite evidencias de revisión al cliente para su aprobación, en caso de no ser aprobado corrige y realiza ajustes correspondientes hasta tener la aprobación.
• Parametriza los conceptos de nómina del cliente en el software de servicio de BPO.
• Ejecuta prueba de pago de un peso, la revisa en conjunto con el cliente. En caso de no ser aprobada, corrige y realiza ajustes correspondientes.
• Ejecuta prueba de plano de interfaz contable, en caso de no ser aprobada, corrige y realiza ajustes correspondientes.
• Activa el portal del empleado del cliente en el software de servicio de BPO.
• Entrega el Formulario de Datos Maestros del Cliente

Coordinador de Nómina BPO:

• Recibe el cliente para inicio de producción basado en el Formulario de Datos Maestros del Cliente

1. Entrenamiento o capacitación necesaria.

     Podemos referir que la compañía afirma enviar a sus colaboradores a constantes capacitaciones en materia de actualización normativa y manejo del software de servicio de BPO; sin embargo en este procedimiento involucrado, logramos validar que la compañía no contempla realizar capacitación al equipo de trabajo que recibirá el nuevo cliente y es absolutamente necesario que el equipo de trabajo que administrará el proceso de nómina conozca todas las particularidades y especiales del mismo, la única herramienta de información que está en poder de los nuevos administradores del proceso de nómina es el formulario de datos maestros del cliente que le fue previamente entregado por el Coordinador de Tecnología BPO, en este aspecto podemos recalcar la importancia de que el Coordinador de nómina de BPO, este involucrado durante todo el proceso de implementación y de este modo asegurar que el equipo de trabajo cuenta con el entrenamiento necesario para salir a producción con el cliente.

1. Inspección y control del proceso.

     La compañía, dentro de sus indicadores de calidad debe mensualmente validar o medir el resultado mensual de cada proceso, el desempeño de cada equipo de trabajo y cuál es la visión general que el cliente está teniendo acerca de la percepción del servicio que se le está prestando, de este modo le permitirá a la compañía tomar las acciones y/o medidas necesarias para mejorar los procesos e incrementar los índices de satisfacción del cliente; para ello sugerimos desarrollen listas de chequeo y/o indicadores que permitan medir los tiempos de entrega y la efectividad de las mismas.

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