ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y OPTIMIZACIÓN DE GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

RESUMEN

De acuerdo con los últimos avances de la logística y estructura de procesos, el ámbito empresarial a nivel mundial se ha ido dinamizando en lo que concierne a sus estructuras corporativas y de funcionamiento de manera tal que su entorno gire en pro del mejoramiento continuo de los esquemas de sus procesos.

Dentro de dichos procesos, es de vital importancia transformar las políticas administrativas de las empresas para adecuar un óptimo sistema de compras y relaciones con los proveedores que esté orientado hacia las demandas del mercado y que cumpla con todos los requerimientos normativos que rigen los sistemas de calidad, para llegar a un óptimo grado de satisfacción del cliente.

Este trabajo se encuentra orientado al mejoramiento que puede llegar a obtener la empresa en términos de costos, riesgos y oportunidades de mejora respecto al funcionamiento de sus procesos internos, con el único fin de optimizar la operación y generar una cadena de valor que se transfiera a sus clientes finales y que pueda elevar su competitividad.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

OPEN MARKET, es una empresa Colombiana que desde 1984 se ha especializado en manejar, transportar, almacenar, acondicionar y distribuir productos terminados para las principales compañías multinacionales y nacionales que operan en Colombia, con un cubrimiento en más de 120 ciudades del país, apoyados en una sólida infraestructura física, operacional, personal y de seguridad en 10 sucursales que se localizan en las principales ciudades del país : Bogotá, Cali, Pereira, Bucaramanga, Ibagué, Medellín, Barranquilla, Cartagena, Malambo y Cúcuta.

La compañía cuenta con la siguiente política de calidad:

“OPEN MARKET está comprometida con exceder las expectativas que sobre calidad de nuestros servicios logísticos tienen nuestros CLIENTES, a través de procesos altamente eficientes y con el compromiso, filosofía y vocación de calidad en cada uno de nuestros COLABORADORES y PROVEEDORES en general, haciendo uso racional de todos los recursos dispuestos para ello, logrando así la excelencia en la organización y de los servicios que ofrecemos.” (Open Market, 2013, políticas corporativas)

1.1 Portafolio de Servicios

Como operador logístico, la empresa enfoca su servicio en cinco actividades principales que se dividen en “Manejar, transportar, almacenar, acondicionar y distribuir productos terminados para compañías nacionales y multinacionales.”

Basados en este enfoque de negocio, la empresa ofrece el siguiente portafolio de servicios:

Open Cargo - Entregas nacionales con servicio especializado

Open Storage - Administración y control de producto terminado

Open Freeze - Especialistas en la logística del frio

Open Pack - Acondicionamiento de productos farmacéuticos

Open Air – Servicio logístico al vuelo

Open Express – Entrega inmediata contra reloj

Open Containers - Servicio desde y hacia la frontera

Open Green – Ecología al servicio del hombre

Es de vital importancia citar los fundamentos corporativos (Misión y Visión) de la empresa con el fin de determinar cuál será su trayectoria en el tiempo y como enfocara su estrategia de servicio al cliente.

1.2 Direccionamiento Estratégico de la compañía.

1.2.1 Misión

“OPEN MARKET provee las mejores soluciones logísticas especializadas para la cadena de abastecimiento, a través de procesos altamente efectivos, contribuyendo al éxito de sus CLIENTES y de la sociedad.” (Open Market, 2013, plan estratégico)

1.2.2 Visión

“OPEN MARKET, líder en Logística Integral, se proyecta para el 2017 como un Grupo sólido e innovador enfocado al CLIENTE, con presencia internacional en las Américas logrando un balance social y ambiental positivo para los CLIENTES, COLABORADORES y Accionistas.” (Open Market, 2013, plan estratégico)

Conocida su estrategia de negocio y basados en sus proyecciones de servicio, se puede observar que su operación se orientara hacia el servicio al cliente, colaboradores (incluyendo proveedores) y a los accionistas. Para llevar al cabo esta propuesta de negocio, se planteara un problema que afecta el proceso de compras y por ende, su servicio al cliente, el cual se quiere fidelizar al cabo de unos años.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

“Open Market y las buenas prácticas”

Dentro del proceso productivo de las organizaciones, se hace cada vez más indispensable la dinamización de todos sus procesos internos con el fin de lograr un óptimo funcionamiento de todas las partes involucradas y así, minimizar el impacto que pueden causar las imperfecciones y las fallas de la operación.

Basados en este principio, se formula una modificación al proceso de gestión de compras y proveedores para la empresa Open Market, la cual como operador logístico debe ajustarse a los estándares de calidad para la prestación de sus servicios. Bajo su lema de “Ejecución de Pedidos Perfectos” . Para este fin, deben tener un proceso de compras impecable y preciso para poder ofrecer su servicio de calidad , el proceso actual, presenta fallas a la hora de evaluar a los proveedores y no hay un sistema de medición que permita llevar un record histórico del comportamiento de los mismos.

Según referencias teóricas, se puede decir que “una política de calidad de servicio trata de reducir en lo posible dichos esfuerzos y costos suplementarios para el cliente, imponiéndose como objetivo no causarle preocupaciones.” (Jacques, 2006)

El manejo actual de los proveedores dentro de la empresa se realiza mediante un proceso que se modificó en el año 2012, el cual no se ha ajustado y el cual no tiene claridad con el tema del registro, seguimiento y evaluación de proveedores, tampoco establece pólizas de seguridad para garantizar el cumplimiento. Esta falla en el proceso de compras no permite cumplir con su enfoque de servicio y no tiene una estructura sólida que permita minimizar los riesgos y evaluar periódicamente a sus proveedores.

Como resultado del funcionamiento del proceso de compras, se afecta sustancialmente la relación con los proveedores y por ende, no hay plena y optima operatividad del departamento. Tras este análisis, el cumplimiento de las operaciones del portafolio de servicios de la empresa se deteriora, llevando consigo la pérdida de credibilidad y competitividad.

Según los resultados de la última encuesta de satisfacción al cliente (Febrero 2013 open market), fue del

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